Den indkomne sag journaliseres med følgende titel: Navn Efternavn studienummer 4. eksamensforsøg kursustitel med sagsgruppe Dispensation og oplysninger Eksamen -> Prøveforsøg samt evt. Rammer for studieprogression -> Maksimal studietid. Emneord f.eks.: Dysleksi. Part tilknyttes.
Afgørelsen journaliseres eksempelvis med følgende titel: 4. eksamensforsøg kursustitel afgørelse med dokumentgruppen Afgørelse og dokumenttypen Udgående.
I visse tilfælde skal universitet fastsætte studievilkår for studerende:
Genoptagelse: indskrivning på samme uddannelse, men har ikke bestået 1.studieår
Genindskrivning: indskrivning på samme uddannelse og har bestået 1.studieår
Overflytning: overflytning fra anden institution på samme uddannelse, eller overflytning internt på AU på samme uddannelse fra ét campus til et andet.
Studieskift: indskrivning på ny uddannelse og har bestået 1. studieår
Sagsgruppe: 411, Indskrivning
Titel: Studievilkår ved [genoptagelse/genindskrivning/overflytning/studieskift]
Oplysninger: Indskrivning - Studievilkår
Udfald: Efterlades tom
En skarp skelnen mellem ’administrativ information’ og ’varslinger’ er besluttet, og herunder beskrives, hvordan begge typer af sager skal journaliseres.
For begge typer gælder det, at hvis der senere initieres en egentlig udmeldelses- eller dispensationssag, er det vigtigt, at Aarhus Universitet kan dokumentere, at den studerende har modtaget information eller er blevet varslet, og dokumentet kan kobles til sagen som en akt.
Administrativ information
Administrativ information, vi sender til studerende, og som ikke i sig selv udgør en sag, kan journaliseres i WorkZone. Det er et kompromis med enkeltsagsprincippet, og den type materiale skal således journaliseres som dokumenter på en samlesag.
Samlesagen oprettes samtidig med, at den studerende oprettes i WorkZone og kan kendes på, at sagstitlen starter med et CPR-nummer. Sagen kaldes også CPR-sagen og er oprettet i sagsgruppe 410, Generelle Studentersager.
Dokumenterne på samlesagen gemmes med titel Navn Efternavn studienummer [emne]. Eksempel: Navn Efternavn studienummer Tilmelding til speciale 2. prøveforsøg.
Varslinger
Varslinger udspringer af studieadministrationens regeludmøntning; for eksempel varslinger om udmeldelse foranlediget af førsteårsprøvekravet, maksimal studietid eller opbrugt prøveforsøg. Disse opfattes som egentlige udmeldelsessager, hvor den studerende varsles om, at hun/han vil blive udmeldt efter 14 dage, med mindre der søges dispensation, der i så tilfælde har opsættende virkning. En sag med en formel varsling oprettes derfor i sagsgruppe 415, Udmeldelse og kan for eksempel kaldes Varsling 1. årsprøvekrav studie semester.
Anden information vedrørende for eksempel præsenspligt; maksimal studietid et halvt eller helt år før tidsgrænsen nås; eller information omkring studieaktivitetskravet er ikke varslinger og skal derfor gemmes som studieadministrativ information.
Sagen oprettes med følgende titel: Navn Efternavn studienummer [emne]. Eksempel: Hans Hansen 20012001 Opbrugt eksamensforsøg kursustitel med sagsgruppe 415, Udmeldelse og oplysninger Eksamen -> Prøveforsøg. Part tilknyttes.
Der sættes ikke udfald på udmeldelsessager. Hvis den studerende får medhold i en dispensation, der ophæver udmeldelsen, ændres udfaldet til Henlagt. Ellers, skal oplysningen Udfald slettes
Klagesager journaliseres efter enkeltsagsprincippet, således at hver klage udgør én sag.
Eksamensbekendtgørelsen regulerer to typer af eksamensklager; klager over fejl og mangler (§21) og klager over prøvegrundlag, prøveforløb eller bedømmelse (kap. 7).
Vi skelner mellem gruppeeksamensklager og en eller flere klager på samme prøve. Ved gruppeeksamensklager forstås klager fra en større eller mindre gruppe af studerende, som indsender en fælles klage. Her samler vi til én samlet gruppeklagesag.
Modtager vi en eller flere klager på samme prøve, fastholder vi én sag for hver modtaget klage, såfremt klagerne ikke er enslydende.
I udgangspunktet skal alle klagere være tilknyttet en eksamensklagesag som parter, men der kan være enkelte tilfælde, f.eks. når hele årgange klager, at man må ligge en liste over klagere på sagen i stedet for at tilknytte dem som parter.
Vi sætter udfald ved afslutningen af alle eksamensklager, og vi følger også her journaliseringsprincipperne. Udfaldet afslag bruges, når vi ikke imødekommer en klage, og udfaldet Afvisning bruger vi, når en klage modtages efter fristen eller når vi afviser at behandle en klage pga. manglende begrundelse.
Iblandt modtager vi henvendelser, som ikke er egentlige klager, men som alligevel påpeger fejl eller uhensigtsmæssigheder ved en eksamen. Sådanne henvendelser og svar derpå journaliseres som studieadministrativ information.
| Klage | Titel | Sagsgruppe | Oplysninger | Emneord |
|---|---|---|---|---|
| Fra én studerende | Navn Efternavn studienummer eksamensklage kursustitel | 414, Klager | Klager --> EKsamen Uddannelse -->Udbyder af kursus Udfald --> Udfald på klagen | -Prøvegrundlag -Udfald ved ombedømmelse og omprøve* Evt. paragraf |
| Fra en gruppe | Gruppeeksamensklage kursustitel |
På hver klage anføres udførende enhed, bestemmes af hver studieadministration, og dekanatet som ansvarlig enhed; HE bruger 6072, BSS bruger 3010, Arts bruger 1694, og ST bruger 1864.
*Ved tilbud om ombedømmelse og omprøve noteres det, hvis tilbuddet ikke accepteres (ikke_accepteret), og hvis tilbuddet accepteres noteres det, om karakteren blevet ændret til en højere, lavere eller det samme (op, ned, uændret).
For alle eksamensklager gælder det, at der er tale om følsomme personoplysninger, og vi kommunikerer derfor udelukkende via sikker post (au-mail, eBoks, virk el.lign.). Afgørelser sendes til den studerendes eBoks.
Tilhører kategorien studieadministrativ information og journaliseres på samlesagen, som kendes på, at titlen starter med den studerendes CPR-nummer. Dokumenterne gemmes med tydelig angivelse af dokumentets indhold.
Når vi sender til mange studerende på én gang, så er et kompromis med enkeltsagsprincippet besluttet. Der oprettes derfor én udsendelsessag, som indeholder en liste med modtagere samt de flettede breve. Modtagerne kan kobles på sagen som parter, hvorefter sagen figurerer på partens oversigt over sager.
Hvis den studerende søger om dispensation på baggrund af en varsling, vil der blive oprettet en ny studentersag, og der skal laves en sagshenvisning til udsendelsessagen, hvor den oprindelige varsling ligger.
Se også guiden til masseforsendelse.
En ansøgning kan vise sig at indeholde mere end én ansøgning. Søges der f.eks. om dispensation fra den maksimale studietid, kan det ofte vise sig, at sagen også skal behandles for studieaktivitetskravet. I dette tilfælde vil der stadig kun være én sag, men den markeres med flere relevante oplysninger.
Der markeres ”Delvis medhold” på de sager, der indeholder mere end én ansøgning, og som får forskellige udfald.
Optagelsen opretter meritsager på alle ansøgere, der får tilbudt optag, med henblik på, at fakulteterne kan vurdere, om der kan tildeles startmerit eller ej.
Optagelsen opretter sagerne med følgende oplysninger:
I de tilfælde hvor ansøger ikke optages på uddannelsen, arkiveres sagen på følgende måde. Sagen slettes ikke.
Ifølge arkivloven bør vi have parter på alle sager.
Sager vedr. førstartsmerit, hvor ansøger ikke takker ja til optagelse eller ikke optages på uddannelsen, anonymiseres af HR Data og Digitalisering med indblik efter 6 mdr. Sagerne slettes herefter hurtigst muligt efter godkendt aflevering til Rigsarkivet.
Sagen oprettes med følgende titel: Navn Efternavn studienummer [emne]. Eksempel: Hans Hansen 20012001 Opbrugt eksamensforsøg kursustitel med sagsgruppe 415, Udmeldelse og oplysninger Eksamen -> Prøveforsøg. Emneord Udmeldelse. Part tilknyttes.
’Udfald’ på udmeldelsessager er status ’Henlagt’, hvis den studerende får medhold i en dispensation, der ophæver udmeldelsen. Hvis den studerende meldes ud, slettes Udfald.