Kommunikation med de studerende
Det er vigtigt, at vi alle bidrager til, at de studerende får relevant, konsekvent, målrettet og letforståelig kommunikation i alle faser af deres uddannelse.
Her på siden finder du vejledninger, som kan hjælpe dig, når du skal kommunikere på vores studenterrettede platforme.
Fælles kommunikationspraksis på AU
Det centrale i vores fælles kommunikationspraksis er at forenkle og systematisere, hvilke informationer de forskellige studenterrettede platforme skal bruges til. Se det i 'Det hurtige overblik'.
Herunder kan du læse mere om, hvad vi kommunikerer på hvilke platforme og hvordan.
Medarbejderservice på AU
Værktøjer, vejledninger og serviceydelser for alle ansatte
Slå op i emneindekset:
Kontakt
Har du brug for sparring, er du i tvivl om en konkret kommunikationsopgave eller har du andre spørgsmål?
Du er altid velkommen til at række ud til din lokale redaktør:
Hvad skal du kommunikere?
Studiekritisk information
Hvad er studiekritisk information?
Meget af den information, de studerende modtager i løbet af deres studietid, er studiekritisk. Det er information, som de studerende har brug for, hvis de skal kunne gennemføre deres studie.
Studiekritisk information skal derfor koble sig til noget obligatorisk i studieforløbet – fx vigtige frister, krav til undervisningsdeltagelse, regler for hjælpemidler til eksamen, krav til systembrug eller systembeskeder om kritisk og pludseligt opstået (nede) tilstand for det enkelte system.
Der findes to typer studiekritiske informationer:
1) information, der er tidsfølsomt og derfor skal ’skubbes ud’ til de studerende på mail
2) den mere statiske information, som de studerende altid skal have til rådighed og selv skal opsøge på studerende.au.dk.
Den konkrete udmøntning af hvad der defineres som studiekritisk kommunikation og studieunderstøttende kommunikation på det enkelte fakultet fastlægges i dialog med relevante aktører på fakulteterne.
Tidsfølsom information = mail
Tidsfølsom information er den studiekritiske information, som de studerende skal reagere på inden for en tidsfrist, eller som har en bagkant i forhold til aktualitet. Den type information må dermed sendes til de studerende på mail.
| Det skal sendes ud på mail: | Det skal ikke sendes ud på mail: |
|
|
Statisk information = studerende.au.dk
Den mere statiske information er den studiekritiske information, som de studerende ikke skal reagere på nu og her, men som de har brug for på forskellige tidspunkter i deres studie. Den type information skal de studerende selv finde på studerende.au.dk
Det kan fx være regler, vejledninger og procedurer, som de studerende forventes selv at sætte sig ind i og opsøge, når de fx skal til eksamen, søge dispensation eller sammensætte deres studieforløb.
| Det skal på studerende.au.dk: | Det skal ikke på studerende.au.dk: |
|
|
Sådan gør du: Studiekritisk information på mail
Når du skal udsende studiekritisk information på mail, er det vigtigt, at du følger denne tjekliste:
- Overvej, hvilken studentergruppe informationen er relevant for, før du sender mailen. Når du har defineret modtagergruppen, skal du trække en modtagerliste i STADS til mailudsendelse. Der er en vejledning til at trække lister i både iSTADS og STADS+ .
- Brug skrivevejledningen til at opbygge den gode mail.
- Husk den engelske udgave både i emnefelt og i mailteksten. Marker også øverst i mailen, at der fx er 'English version below >>'. Du kan finde redskaber og information om sprog og oversættelse på AU her på medarbejderservice.
- Husk, at den afsendende enhed altid skal fremgå som tydelig afsender – både med funktionspostkasse som afsendermail og tydelig afsendersignatur i mailen. Det er derfor vigtigt, at funktionspostkassen bliver navngivet på en kommunikationsmæssig god måde, så de studerende nemt kan afkode, hvor mailen kommer fra. Undgå derfor funktionspostkasser, hvor mailadressen blot fremgår som navn.
Er du i tvivl?
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt der er tale om tidsfølsom studiekritisk information, kan du altid konsultere din lokale redaktør.
Find din lokale redaktør via kontaktoversigten.
Vi bruger selvfølgelig også mail i en-til-en kommunikation med studerende. Det kan du læse mere om i punktet en-til-en kommunikation.
Sådan gør du: Studiekritisk information på studerende.au.dk
Når du skal kommunikere studiekritisk information på studerende.au.dk, skal du følge denne tjekliste:
- Brug skrivevejledningen til at opbygge den gode webtekst.
- Husk den engelske udgave. Du kan finde redskaber og information om sprog og oversættelse på AU her på medarbejderservice.
- Husk, at den afsendende enhed altid skal fremgå tydeligt på websiden, når der lægges studiekritisk information ud på studerende.au.dk. Det gør det lettere for de studerende at afkode, hvem der står bag kommunikationen. Derudover skal det tydeligt fremgå, hvor de studerende skal henvende sig, hvis de har spørgsmål eller brug for yderligere hjælp.
Har du brug for hjælp?
- Det er den tværgående gruppe af studerende.au.dk-redaktører, der har det overordnede ansvar for at udvikle og vedligeholde studerende.au.dk. Din lokale fakultetsredaktør har redaktionsretten på de lokale studerende.au.dk-sider. Derfor kan du altid få sparring og modtage kvalificering af informationen hos din lokale redaktør.
- Hvis du er i tvivl om, hvorvidt den information du sidder med, skal på studerende.au.dk, kan du altid konsultere din lokale redaktør.
Hvor kommunikerer vi ellers studiekritisk information?
Udover den skriftlig formidling af studiekritisk information, kan de studerende også møde informationen til fysiske eller virtuelle arrangementer afholdt af universitetets medarbejdere eller i forbindelse med undervisning
En-til-en kommunikation på mail
Hver dag er mange medarbejdere selvfølgelig også i kontakt en-til-en med studerende.
På mail kommunikerer vi en-til-en om:
- Vejledningsforløb
- Dialog i forhold til den enkelte studerendes dispensationsager, særlige støttebehov og lign.
- Information, der relaterer sig til den enkelte studerendes studieforløb, fx dialog om specialekontrakt, spørgsmål til en underviser, korrespondance om tilmelding til kurser og eksamen eller SU-forhold
Det er netop for at undgå, at den studerende modtager alt for mange mails, at vi ikke sender mails om ting, der ikke er direkte relateret til den enkelte studerendes studieforløb.
En del af en-til-en kommunikationen foregår også̊ over Digital Post (eksempelvis varslingsbreve), gennem specifikke studiesystemer og i det fysiske møde. Her er det vigtigt, at den studerende tydeligt kan se, hvilken enhed eller medarbejder den studerende er i kontakt med.
Studieunderstøttende information
Hvad er studieunderstøttende information?
Studieunderstøttende information er information, der er studierelevant, men ikke kritisk for, at de studerende kan gennemføre deres studie.
Det er kort sagt al den ikke-studiekritiske information, vi stiller til rådighed for de studerende, som er med til at give dem et bedre studieforløb. For de studerende er der dermed tale om nyttig information, der opleves som ‘nice to know’. Det er fx nyheder og information, der kan inspirere den studerende til bestemte valg i den enkeltes studieforløb, som gør opmærksom på planlagt vedligehold af systemer og fysiske rammer, eller som sætter fokus på et bestemt studierelevant emne.
| Det er studieunderstøttende information: | Det er ikke studieunderstøttende information: |
|
|
Den konkrete udmøntning af hvad der defineres som studiekritisk kommunikation og studieunderstøttende kommunikation på det enkelte fakultet fastlægges i dialog med relevante aktører på fakulteterne.
Bemærk: Ved særlige strategiske indsatser, som går på tværs af universitetet, kan den studieunderstøttende information blive vurderet til at være af så vigtig strategisk værdi for universitetets virke og kulturelle sammenhængskraft, at den må kommunikeres ud på samme måde som studiekritisk information. Denne vurdering foretages af Uddannelsesudvalget.
Hvor og hvordan formidles studieunderstøttende information?
- De studerende kan møde studieunderstøttende information i form af nyheder og statisk indhold på studerende.au.dk, som fysiske tiltag på campus, på sociale medier, til fysiske eller virtuelle arrangementer afholdt af universitetets medarbejdere eller i forbindelse med undervisning.
- Når vi skal formidle et aktuelt emne eller indsatsområde, er det vigtigt, at tage udgangspunkt i hvordan det giver mening for de studerende at modtage den konkrete information, og udvælge kommunikationsform på baggrund af hvordan det konkrete tiltag bedst formidles.
- Husk, at du altid kan konsultere din lokale redaktør, så I sammen kan fastlægge den mest hensigtsmæssige strategi for udbredelsen af det aktuelle emne eller indsatsområdet.
Formidling af studieunderstøttende information via undervisere
- Hvis man ønsker, at undervisere skal formidle studieunderstøttende information, skal man levere en tydelig plan for hvad der skal kommunikeres, samt slides til selve formidlingen.
- Derudover er det vigtigt, at man lokalt koordinerer med relevante ledere om hvilke hold informationen skal bringes ud på, så studerende ikke bliver mødt af samme budskab til forskellige undervisningsgange og dermed oplever for meget redundans i kommunikationen fra universitetet.
Brug sociale medier
- Der er gode erfaringer med at gøre opmærksom på studieunderstøttende information på sociale medier.
- Vær opmærksom på, at de tilgængelige kanaler på sociale medier spiller en rolle, når information skal bredes ud, men altid skal være et supplement til vores egne platforme. Dermed er sociale medier ikke en autoritativ kilde for de studerende, men de kan bruges aktivt til at pege de studerende ind på relevant information på vores egne platforme.
Spred budskabet på campus
- Vores studerende bevæger sig rundt på vores fysiske lokationer, hvilket giver rig mulighed for at supplere med fysiske tiltag på campus. Det kan både være i form af plakater, flyers, opslag til tavler eller indhold til infoskærme.
- På https://medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/web/infoskaerme finder du oplysninger om brug af infoskærme forskellige steder på campus.
Vil du have hjælp til at vurdere, hvordan du bedst formidler den studieunderstøttende information? Du kan altid tage fat i din lokale redaktør via kontaktoversigten.
Sådan gør du: Studieunderstøttende information på studerende.au.dk
Den studieunderstøttende information skal de studerende selv finde som nyheder, arrangementer, tilbud eller statisk information på studerende.au.dk.
Når du skal kommunikere studieunderstøttende information på studerende.au.dk som nyhed eller arrangement, skal du følge denne tjekliste:
- Brug skrivevejledningen til at skrive en god nyheds/arrangementstekst.
- Husk den engelske udgave, hvis relevant. Du kan finde redskaber og information om sprog og oversættelse på AU her på medarbejderservice.
- Opret nyheden i Typo3 / Opret arrangementet i Typo3.
- Husk, at du kan bruge kategorier og tags til at ramme den relevante studentermålgruppe.
Når du skal kommunikere den understøttende information som webside, skal du følge denne tjekliste:
- Brug skrivevejledningen til at opbygge den gode webtekst.
- Husk den engelske udgave. Du kan finde redskaber og information om sprog og oversættelse på AU her på medarbejderservice.
- Husk, at når der lægges information ud på studerende.au.dk, skal den afsendende enhed altid fremgå tydeligt. Det gør det lettere for de studerende at afkode, hvem der står bag kommunikationen. Derudover skal det tydeligt fremgå hvor de studerende skal henvende sig hvis der er spørgsmål eller brug for yderligere hjælp.
Husk du også generelt kan arbejde med at optimerer dit webindhold og finde generelle vejledninger til at arbejde i Typo3 hos AU IT.
Overordnet for studieunderstøttende information på studerende.au.dk:
- Studerende-redaktionen har det overordnede ansvar for at udvikle og vedligeholde studerende.au.dk. Din lokale fakultetsredaktør har redaktionsretten på de lokale studerende.au.dk-sider. Derfor kan du altid få sparring og modtage kvalificering af informationen hos din lokale redaktør.
- Hvis du er i tvivl om, hvorvidt den kommunikation du sidder med skal på studerende.au.dk kan du altid konsultere din lokale redaktør.
Kursusnær information
Kommunikation på Brightspace
Brightspace er vores Learning Management System (LMS). Platformen er dermed først og fremmest det sted, hvor undervisere og studerende kommunikerer om forhold, der relaterer sig til de enkelte kurser.
Der er to typer informationer, der hører hjemme på Brightspace:
- Kursusinformation
- Kursusevaluering
Du kan finde vejledninger til de forskellige funktioner i Brightspace på AU Educate.
Kursusinformation: Studiekritisk og undervisningsnær information om kurser og undervisning
Kursusinformation omfatter:
- Overblik over kurser
- Meddelelser fra underviser vedrørende undervisning og eksamen
- Ændring/aflysning af undervisning
- Ændring i undervisningsforhold
- Pensumlister for kurser
- Overblik over læringsaktiviteter i hvert kursus
- Kursusindhold (fx opgaver)
Hvem kommunikerer den kursusnære information på Brightspace?
Den enkelte underviser har ansvaret for kommunikationen på de kurser, som vedkommende er tilknyttet.
Som administrativ medarbejder kan du skrive ud i en kursusgruppe, hvis underviser ikke selv kan formidle ændringer/aflysning af undervisning eller ændringer i undervisningsforhold - eller hvis du som har ansvaret for formidling af kursusinformation.
Kursusevaluering
Kommunikation om kursusevaluering omfatter:
- Information om kursusevaluering, fx formål og tidsfrist
- Reminder-beskeder om kursusevaluering
- Opfølgning på gennemført kursusevaluering
Hvem kommunikerer om kursusevaluering på Brightspace?
Når det handler om kursusevaluering, skriver underviser eller en administrativ medarbejder ud i den enkelte kursusgruppe.
Information på kursuskatalog.au.dk
AU’s kursuskatalog samler formelle information om undervisning og eksamen for et bestemt kursus. Det er for eksempel oplysninger om kursets indhold, navnet på underviseren, kommentarer til undervisningsform og oplysninger om eksamensform og hjælpemidler.
Har du ønsker til hvad der fremgår om det enkelte kursus på kursuskatalog.au.dk? Få mere viden og find kontaktoplysninger på din lokale superbruger i EDDI Hjælpeunivers.
Samspil mellem studieordning og kursuskataloget
En studieordning er en samling af regler for en uddannelse. Det er i studieordningen man eksempelvis finder regler for eksamen og beskrivelse af fagelementerne på uddannelsen. Derudover kan man se studiets opbygning i studiediagrammet. Det er herfra de studerende sendes over på kursuskataloget for at læse mere om det enkelte kursus, det gælder obligatoriske fag såvel som valgfag.
Hvad der skal stå i en studieordning er fastsat i bekendtgørelserne, som du kan finde på medarbejderservice.
Anden information
Jobopslag, projektopslag og reklame for arrangementer
Eksterne afsendere:
- Vi deler ikke jobopslag, projekter, legater, case competitions og andre større arrangementer fra eksterne afsendere. Eksterne skal henvises til opslag på AU Job- og Projektbank, hvor de studerende selv kan opsøge indholdet.
Interne afsendere:
- Interne jobs skal også slås op i AU Job- og Projektbank.
- Interne arrangementer formidles gennem nyhedsmodulet og/eller arrangementskalender på relevante studieportaler. Disse kan også slås op i AU Job- og Projektbank.
Man kan også opfordre eksterne såvel som interne til at henvende sig ved relevante studenterforeninger eller andre lokale aktører, som evt. kan dele opslaget i relevant kontekst for de studerende, der ønsker at tilvælge denne type kommunikation.
Deling på sociale medier:
-
Det er også en mulighed at dele jobopslag mv. på AU-relaterede SoMe-kanaler. Fakulteterne og nogle institutter er til stede på sociale medier, hvor jobopslag kan deles, hvis de er opslået i AU Job- og Projektbank.
-
Man kan også dele projekter og arrangementer, der er lavet i samspil med AU og er direkte relevante for studerende på fakultetet eller universitetet generelt.
- Det er altid op til de medarbejdere, der administrerer den sociale mediekanal at vurdere, om opslag egner sig til at blive delt.
Spørgeskemaer og andre undersøgelser
Eksterne afsendere:
- På AU kan vi ikke imødekomme henvendelser fra eksterne institutioner, grupper og enkeltpersoner, som ønsker at anvende de studerende som forsknings- eller undersøgelsesobjekter ved at tilsende dem spørgeskemaer mv (jf. AU’s retningslinjer for udlevering af data og e-mailadresser på studerende). Man kan i stedet henvise de eksterne til at hænge plakater op på campus samt kontakte relevante studenterforeninger eller andre lokale aktører.
Interne afsendere:
- Spørgeskemaer eller rekruttering til interne tiltag, fx studenterpaneler eller markedsføringsmateriale, kan sættes op som GetFeedback på enten relevante studerende.au.dk-sider eller mitstudie.au.dk.
- Hvis indholdet vurderes relevant, kan man også lave det som en nyhed på studerende.au.dk.
- Hvis der er tale om rekruttering i en meget snæver gruppe af studerende, anbefales en lokal rekruttering, hvor der ‘prikkes på skulderen’, rekrutteres gennem tutorer, studentermedhjælpere eller andre etablerede studentergrupper, der kan deltage på ‘holdets time’ eller på anden vis skabe en direkte kontakt til den relevante studentergruppe.
- Derudover er det vigtigt, at rekruttering altid foregår med tydelig afsender, så de studerende let kan afkode, hvem der står bag tiltaget.
Vil du have sparring på rekruttering til interne tiltag? Du kan altid tage fat i din lokale redaktør via kontaktoversigten.
Akut information
Akut information drejer sig om kommunikation i forbindelse med akutte situationer, det vil sige ved:
- Varsling og alarmering
- Evakuering
- Ulykke
- Brand
- Amokhandlinger
- Bombetrussel
- Mistænkelig post
- Efterladte genstande
- IT-nedbrud
- Krisevarsling på nationalt plan, som vi eksempelvis oplevede ifm. Covid-19
I akutte situationer prioriteres korrekt og hurtig information til berørte målgrupper. Det betyder, at kommunikationen er organiseret ved at:
- Kommunikationen foregår i samarbejde med den ledelsesrepræsentant, som er udpeget, jf. definition af Krisestab og Kriseindsatsgruppe.
- Fakulteternes kommunikationschefer som minimum holdes orienteret. Afhængig af krisens lokalitet involveres relevante kommunikationsfolk.
- Der ved et længerevarende krise-forløb skal tilknyttes fakultetskontakter for at sikre muligheden for fakultetsspecifikke informationer.
I akutte situationer må der sendes nødvendige informationer/udmeldinger bredt ud til berørte studerende på alle AU’s relevante platforme og SoMe-kanaler, hvis situationen tilsiger det:
- Der må sendes mail ud. Særligt for mailudsendelse gælder det:
- Når man udsender en mail, skal der benyttes funktionspostkasse.
- Afsender skal fremgå tydeligt i selve mailen.
- Mailen skal indeholde AU-logo, så man undgår mistanke om spam.
- Der kan oprettes et site eller nyhedsflow på studerende.au.dk, som kan opdateres løbende, og hvor relevant information om en given situation kan ”bo”.
- Der kan oprettes et ’akut-banner’ på Brightspace, Mit Studie og de lokale studerende.au.dk-sider, der guider ind på den nyeste information for berørte studentergrupper.
- Sociale medier kan bruges til at understøtte de øvrige platforme for at kommunikere så bredt ud som muligt.
Baggrund
I 20-21 blev der udarbejdet en omfattende undersøgelse af studerende og medarbejderes oplevelse med kommunikationen internt på AU. Det resulterede i rapporten ”Kommunikation med studerende på Aarhus Universitet” (21).
Rapporten viser, at de største udfordringer er vores mange studenterrettede platforme, den store kompleksitet i kommunikationen og at kommunikationen ofte blev oplevet som uigennemskuelig. For de studerende har udfordringerne konsekvenser som: stor risiko for at overse relevant kommunikation, et stort tidsforbrug, oplevelse af utryghed og af at ansvaret for kommunikationen ligger hos den enkelte studerende.
På baggrund af rapporten blev det blandt andet anbefalet, at vi på AU har en fælles kommunikationspraksis, klare kommunikationsmålsætninger og et forenklet platformslandskab.
Forslag til ny praksis mv. er udarbejdet af redaktionsgruppen for studerende.au.dk og en styregruppe med bred ledelsesrepræsentation (fra både uddannelsesområdet, fakulteter og CED) i regi af ‘Styrkelse af kommunikation med studerende på Aarhus Universitet’ (SKS). Den nye praksis er lavet på baggrund af inddragelse af studerende og administrative medarbejdere på institutter, fakulteter og i den tværgående administration.
I september 2023 vedtog Uddannelsesudvalget SKS-arbejdet som generelle retningslinjer for kommunikation med studerende og kommunikationsmålsætninger. Retningslinjerne bør også benyttes i kommunikation med EVU-studerende, hvor det giver mening.
Kommunikationspraksis og vejledningerne her på medarbejdersiden er baseret på AU's fælles retningslinjer for god kommunikationspraksis med studerende og målsætninger for kommunikation med studerende på AU.
Har du spørgsmål til det generelle arbejde med vores fælles kommunikation med studerende på AU, er du velkommen til at kontakte redaktør Charlotte Møller Nygaard, AU Uddannelse.