Planlægning af undervisning og eksamen

Ved planlægningsperiodens start indhenter planlægningsafdelingen oplysninger fra fagmiljøet vedr. evt. begrænsninger for planlægning af undervisningen. Det enkelte fakultet fastsætter selv metode, kommunikationsveje og praksis for dette.

Undervisningsplanlægningen tager følgende begrænsninger i betragtning:

Begrænsninger ift. studerendes forløb

• Studentergrupper med begrænset tid/tilgængelighed, fx efter- og videreuddannelsesstuderende

Faglige begrænsninger:

• Behov for speciallokaler
• Dage/timer imellem aktiviteter
• Rækkefølge på fagelementer (inden for en uge eller i hele semestret)
• Fulde dage (der skal enten friholdes eller bookes af faglige grunde)
• Evt. afhængigheder ift. andre kurser på samme semester

Desuden kan institut- eller fakultetsledelserne træffe beslutning om begrænsninger ift. underviseres rådighed.

En væsentlig forudsætning for, at den curriculumbaserede planlægning fungerer og tilvejebringer stabile og forudsigelige timeplaner er på den ene side, at omfanget af ændringer til timeplanerne holdes på et så lavt niveau som muligt, og at der på den anden side er tilstrækkelig fleksibilitet, til at ændringer på grund af uundgåelige situationer som fx sygdom og fratrædelse kan håndteres.

• Ændringsanmodninger fremsættes til planlægningsafdelingen. Hvert fakultet fastsætter en proces for fremsættelse af ændringsanmodninger, herunder kanal (funktionspostkasse, blanket, telefon, osv.) og godkendelsesflow (kursusansvarlig, studieleder, osv.). 

• Udgangspunktet er, at en fastlagt og kvalitetssikret timeplan ikke ændres, og at planlagte undervisningsaktiviteter har forrang frem for møder, konferencedeltagelse, osv.

• Undtagelser kan dog være ændringsanmodninger afledt af:
  • Personaleforhold - ændringer som følge af fratrædelse, sygdom, nyansættelser, mv.
  • Helt særlige begivenheder og forhold, der ikke kunne forudses.
• Fakulteternes undervisningsplanlægningsafdelinger registrerer omfanget af ændringsanmodninger, herunder afviste og imødekomne anmodninger. En gang årligt drøfter LGU og UVAEKA-båndet opgørelserne med henblik på at vurdere muligheder for forbedring af proces og praksis. Uddannelsesudvalget orienteres.

Lokaledelingen ifm undervisning gennemføres efter fælles spilleregler:

• Alle fakulteter indgår i et forpligtende samarbejde om at planlægge undervisningen på tværs af AU. I den indledende lokaledeling (vindue 1) betragtes lokalerne på AU som en fælles zone.
• Lokaledelingen sker med afsæt i dataunderstøttede analyser af problemer og løsninger.
• Planlægningen skal først og fremmest ske med fokus på at etablere en så god timeplan som muligt for flest mulige studerende – det vil sige timeplaner som understøtter et sammenhængende studieforløb, faglig læring samt et godt fysisk og socialt studiemiljø.
• Samtidig skal undervisningsplanlægningen sigte mod løbende at optimere udnyttelsen af AU’s undervisningslokaler.
• Lokaledelingsmodellen evalueres årligt

Planlægning af undervisning:

• Uddannelseschefen – i praksis den studieadministrative enhed på fakultetets administrationscenter – er ansvarlig for at planlægge undervisningen
• Planlægningen sker i tæt dialog med institutterne og de kursusansvarlige.
• I tvivlstilfælde vedr. håndtering af timeplansændringer og begrænsninger træffes beslutningen af lederen af fakultetets planlægningsafdeling i dialog med den ansvarlige faglige leder for den pågældende uddannelse.
• I principielle spørgsmål involveres prodekan for uddannelse og uddannelseschef.

Lokaledeling:

• Opgaven med at dele lokaler varetages af lederne af planlægningsafdelingerne med bistand fra AU Uddannelse. Lokaledelingsmøderne ledes af vicedirektøren for uddannelse.
• Vicedirektør for uddannelse indkalder og leder møder hhv. ultimo januar og ultimo juni
• Lederne af planlægningsafdelingerne forbereder og indsender ønsker til at dele lokaler. Den kritiske pulje lokaler defineres løbende af fakulteternes planlægningsafdelinger med udgangspunkt i lokale planlægningsudfordringer.
• Sager, som ikke kan afgøres i løbende dialog og på møderne, eskaleres til vicedirektør, som inddrager relevante medlemmer af LGU og Uddannelsesudvalget.

Tidsrum for eksamensafvikling

• Eksamener tilrettelægges så vidt muligt tidligt på dagen.
• Det første rul af eksamener påbegyndes kl. 9.00.
• Eksamener kan herefter tilrettelægges med løbende opstart og afslutning. Det tilstræbes, at alle eksamener er afviklet senest kl. 19 (for studerende, der går til eksamen på ordinære vilkår).
• Der er som udgangspunkt to timers pause mellem eksamener i samme lokale.

Aften- og weekendeksamener

• AU tilstræber at placere skriftlige tilsynsprøver på hverdage og at holde den samlede eksamensdag så kort som mulig.
• Aften- og weekendeksamener vil forekomme, men vi forsøger at minimere omfanget.
• Ved weekendeksamener tilstræber AU at afvikle den ordinære eksamen inden klokken 15.00.

Placering af flere eksamener i samme lokale

Flere forskellige eksamener kan afholdes i samme lokale. Her gælder følgende principper:

• Eksamenerne skal begynde på samme tidspunkt.
• Eksamenerne skal så vidt muligt være af samme længde.
• Hvis eksamener med forskellig varighed afholdes i samme lokale, placeres eksamener med den korteste varighed tættest på dørene.

Rammer for indmelding af ønsker til Eksamenstilsynet

• Fakulteternes planlægningsenheder skal melde tre mulige dage ind for en skriftlig tilsynsprøve. Fakulteterne angiver, hvilken af de 3 mulige dage er den foretrukne dag.
• Man kan ikke ønske bestemte tidspunkter på dagen.

Frister

• Fristen for at indmelde ønsker til sommereksamen ligger i september. Fristen for at indmelde ønsker til vintereksamen er endnu ikke fastlagt.
• Planerne for tilsynsprøverne vil som udgangspunkt være klar ca. 14 dage efter fristens udløb.
• Det er muligt for fakulteternes planlægningsenheder løbende at komme med anmodninger til ændringer.

Det er op til fakulteterne at beslutte, om og hvordan de ønsker, at underviserne melder ønsker ind til de lokale planlægningsenheder.

Principper for fordeling af tidspunkter og lokaler

Hvis der er stor efterspørgsel på bestemte dage og lokaler på tværs af fakulteter, fordeles eksamenerne efter følgende principper:

• Førsteårsstuderende tilgodeses før andre studerende.
• Ordinær eksamen prioriteres over reeksamener, så man tilgodeser en optimal eksamensplan for flest mulige studerende.

• Studerende med dispensation til forlænget tid sidder som udgangspunkt i samme eksamenslokale som medstuderende, med en placering som giver mindst mulig forstyrrelse.
• Studerende, som har dispensation til mere end 25% forlænget tid kan placeres i andre lokaler end deres medstuderende.