Årshjulet er fastsat, sådan at de studerende er informeret om timeplaner og eksamensdatoer minimum en uge inden tilmeldingsfristen. 

Datoer for planlægning af efterårssemesteret 
Lokaledeling:  

• 1. runde (kritiske lokaler): 26. januar - 4. februar (medio uge 4 til ultimo uge 5) 
• 2. runde (frigivelse): 1. april  

Publicering af timeplan og eksamensdatoer (senest): 24. april 

Tilmeldingsperiode: 1.-5. maj  

Datoer for planlægning af forårssemesteret  
Lokaledeling:  

• 1. runde (kritiske lokaler): 27. juni - 1. juli (Uge 26) 
• 2. runde (frigivelse): 1. oktober 

Publicering af timeplan og eksamensdatoer (senest): 24. oktober 

Tilmeldingsperiode: 1.-5. november  

Lokaledeling  
Deling af lokaler finder sted ad to omgange:

• Vindue 1: Ved planlægningsperiodens start deles den mest kritiske pulje lokaler    
• Vindue 2: I slutningen af planlægningsperioden frigiver fakulteterne overskydende lokaler til den fælles pulje.   

Aarhus Universitet anvender curriculumbaseret planlægning.  

Ved curriculumbaseret planlægning forstås, at undervisningsaktiviteter planlægges før de studerende tilmelder sig.  

Målet med curriculumbaseret planlægning er:  

• Stabile og forudsigelige timeplaner for både studerende og undervisere 

• At timeplanerne er klar tidligere  

• En bedre lokaleudnyttelse via lokaledeling på tværs af fakulteter.  

​​​​Den curriculumbaserede planlægning foretages på baggrund af:  

• Informationer fra studieordningen, erfaringer fra foregående semestre, data om tilmeldinger og studenteradfærd, mv.  

• Beslutninger om maksimum antal deltagere pr. undervisningshold  

• Beslutninger om, hvilke aktiviteter der må og ikke må overlappe hinanden. Det kan for eksempel være i form af at oprette ’klynger’, hvor alle fag i klyngen ikke må overlappe hinanden  

• Indmeldinger fra fagmiljø vedr. rammer for undervisning og eksamen  

  
Curriculumbaseret planlægning er ikke afhængig af registrerede studentertilmeldinger og kan derfor planlægges med en længere tidshorisont end tilmeldingsbaseret planlægning.  

Det betyder, at timeplaner og eksamensplaner kan klargøres og publiceres i så god tid, at andre aktiviteter kan planlægges uden om undervisnings- og eksamenstidspunkterne.  

Den studerende får bedre betingelser for at kunne disponere sit studieforløb og dermed bedre muligheder for at opnå den ønskede fremdrift, ligesom underviseren får mulighed for at planlægge forskningsaktiviteter m.v., så de ikke er sammenfaldende med undervisningsaktiviteter.   

Ved planlægningsperiodens start indhenter planlægningsafdelingen oplysninger fra fagmiljøet vedr. evt. begrænsninger for planlægning af undervisningen. Det enkelte fakultet fastsætter selv metode, kommunikationsveje og praksis for dette.

Undervisningsplanlægningen tager følgende begrænsninger i betragtning:

Begrænsninger ift. studerendes forløb

• Studentergrupper med begrænset tid/tilgængelighed, fx efter- og videreuddannelsesstuderende

Faglige begrænsninger:

• Behov for speciallokaler
• Dage/timer imellem aktiviteter
• Rækkefølge på fagelementer (inden for en uge eller i hele semestret)
• Fulde dage (der skal enten friholdes eller bookes af faglige grunde)
• Evt. afhængigheder ift. andre kurser på samme semester

Desuden kan institut- eller fakultetsledelserne træffe beslutning om begrænsninger ift. underviseres rådighed.

En væsentlig forudsætning for, at den curriculumbaserede planlægning fungerer og tilvejebringer stabile og forudsigelige skemaer er på den ene side, at omfanget af ændringer til skemaerne holdes på et så lavt niveau som muligt, og at der på den anden side er tilstrækkelig fleksibilitet, til at ændringer på grund af uundgåelige situationer som fx sygdom og fratrædelse kan håndteres.

• Ændringsanmodninger fremsættes til planlægningsafdelingen. Hvert fakultet fastsætter en proces for fremsættelse af ændringsanmodninger, herunder kanal (funktionspostkasse, blanket, telefon, osv.) og godkendelsesflow (kursusansvarlig, studieleder, osv.). 

• Udgangspunktet er, at et fastlagt og kvalitetssikret skema ikke ændres, og at planlagte undervisningsaktiviteter har forrang frem for møder, konferencedeltagelse, osv.

• Undtagelser kan dog være ændringsanmodninger afledt af:
  • Personaleforhold - ændringer som følge af fratrædelse, sygdom, nyansættelser, mv.
  • Helt særlige begivenheder og forhold, der ikke kunne forudses.
• Fakulteternes undervisningsplanlægningsafdelinger registrerer omfanget af ændringsanmodninger, herunder afviste og imødekomne anmodninger. En gang årligt drøfter LGU og UVAEKA-båndet opgørelserne med henblik på at vurdere muligheder for forbedring af proces og praksis. Uddannelsesudvalget orienteres.

Lokaledelingen gennemføres efter fælles spilleregler:

• Alle fakulteter indgår i et forpligtende samarbejde om at planlægge undervisningen på tværs af AU. I den indledende lokaledeling (vindue 1) betragtes lokalerne på AU som en fælles zone.
• Lokaledelingen sker med afsæt i dataunderstøttede analyser af problemer og løsninger.
• Planlægningen skal først og fremmest ske med fokus på at etablere en så god timeplan som muligt for flest mulige studerende – det vil sige timeplaner som understøtter et sammenhængende studieforløb, faglig læring samt et godt fysisk og socialt studiemiljø.
• Samtidig skal undervisningsplanlægningen sigte mod løbende at optimere udnyttelsen af AU’s undervisningslokaler.
• Lokaledelingsmodellen evalueres årligt

Planlægning af undervisning:

• a) Uddannelseschefen – i praksis den studieadministrative enhed på fakultetets administrationscenter – er ansvarlig for at planlægge undervisningen
• b) Planlægningen sker i tæt dialog med institutterne og de kursusansvarlige.
• c) I tvivlstilfælde vedr. håndtering af skemaændringer og begrænsninger træffes beslutningen af lederen af fakultetets planlægningsafdeling i dialog med den ansvarlige faglige leder for den pågældende uddannelse.
• d) I principielle spørgsmål involveres prodekan for uddannelse og uddannelseschef.
   

Lokaledeling:

• Opgaven med at dele lokaler varetages af lederne af planlægningsafdelingerne med bistand fra AU Uddannelse. Lokaledelingsmøderne ledes af vicedirektøren for uddannelse.
• Vicedirektør for uddannelse indkalder og leder møder hhv. ultimo januar og ultimo juni
• Lederne af planlægningsafdelingerne forbereder og indsender ønsker til at dele lokaler. Den kritiske pulje lokaler defineres løbende af fakulteternes planlægningsafdelinger med udgangspunkt i lokale planlægningsudfordringer.
• Sager, som ikke kan afgøres i løbende dialog og på møderne, eskaleres til vicedirektør, som inddrager relevante medlemmer af LGU og Uddannelsesudvalget.

Planlægning af undervisning og eksamen varetages af fakulteternes studieadministrative enheder.  

Kontakt:  

• BSS Studier 

• Arts Studier

• Nat-Tech Uddannelse

• Health Studier

• AU Uddannelse: 

  • Forvaltningsteam, Studiesystemer

  • Anna Bak Maigaard