Skrivevejledning til god kommunikation med studerende på AU
Vi taber ikke nogen ved at skrive klart, tydeligt og velformuleret. Det gør vi til gengæld, hvis vi ikke gør det.
Når vi skriver efter nogle gode, fælles principper, minimerer vi også fejl og misforståelser.
Vi har disse to overordnede principper for vores skriftlige kommunikation i breve, mails og webtekster:
- Vi skriver overskuelige tekster med god struktur
- Vi skriver venligt og imødekommende i et klart, tydeligt og let forståeligt sprog
Herunder følger en gennemgang af gode råd til, hvordan man gør netop det.
Sådan skriver vi venligt og imødekommende i et klart og letforståeligt sprog
Herunder finder du en oversigt over de sproglige hovedregler, vi gerne vil skrive efter. Gør vi det, vil vores sprog helt automatisk blive mere venligt og imødekommende og meget lettere at forstå.
Sådan gør du
| Regel | Skriv | Skriv ikke |
|---|---|---|
| Skriv du eller I til modtageren | Du sender din ansøgning til... I får mulighed for at... | Der skal sendes en ansøgning til... Der bliver mulighed for... |
| Skriv vi og jeg | Vi vurderer, at... Som vi aftalte, sender jeg dig her... | Det vurderes at... Som aftalt fremsendes her... |
| Skriv i aktivt sprog, så det er tydeligt, hvem der gør hvad. Brug aktive udsangsord (helst nutid og bydemåde) | Søg om dispensation via mitstudie.au.dk Studienævnet behandler din ansøgning Vi anbefaler... | Der kan søges dispensation... Din ansøgning vil blive behandlet Det anbefales |
| Undgå verbalsubstantiver (ord, der ender på -ing og -else) | Du er velkommen til at ringe Health Studieservice fordeler jer på holdende | Der kan rettes telefonisk henvendelse Der vil blive lavet en fordeling på holdende |
| Brug ikke ord, som du ikke ville bruge i en telefonsamtale | Tak for din ansøgning. Før vi kan behandle din sag, har vi brug for at vide... | Med henvisning til den fremsendte ansøgning skal der udbedes yderligere information |
| Undgå gammeldags vendinger og vælg i stedet et nutidigt udtryk | Vi kan oplyse dig om, at... Hvis du ønsker... Du er velkommen til at ringe | Der skal herved meddeles... Såfremdt der ønskes... Der kan rettes telefonisk henvendelse |
| Drop kancellistilen (omstændeligt sprog med lange sætninger og indviklet sætningsbygning) | Du skal selv være opmærksom på om din studieplan overholder aktivitetskrav og maksimal studietid. | HE Studier tager i behandlingen af ansøgninger om forhåndsgodkendelser ikke stilling til, hvorvidt du med din ønskede studieplan kan opreteholde et eventuelt aktivitetskrav samt overholde din maksimale studietid. |
| Kom til sagen, drop bla-bla-tekst (særligt på web) | Sådan tager du en kandidat Ph.d. Tag et forskningsår på medicin Bliv klogere på The Research & Innovation Honours Programme | På Health findes en række spændende tilbud for dig, som er klar til at yde og lære mere. Hvad enten du ønsker at prøve kræfter med forskning under din uddannelse, eller det er innovation og erhvervslivet, som interesserer dig, så har vi et tilbud, som kan hjælpe dig videre. |
| Undgå papirord (ord der ikke findes i alm. tale, men kun bruges på skrift) | 1. Om 2. Nødvendig 3. Derfor 4. Gå 5. Sidste 6. Søg om 7. Bruge 8. Giver ret til 9. Hvor du bor 10. Sende 11. Ringe til/kontakte 12. Begynde | 1. Angående 2. Fornøden 3. Følgelig 4. Hengå 5. Forløbne 6. Ansøg om 7. Benytte 8. Berettiget 9. Bopæl 10. Fremsende 11. Henvendelse 12. Påbegynde |
| Undgå forkortelser og kommunikation af vores egen interne organisering | Vi skriver som hovedregel alle forkortelser ud. Undtaget er de forkortelser, som alle kender og ved hvad betyder (fx, bl.a., osv.) | UDVEJ, IKS, DE, LMS... |
| Undgå fyldord | Tak for din mail fra 4. januar Vær opmærksom på, at... | Med mail af 4. januar har du rettet henvendelse til HE Studier Der gøres i denne forbindelse opmærksom på, at... |
Sådan skriver vi overskuelige tekster med struktur
Vi har stor interesse i, at det vi prøver at fortælle de studerende, bliver modtaget og forstået. Derfor strukturerer vi vores tekster, så de bliver mere tilgængelige for målgruppen, passer til mediet og hurtigt kan forstås.
Det er derfor vigtigt, at:
1. Vi skriver det vigtigste først
- Vi skriver de oplysninger, der er vigtigst for modtageren, først. Hvis indholdet fx har en konsekvens for den studerende, skal det stå først.
- Derefter kommer begrundelser og uddybning.
- Vi samlet en evt. uddybning af love og bekendtgørelser under et punkt til sidst (for eksempel under overskriften 'Lovgrundlag').
2. Vi inddeler teksten i afsnit – med én pointe i hver
Der skal måske flere afsnit til, end du lige tror. Tænk på, at teksten ofte læses på en skærm, hvor øjet let springer videre til starten af næste afsnit. Modtageren har tendens til at skimme.
| Skriv | Skriv ikke |
|---|---|
Du bruger et prøveforsøg, hvis:
Du bliver automatisk tilmeldt 2. eller 3. prøveforsøg.
| Du bruger et prøveforsøg, hvis:
|
3. Vi bruger punktopstillinger - men kun 1) 2) 3) og •
| Skriv | Skriv ikke |
|---|---|
Når du søger, skal du huske at sende de her ting med:
| Til din ansøgning skal medsendes ansøgningsskemaet udfyldt, fyldestgørende lægeerklæring samt udskrifter fra tidligere beståede eksamener. |
4. Vi bruger lange overskrifter - og også underoverskrifter
Vi begynder breve, mails og webtekster med en overskrift/emne, der fortæller hovedbudskabet.
Vi inddeler resten af teksten i overskuelige delafsnit med mellemoverskrifter, der er markeret med fed og fortæller afsnittets pointe.
Og vi bruger lange overskrifter, som kan forklare sig selv, se forskellen herunder:
✕ ”Dispensation”
✕ ”Dispensation til eksamen”
✓”Sådan søger du dispensation til at få længere tid til din eksamen”
En god formel til en god sigende overskrift er at prøve at koble et aktivt udsagnsord + udbytte/værdi:
✕ ”Trivselsvejledning”
✕ ”Snak med en trivselsvejleder”
✓ ”Snak med en trivselsvejleder og få styr på din eksamensangst”
5. Vi skriver i korte sætninger
Vi skriver i korte sætninger, da det hjælper læseren med at komme igennem vores tekster og forstå vores budskab.
LIX-tal er i den forbindelse en god rettesnor for, hvor læsevenlig din tekst er. LIX-tallet er en måde at måle det gennemsnitlige antal ord pr. sætning, plus procentdelen af lange ord.
På AU (??) går vi efter, at vores LIX-tal på vores webtekster ikke kommer over 44. Og vi vil gerne længere ned.
| Skriv | Skriv ikke |
|---|---|
Vi vurderer sagen igen, når vi har modtaget din klage. Du får svar fra os inden for fire uger. Det er muligt at skifte studie eller blive overflyttet, selvom du ikke har bestået fag, der svarer til første studieår. Men kun hvis der er usædvanlige forhold for dig. | Når vi har modtaget din klage, vil vi genvurdere sagen, og du vil inden for fire uger modtage besked fra os om udfaldet af genvurderingen. (LIX AU kan, hvis der foreligger usædvanlige forhold, tillade studieskift eller overflytning, selvom ansøgeren ikke har bestået studieelementer svarende til første studieår. (LIX =73) |
6. Vi kan fremhæve nøgleord og frister
Det kan være med til at guide modtageren, hvis vi markerer enkelte nøgleord og frister med fed.
Men vi anvender overordnet set rolig grafik, der afspejler seriøsitet, og vi bruger ikke STORE BOGSTAVER, gule overstregninger eller rød skrift.
7. Vi bruger links - på den gode måde
Links hjælper den studerende videre og give dem mulighed for selv at læse videre eller få baggrundsinfo. Men hvis links skal virke efter hensigten, skal de bruges med omhu. Det gør vi ved at:
- Lave linkteksten aktiv, præcis og handlingsanvisende (fx: tjek, se, bestil, få styr på...)
- Linkteksten skal kunne forstås alene - skriv ikke ”læs mere her”, som er for vagt
- Undgå at ”gemme” links i teksten. De skal trækkes ud af teksten og markeres separat
| Do | Don't |
|---|---|
Find inspirationslister til udveksling | Du finder inspirationslister til udveksling her I denne håndbog kan du læse alt om dit nye studie Klik her for at læse mere. |