Agendas and minutes from meetings in Open Science Forum

Minutes of the meeting November 23rd, 2023.

Deltagere: 

Anne-Mette Hvas (AMH) (forperson), Anne Marie Kragh Pahuus (AMP), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Line Renate Hanssen (LRH), Niels Mejlgaard (NM), Brian Vinter (BV), Søren Broberg Nielsen (SBN), Sara Marie Westh (SMW) (referent)

 

Dagsordenen blev godkendt.

Søren Broberg Nielsen blev budt velkommen. Søren er funktionschef for Forskningsdatakontoret og sidder i Forum på vegne af vicedirektøren for forskning.

Samlet præsentation for mødets punkter vedlægges.

Evaluering af temadag (ved Anne-Mette)

Forum evaluerede temadagen positivt og ønskede at afholde et halvdagsseminar i efteråret 2024 med Ph.d.-studerende som en mulig målgruppe.

Beslutning: AMH, BCD og SMW finder hurtigst muligt en dato for halvdagsseminar i efteråret 2024.

Orientering (ved Birte og Brian)

- BCD og SBN fremlagde rammerne for Forskningsdatakontorets profil og orienterede om planerne for, at kontorets opgaver kan kvalificeres i samarbejde med fakulteterne, således at de lokale behov også afspejles i kontorets opgavevaretagelse. Gennem processen er det ønsket at facilitere en prioritering af opgaverne samt rammesætte forholdet imellem centrale og decentrale opgaver.

SBN forklarede at der med Forskningsdatakontorets etablering ikke er sket ændringer i Technology Transfer Office’s opgaver i AU Forskning. Inden kontorets etablering var forretningsudviklerne flyttet til Erhverv og Innovation.

BV og AMH fortalte at deres kommende lokale støtteenheder vil fungere som single point of contact og indgang til Forskningsdatakontoret.

- Til støtte for implementeringen af National strategi for data management baseret på FAIR-principper har Uddannelses- og Forskningsstyrelsen nedsat en følgegruppe med ansvar for national koordinering og herunder seks arbejdsgrupper, som er etablerede for en ny mandatperiode (1. januar 2023-31. december 2024). SBN sidder i følgegruppen for AU. NM opfordrede SBN og BCD til at koordinere arbejdet tæt med alle AUs medlemmer. BCD svarede at AUs medlemmer af arbejdsgrupperne som tidligere vil blive inviteret ind i Datamanagement koordinationsgruppen

- Danske Universiteter nedsatte i 2022 en arbejdsgruppe med det formål at koordinere de danske universiteters implementering af Rigsarkivets bekendtgørelser. AUs repræsentant er vicedirektør for AU IT Peter Bruun. BV, som er udpeget af Danske Universiteter til gruppens formand, orienterede om arbejdet.

Opfyldelse af pligten til at anmelde forskningsdata til Rigsarkivet har været et hovedpunkt i arbejdsgruppens arbejde, og Rigsarkivet har tilbudt fremadrettet at høste relevant information til anmeldelsen fra det kommende nationale repositorie, Dataverse. Hvis forskerne benytter andre repositorier til publicering af metadata, skal de som hidtil bruge Rigsarkivets anmeldelse (se nærmere om Dataverse under punkt 5).

Arbejdsgruppen har 4 undergrupper, hver med et fokusemne. 2 er nye, 2 er i gang (2 og 3 nedenfor). BV gjorde status for disse gruppers arbejde:

  1. Undergruppe 1: Screening af forskningsdata, som rapporteres i forskningens aktive fase.
  2. Undergruppe 2: Håndtering af respondenter ifm. arkivering af sensitive data fra spørgeskemaundersøgelser. Gruppen foreslår at registerdata holdes lukkede i 150 år.
  3. Undergruppe 3: Forskningsdata skabt inden maj 2020. Disse data skal anmeldes. Gruppen foreslår at information om udestående data indsamles ved offboarding af forsker eller skift af platform. Af økonomiske årsager vil ansvaret blive placeret hos forskeren.
  4. Undergruppe 4: Produkt-relateret forskningsdata. Gruppen lægger op til at denne type data holdes lukkede i 100 år.

Status for SIF, herunder status for arbejdsgruppen om retningslinjer for, hvad der skal i SIF (ved Sara Marie)

Arbejdsgruppen til udarbejdelse af retningslinjer for SIF og ERDA har produceret to dokumenter:

  • Retningslinjer for Sensitive Information Facility (SIF) - v0.9
  • Sensitive Information Facility kursus - TIL UDSENDELSE 1

Begge dokumenter er delt med fakulteternes ERDA og SIF-koordinatorer med henblik på lokal forankring og tilretning. NM bad om definition af roller i forbindelse med den praktiske afholdelse af brugerkurset lokalt. AMH fortalte, at Health vil forankre dokumenterne i deres IT-support.

SMW fremhævede, at SIF for nuværende kun må bruges til opbevaring i forbindelse med forskning, da risikovurdering ved deling og compute udestår. Desuden udestår risikovurdering af opbevaring af data til myndighedsbetjening i SIF. NM bad om at risikovurdering af disse emner prioriteres.

BV forslog, at risikovurderingen af deling af data i SIF kan påbegyndes med Region Midt og gradvis udvides til endeligt at omfatte samarbejdspartnere udenfor EU.

BV fremhævede, at penetrations-test er gennemført på SIF med et positivt resultat.

Forum efterspurgte udrulningsplan for SIF.

Beslutning: SMW deler udrulningsplanen for SIF.

Beslutning: Open Science Forum ønsker at risikovurderingen af udeståender for SIF opprioriteres.

Status for Dataverse – kort orientering (ved Birte)

Dataverse, det nationale repositorium for metadata om forskningsdata, forventes klart til brug primo 2024. Systemet er på nuværende tidspunkt i pilot-fase.

BCD orienterede om systemet og om mulige modeller for udrulning og support på fakulteterne. Hun fremhævede nødvendigheden af kvalitetskontrol ved publicering via Dataverse og nævnte som kontekst, at DTU bruger ½ til 1 time pr. dataset.

Beslutning: Open Science Forum ønsker mere information og involvering i forhold til den videre proces.

Tema for Open Science Forum: Hvad skal gøres FAIR (ved Birte)

På grund af længere diskussion af orienteringspunkterne overgår temapunktet til Open Science Forums første møde i 2024: 7. februar 15.00-16.30

Aftale om fremtidige datoer (ved Sara Marie)

Datoerne for Forums møder i 2024 blev godkendte:

7. februar 15.00-16.30

25. april 15.15-16.45

27. juni 15.15-16.45

19 sept. 15.15-16.45

21 nov. 15.15-16.45

Beslutning: SMW indkalder til møder i 2024.

Evt.

Medlemmerne bad om mere tid til forberedelse og tidligere udsendelse af referat.

Tech planlægger at afholde en workshop om open data i undervisningen målrettet undervisere i 2024. BCD opfordrede medlemmerne til at informere Forskningsdatakontoret om lignende lokale initiativer indenfor open science, så kontoret kan koordinere og distribuere informationen.

AMP efterlyste en afklaring af mandat og opgaver for Open Science Forum, da medlemmer og emner i nogen grad overlapper med både Forskningsudvalget og det Centrale Informationssikkerhedsudvalg. AMH tager problemstillingen med til Universitetsledelsen

Minutes of the meeting May 25th, 2023.

Deltagere: 

Anne-Mette Hvas (AMH) (forperson), Anne Marie Kragh Pahuus (AMP), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), David Lundbeck Egholm (DLE), Hans Erik Bøtker (HEB), Line Renate Hanssen (LRH), Niels Mejlgaard (NM), Sara Marie Westh (SMW) (referent)

Afbud: Brian Vinter 

Gæst: Peter Bruun Nielsen (PBN)

Dagsorden:

  • 15:15 – 15:20: Godkendelse af dagsorden og godkendelse af referat
  • 15:20 – 15:50: Open Access ved det Kongelige Bibliotek (LRH)
  • 15:50 – 16:05: Diskussion af temadag (AMH og BCD)
  • 16:05 – 16:40: Langtidsbevaring af data (BCD og PBN)
  • 16:40 – 16:45: Evt.

Ændring til dagsorden: langtidsbevaring af data præsenteres før diskussion af temadag af hensyn til PBN.

Dagsorden og referat blev godkendt

Open Access ved det Kongelige Bibliotek (LHR)

Præsentation medsendt referat.

Beskrivelse af nuværende praksis:

HEALTH: Har udviklet et flowchart, som viser hvordan corresponding author kan uploade den accepterede version af manuskriptet i de tilfælde artiklen ikke er open access (flowchart medsendt).

NAT og TECH: Biblioteket sender lister over publikationer, der kan gøres open access ved parallelpublicering, til institutterne.

ARTS og BSS: Arbejder nært sammen med biblioteket om open acces. Biblioteket analyserer publikationens open access potentiale og kontakter forskerne direkte, hvis potentialet kan realiseres via det accepterede manuskript. Inden implementering blev denne proces forlagt for akademisk råd og tilpasset med fokus på brugervenlighed.

Forums anbefalinger til det Kongelige Bibliotek omkring open acces:

  • Blokerede artikler:
    • Langsigtet løsning: KB forhandler nationale kontrakter med forlagene
    • Løsning på kort sigt: evt. nudging i PURE. Mulighederne for at implementere dette afhænger af mulighederne for understøttelse af en sådan feature i Elseviers software.
  • Open access publishing: Udfordringer, som bør adresseres:
    • Ikke alle forlag understøtter Open Access
    • Article Processing Fee kan være prohibitivt høje og skabe ulighed
  • Da blokeret indhold er for kompliceret at berøre direkte anbefaler Forum fokus på det uudnyttede potentiale.
  • Forskerne skal informeres om muligheder for open acces alternativer ved publicering, som f.eks. som gjort med flowchart udviklet til Health-forskere.

Forums beslutninger:

  • HEALTH, NAT og TECHs tilgange kombineres i det omfang det er relevant. AMH kickstarter processen sammen med Hanne Munch Kristiansen.
  • Test af Aalborgs model med direkte kontakt til forskere, hvis publicering falder under uudnyttet potentiale. Testen vil vare en måned og finde sted på HEALTH.
  • Beslutning: forskerne skal oplyses om muligheden for at kontakte det Kongelige Bibliotek ved tvivl om et tidsskrifts open acces muligheder.

Langtidsbevaring af data (BCD og PBN)

Præsentation medsendt referat.

Rigsarkivet giver bevaringsbestemmelse og beslutter hvilke data er bevaringsværdige. Rigsarkivet kan håndtere personhenførbare data.

I forbindelse med implementeringsprojektet har KB og Rigsarkivet meddelt, at hvis data publiceres med en åben licens, vil disse falde ind under pligtafleveringsloven og vil derfor blive håndteret af KB.

Ved publicering af data med begrænset adgang bør adgangsbetingelser fremgå af metadata således at beslutningen om adgang kan tages i en fremtid, hvor de udførende forskningsgrupper ikke er tilgængelige for afklarende spørgsmål.

Rigsarkivet har ved flere lejligheder bekræftet, at omkostningerne ved langtidsopbevaring ikke vil blive opkrævet fra de afleverende institutioner.

Det blev bemærket, at hvis Rigsarkivet kunne høste metadata fra det kommende DataVerse ville anmeldelsespligten til Rigsarkivet bortfalde for datasæt, som bliver publiceret via DataVerse. Dette diskuteres i den implementeringsgruppe, som er nedsat af Danske Universiteter til at følge Rigsarkivets implementering af bekendtgørelsen. Arbejdet med Rigsarkivet fortsætter ind i 2024. Fra AU deltager Peter Bruun Nielsen. Brian Vinter er valgt til gruppens formand.

Forums beslutninger:

  • Arbejdet med implementering af Rigsarkivets bekendtgørelse følges tæt
  • BCD indleder en dialog med BSS FISU om aflevering af persondata til Rigsarkivet.
  • Den praktiske forankring af arbejdet på AU er datamanagement koordinationsgruppen. AUs repræsentation skal derfor bruge denne gruppe til sparring omkring de praktiske aspekter.

På grund af tidspres diskuteres de strategiske spørgsmål i forbindelse med langtidsbevaring ved Forums næste møde (22 sept. 2023).

Diskussion af temadag (AMH og BCD)

Forum vurderede at en halv dags temadag er realistisk.

Målgruppen for temadagen var i oplægget beskrevet som forsknings- og institutledere. På mødet blev foreslået, at institutledere bedre kunne nås via strategidage. Målgruppen beskrives nu som forskere.

Forum blev bedt om at vælge tre emner fra Oversigt over Aktiviteter (findes på Forums AU website, embedded i referatet fra februars møde: https://medarbejdere.au.dk/strategi/open-science-forum/referater) som kan danne ramme for arbejdet f.eks. det kommende år, og som temasættes på temadagen. På forslag fra NM sendes seks forslag, hver beskrevet med op til en halv side, til Forums medlemmer.

Lokaler er booket til temadagen 12 okt. hele dagen.

Forums beslutninger:

  • AMH og BCD vælger seks emner, der sendes til Forums medlemmer, som udvælger tre emner. De tre fokusemner rammesætter temadagen og Forums videre arbejde. Forslag til emner fra OS Forums medlemmer modtages med glæde.
  • Rammer og program for temadagen skal defineres og sendes ud inden sommer.

Evt.

Intet under evt.

Minutes of the meeting February 22nd, 2023.

Deltagere: 

Anne-Mette Hvas (AMH) (forperson), Anne Marie Kragh Pahuus (AMP), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), David Lundbeck Egholm (DLE), Hans Erik Bøtker (HEB), Line Renate Hanssen (LRH), Niels Mejlgaard (NM), Brian Vinter (BV), Sara Marie Westh (SMW) (referent)

Dagsorden:

15:30 – 15:35: Godkendelse af dagsorden og godkendelse af referat 
15:35 – 16:20: Oplæg fra:
-    ARTS (ekstern)
-    BSS (ekstern)
-    HEALTH (HEB)
16:20 – 16:35: Oversigt over Open Science Forums aktiviteter
16:35 – 16:40: Roadmap for Data management koordinationsgruppen
16:40 – 16:55: Planlægning af temadag 2/5 2023
16:55 – 17:00: Evt.


  1. Oplæg fra ARTS, BSS pg HEALTH

Oplæg fra ARTS: Kristoffer Nielbo, leder af Center for Humanities Computing

Center for Humanities Computing yder IT forskerstøtte i forbindelse med data og analyser. Center for Humanities Computing ligger på Interactive Mind Center. 
Præsentation: HOPE.

HOPE byggede på data infrastruktur mellem Københavns Universitet, Danmarks Tekniske Universitet og Aarhus Universitet (og Syddansk Universitet, som ikke deltog i samarbejdet på samme niveau som de øvrige institutioner), koordineret af DeiC. Projektet rapporterede til Statsministeriet. Fra Aarhus deltog ARTS og BSS i HOPE. 
Strukturerede data (spørgeskemaer) var anonymiserede og kunne åbnes. Ustrukturerede data i form af blandt andet indslag i de danske nyhedsmedier, avisartikler, twitterhøst og webscraping fra for eksempel Facebook kunne ikke stilles til rådighed på grund af immaterielle rettigheder og persondata, men data IDer blev stillet til rådighed. Al kode blev lagt åbent på Github. Åbne data var ikke et krav, men et valg, som Center for Humanities Computing pressede på for at få gennemført.
I forbindelse med HOPE fandt projektet en mangel på store sprogmodeller for Dansk, udviklede dem, trænede dem og gjorde dem åbne. Dette resulterede i tre yderligere forskningsprojekter: DaCy, Danish Foundation Models, Danish Gigaword Corpus og Danish Colossal Corpus. 

Forskningsudvalget har fremhævet HOPE som eksempel på et missionsori-enteret forskningssamarbejde, der åbner nye muligheder. 
Interactive Mind Center har etableret et seedfunding program fokuseret på forskningsideer fra en række institutter (Seeds (au.dk)).
AMP nævnte to ARTS citizen science projekter: 1) krigsveteraner udstyret med metaldetektorer registrerer danefæ hos Moesgaard, og 2) borgeradfærd projekt på DOKK1. Det vurderes at citizen science har potentiale i flere sammenhænge.

Oplæg fra HEALTH: HEB 

Præsentation: Aahus Universitet Lab-book som model for Open Science.

Aarhus Universitet lab-book er en wiki-baseret platform til løbende doku-mentation af data, eksperimenter, procedurer, etc. Den blev startet på NAT og TECH, hvorefter HEALTH tilkoblede sig.

Lab-book blev brugt til at afhjælpe et problem med reproducerbarhed idet man åbnede op for deling og verificering af resultater. Dette blev udvidet til fælles lab-book i EU.

Ud over et øget samarbejde førte lab-book brugen til øget reproducerbarhed, mindre omkostninger i sammenligning med traditionel praksis og færre fejl.

HEALTH har på grund at arbejde med personhenførbare data ikke tradition for Open Science, så succeshistorier inspirerer. 

Det er ikke almindeligt at bruge lab-books som et samarbejdsværktøj til at understøtte Open science, eftersom systemet er lukket. Men da Open Innovation in Science ønsker at deltage i samarbejdet, arbejdes der p.t. med at åbne systemet yderligere på Aarhus Universitet.

3 slags Open Science i HEBs historie: 1) samarbejde omkring strukturerede data, 2) deling af Workflow og 3) løbende dokumentation som er essentiel når data og evt. workflows gøres FAIR

Oplæg fra BSS: Stefan Pfattheicher (SP), Open Science konsulent, Psykologisk institut 

Præsentation: Open Science Initiatives.

In psychology, a major replication crisis is in progress. 

Concrete initiatives at BSS:
a.    The Aarhus Reproducibility and Open Science Seminar (talks, workshops, discussions)
b.    Seedcorn research grants on replications (2021)
c.    PhD applications: Information on sample size justification and potential pre-registration

Activities SP carries out to ensure PhDs have the needed knowledge:
a.    Open Science consultation
b.    Hands-on PhD Open Science training course at BSS
c.    3 hour workshop at the next underviserinternat at Psychology
d.    Formalized rules to commit to Open Science practices
e.    Participation in MultiLab replication studies; registered reports

Further, bachelor students receive a lecture on the replication crisis. 

SP concluded that bottom-up initiatives with leadership support are essen-tial.

The seminars could be opened to participants from the rest of Aarhus University. 

NM bemærkede at det tværfaglige arbejde flugter med rationalet for Open Science Forum og at det interdisciplinære felt kunne udforskes yderligere. 

BV bad om materialet bag seminarerne, så medlemmerne kan opbygge deres eget. SP ville dele via NM. 

Cognitive Science kender ikke til initiativet, men SP overvejede at informere. 
 

       2.    Oversigt over Open Science forums aktiviteter

Dokumentet skal skabe overblik over aktiviteter og hjælpe med prioritering. Da Forum ikke har mandat til at ansætte, er lead ikke bindende. Oversigten er til medlemmernes orientering og kommentarer men er grundlæggende et arbejdsredskab. 

Målgruppen og målet med offentliggørelse af oversigten blev diskuteret. 

AMP ønskede en oversigt der dækker det organisatoriske såvel som tematiske. 
•    Beslutning: Forum deler aktivitetsoversigten online som del af referatet. (link til aktivitetsoversigten)
•    Beslutning: Forum afventer ny vicedirektør for forskning for større opgaver og håndterer indtil da de mindre selv. 

BCD bad Open Science Forum beslutte om man ønskede en afdækning af hvilke data/databaser, der deles med forskningsgrupper ud over dem, der har genereret dem. Målet med dokumentet er at få et overblik over omfanget og finansieringen af Aarhus Universitet/fakulteter/institutters forpligtelse til at vedligeholde disse dataset. 

Forum vurderede at opgaven var så omfangsrig, at udbyttet ikke stod mål med indsatsen. Derudover ønskede de at fokusere ressourcer på ERDA og SIF. 

BV rådede til at afvente DeiC Dataverse (forventes til sommer) og derefter opfordre alle til at gentage eller flytte beskrivelsen af deres data herover. Aarhus Universitet er via sit medlemskab af DeiC medfinansierende af denne løsning. Ved at se på de registrerede data, vil man få et overblik over Aarhus Universitets ansvar.
•    Beslutning: Forum vil genbesøge emnet om et år. 
 

       3.    Roadmap

NM rejste et spørgsmål om bemandingen på fakulteterne. BCD svarede, at det var et citat taget fra dokumenter accepteret i såvel forskningsudvalget som af Universitetsledelsen. 

NM spurgte til nødvendigheden af et fælles ticket system. NM tvivlede på behovet for tværgående struktur når indsatsen primært er fakultær. BV be-mærkede at tickets fjerner person-orienteret skævhed i behandlingen og skaber overblik over aktivitet. AMP tilføjede at ARTS har implementeret de-res eget, som de fastholder.

BCD bemærkede at et ticket system vil tillade alle at dele opgaver hensigts-mæssigt og udnytte kompetencer bedst på tværs af Aarhus Universitet samt vil kunne bruges til at skabe overblik over behov. BV fastslog at DeiC ønsker flowet via front office, dvs. SMW, som skal have adgang til et ticket system for at sikre workflow. 

Det blev foreslået at afvente lokal implementering af supportstruktur og her-efter overveje et ticket system til den centrale Single Point of Contact funkti-on. 
•    Beslutning: på nuværende tidspunkt vil Forum ikke etablere et fælles ticket system. 
•    Beslutning: på LHRs forslag fjernes lead-navne fra roadmap.
 

       4.    Temadag

Det noteres at datoen er forkert. 

Forslaget om at lave to separate events, et målrettet ledelse og et målrettet forskerne blev diskuteret På et spørgsmål om det var nødvendigt at have en temadag for lederne påpegede BCD at ledelsesopbakning i mange undersøgelser er identificeret som en af de tre vigtigste faktorer og at fokus på ledelsen sikrer opbakning i forhold meritering, i forbindelse med medarbejderudviklings-samtale etc.

Forum ønskede at undersøge mulighederne for en temadag for både ledere og forskere, eventuelt afsluttet med parallelle spor, som giver mulighed for at møde forskernes forskellige interesser såvel som de specifikke ledelsesrelevante områder.

BV foreslog at datamanagers kan pege på forskere, der kan deltage og fortælle.
•    Beslutning: Forum arbejder videre med rammer for en temadag.

Minutes of the meeting November 21st, 2022.

Deltagere: 

Anne-Mette Hvas (AMH) (forperson), Anne Marie Kragh Pahuus (AMP), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), David Lundbeck Egholm (DLE), Hans Erik Bøtker (HEB), John Westensee (JW), Niels Mejlgaard (NM), Brian Vinter (BV)

Ikke til stede: Line Renate Hanssen (LRH)

Afbud: Sara Marie Westh (SMW) (referent på basis af lydoptagelse)

Dagsorden:

  1. Inspiration fra fakulteterne med ekstern deltagelse (30 min)
  2. Godkendelse af dagsorden (5 min)
  3. Godkendelse af referat (5 min)
  4. Diskussion af hvorfor og hvad, BCD (30 min)
  5. Orienteringspunkt: referat fra 1. møde i koordinationsgruppen, BCD (5 min)
  6. Evt. (5 min)

  1. Inspiration fra fakulteterne med ekstern deltagelse.

Præsentation fra Nat ved DLE.

DM starter i fagmiljøerne, hvor arbejdsmetoden traditionelt er FAIR.

Datamanager (Rasmus Handbjerg, HR) er ansat på deltid til at varetage opgaver på fakultetsniveau, herunder at stå for Nat’s DM Forum.

RH sikrer at information om DM, FAIR, og ERDA SIF kommer videre til fakultets forskningsudvalg og fakultetsledelsen. Målet er at skabe synergi hos eksisterende kompetencer.

DLE gennemgik  en case fra astronomi som klart illustrerede at data deling skaber merværdi og synlighed. Meritering er et problem.

DLE pegede på finansiering specielt efter projektafslutning som en hoved-problematik indenfor datamanagement.

Svar på spørgsmål:

Tech har en lignende praksis omkring DM, men den er ikke standardiseret. På den anden side har BSS, Arts, og Health ikke en lignende tradition, men indenfor alle tre fakulteter findes undtagelser.

BCD bemærkede at anbefaling i forhold til brug af licenser til forskerne afventer.

Præsentation fra Tech ved BV.

Forankring i fagmiljøerne er nødvendig. OS er p.t. inkluderet i kursus om forskningsintegritet.

Der er forskelle på, hvor almindeligt det er at dele data   mellem disciplinerne på Tech.  

Fremdriften sikres gennem  ekstern funding.

Arbejdet på tværs af Tech er pt. forankret i digitaliserings-komiteen

BV nævnte at Open Science Innovation, som er forankret  på Tech, er et godt eksempel på åbent samarbejde mellem universitetet og industrien.

BV pegede på meritering som et problem.

På baggrund af en case om Rust viste BV hvordan Åbne data indgår i FNs arbejde mod humanitære kriser. Rust finansieres af B&M Gates Foundation og åbne data er præmissen for finansiering.

Svar på spørgsmål:

Ang. udfordringer nævnte BV DPOs definition af GDPR data: målinger fra landbrugsjord defineres som personhenførbare, da et landbrug ofte ejes af en enkeltperson. De kan derfor ikke deles åbent.

AMH identificerede to overordnede emner på baggrund af præsentationerne:

  1. Et behov for overordnede rammebetingelser omkring meritering.
  2. En tendens hvor urgency har indflydelse på mulighederne, f.eks. i Hope.

AMP efterlyste et DM ERFA netværk ideelt for hele AU.

Citizen science blev ligeledes fremhævet som vigtig i de videre overvejelser.  Her blev den sociale dimension identificeret som motivator.

  1. Diskussion af hvorfor og hvad.

  • Hvad v. BCD.
    • BCD præsenterede en taksonomi, som var fremkommet ved at kombinere  UNESCOs recommendations og Fosters taxonomi.  
    • BCD identificerede mangler og bad deltagerne pege på centrale områder til næste møde, så indsatsområder kan identificeres.
    • BCD foreslog, at OPEN erstattes af FAIR alle steder hvor det giver mening, da f.eks. Health har data, der ikke kan være Open. HEB var enig.

AMP bad om overblik over arbejdsfordelingen mellem OS Forum og DM koordinationsgruppen. DM gruppen fokuserer specifikt på DM, og er baseret på et behov for at identificere tværgående indsatser. Gruppen består af personer, med væsentlige roller i implementeringen. OS Forum arbejder med det strategiske aspekt. AMH fremhævede at dagsordenen er at gøre AU åben.

AMP forslog at OS Forums arbejde kunne indgå i AUs næste strategi.

I internationalt perspektiv nævnte BCD en trend hen imod FAIR, prædikeret på ”as open as possible, as closed as neccesary”.

AMH foreslog, at KB involveres i arbejdet omkring open access og muligvis open research data. Forum var bevidste om behovet for at stille KB opgaver.

Meritering behandles i andet regi. Forum opfordredes til at påvirke arbejdet, da netop dette emne ofte rejses som en barriere i forhold til udbredelse af OS agendaen.

Combined model blev godkendt af Forum som rammeværk.

  • Hvorfor v. NM

NM foreslog at Forum understøtter forskernes samlede behov snarere end fokuserer på enkeltelementer. Han bemærkede at mange emner allerede behandles i andre fora, hvorfor det  anbefales at identificere eksisterende indsatser og sikre koordination med disse.

NMs oplæg blev godkendt af Forum som rammeværk.

OS Forum identificerede et behov for ERDA SIF retningslinjer og guidelines, og nedsatte en ad hoc gruppe for at løse udfordringen.

Gruppen etableres under  JW, som har ansvaret for at indkalde navne og sikre fremdrift.

Teknisk ventes ERDA SIF at gå i drift efter jul. Organisatorisk udestår politik for eksternes adgang og procedurer for forskerne. Peter Bruun (PB) foreslog tidligere at fakulteterne udarbejder egne retningslinjer, men der ønskedes i stedet et fælles udspil. Arbejdet afventede en beslutning om en fælles ramme og om forfattere af samme.

Forum var enige om at ad hoc gruppen skulle bestå af fagfolk med en repræsentant fra hvert fakultet. Deres mål ville være udarbejdelse af få, overordnede retningslinjer. AMH forslog forbindelse til fortegnelsen.

AMH ønskede at arbejdet påbegyndes indenfor de næste 14 dage, dvs. at indkaldelsen til første møde sendes indenfor dette tidsrum. Derfor skal fakulteterne indstille et medlem indenfor den næste uge.

JW ville sikre bistand fra en jurist, indkalde, og sikre dokumentation.

HEB sender Mads Rasmussen, NM Carsten Pedersen og AMP Per Dalum.

  1. Orienteringspunkt: referat fra 1. møde i koordinationsgruppen

DM gruppen havde holdt første møde, og sammenlignede erfaringer og udfordringer. Flere deltagere nævnte, at de ikke var sikre på, at de var de blivende medlemmer.

Next steps:

  • Til mødet 22/2 2023 bad BCD deltagerne identificere centrale områder på baggrund af combined model taksonomien.
  • Næste møde finder sted inden det planlagte halv-dags seminar.
  • Næste møde vil indeholde oplæg fra BSS, Health, og Arts ang. OS status.
  • Samtlige fakulteter skal melde ind med navne til JW inden 7 dage.
  • Indkaldelse til første møde i ERDA SIF ad hoc gruppen sendes inden 14 dage.
  • Inden mødet 22/2 vil AMH og BCD arbejde med afdækningen ift. aktuel status på områderne baseret på den kombinerede taxonomi, som kan danne basis for diskussion og prioritering af det videre arbejde.

Minutes of the meeting September 19th, 2022.

Deltagere: 

Anne-Mette Hvas (AMH), Anne Marie Pahuus (AMP), Niels Mejlgaard (NM), Brian Vinter (BV), David Lundbek Egholm (DLE), Hans Erik Bøtker (HEB), John Westensee (JWE), Line Renate Hanssen (LRH), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD).

Referent: Sara Marie Westh (SMW).

Dagsorden:

  1. Velkommen og præsentationsrunde (AMH)

  1. Forums mål og arbejdsform, herunder accept af de to kommissorier (AMH)

Rektor har bedt AMH om at være formand for det af AUs ledelse vedtagne Open Science Forum. AMH bad om et kommissorium for arbejdet, hvilket blev udarbejdet af Inge Liengaard og BCD og er vedlagt som bilag 4.

I stedet for et bredt Open Science koordinationsudvalg vil temabaserede udvalg blive nedsat. Pga. det specielle fokus på data management og den nationale strategi er der allerede udformet et kommissorium for en datamanagement koordinationsgruppe, som er vedlagt som bilag 2.

Kommentarer på bilag 4.

BV ønskede at Open Science Forum vil følge implementeringen af Rigsarkivets bekendtgørelse om anmeldelse af forskningsdata. BCD foreslog at en tilføjelse under 2 kunne rumme arbejde med den nationale strategi ift. anmeldelse og aflevering. AMH foreslog at emnet bliver skrevet ind i kommissoriet.

DLE så formuleringen ”AU ønsker at understøtte etc.” som værende passiv. BCD forsvarede nødvendigheden af den og forsikrede om ambitionen.

Kommentarer på bilag 2.

BCD har været i løbende kontakt med gruppen, og indkalder til det første møde snarest. Ingen yderligere kommentarer.

Bilag 1 og bilag 3 blev ikke behandlet, da dette var konsekvensrettelser i forhold til kommissorierne.

Konklusioner:

Statens arkiver og pligtafleveringer bliver skrevet ind i kommissoriet.

Forum godkendte kommissorierne med ovenstående rettelse.

  1. Kort oversigt over nationale og internationale strategiske initiativer, hvor AU er aktiv (BCD)

Bilag til punktet:

Bilag 1: OS Recommendations to policy makers within our institutions (Circle U)

Bilag 2: Passport for Open Science: a practical guide for phd students (Ouvrir la science)

Bilag 3: Mål og handlingsplan for koordinering og opfølgning af den nationale strategi for data management baseret på FAIR principperne (DeiC)

Oversigt over Open Science aktiviteter, hvor AU er direkte eller indirekte repræsenteret (BCD)

BCD holdt oplæg om AUs engagement i OS i forskellige sammenhænge og gennemgik essenserne af bilag 4 (præsentation vedlagt). Hun observerede at der er mange aktiviteter, som ikke er koordinerede. Hvis AU skal kunne påvirke agendaen, kræver det bedre forankring af aktiviteterne. Dette kunne være en rolle for OS Forum.

BCD er personligt involveret i en del af grupperne.

BV ønskede KOR (det koordinerende udvalg for registerforskning, nu del af DeiC) tilføjet da det udgør en interessant skillelinje mellem GDPR og OS. Ny forperson for KOR er institutleder Kirsten Kyvik, Institut for Klinisk Medicin, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, SDU (erstatter Henrik Toft Sørensen).

Konklusioner:

Forum bliver orienteret på de konkrete tiltag og prioriterer derefter.

KOR bliver skrevet ind som aktør.

  1. Fremadrettede aktiviteter (AMH/BCD)

Bilag til punktet:

Bilag 1: KUs politik for data management (KU)

Bilag 2: Erfaringer fra Cambridge (CU)

Bilag 3: Oversigt over arbejdet på området fra TU Delft (TU Delft)

Bilag 4: Utrecht University Recognition and Rewards Vision (UU)

Bilag 5: Fremtidens meritering: afrapportering og anbefalinger fra udvalget for bedre meritering i dansk forskning (Uddannelses- og forskningsministeriet)

Bilag 1-5 er indeholdt i dokumentet Mulige aktiviteter og fokusområder i Open Science Forum.

BCD holdt oplæg om mulige fremtidige aktiviteter (Bilag 6 og vedlagte præsentation).

Spørgsmål til punktet:

  • DLE efterspurgte data management gruppen her. BCD vil tilføje den som et punkt forum følger op på.
  • Universitetsdirektøren havde i sin tid bedt BCD om at komme med bud på, hvordan fremdriften kunne dokumenteres. BCDs forslag var oprindeligt en spørgeskemaundersøgelse (som i Delft), som også ville fungere som inspiration og kommunikation. Validiteten af denne ide blev udfordret af NM og er indtil videre skrinlagt. Punktet tages evt. op senere.
  • NM noterede vanskelighederne i at finde en overordnet, samlende fællesnævner og foreslog at forum etablerer et klart rationale, der definerer problemer – også set fra forskerens side. NM så forurening af vidensbasen som et væsentligt problem. Han ville også gerne være konkret og appellerede til at forum fokuserer på ERDA SIF, som giver tydelig værdi.
    • BCD fulgte op: Enig i, at den tekniske platform skal være klar, men gjorde opmærksom på, at man ventede på ERDA SIF før udrulning. Hun gjorde også opmærksom på, at der for rigtig mange forskere eksisterer løsninger - som f.eks. lokale drev og Zenodo (under CERN). Fokus alene på ERDA SIF vil derfor ikke give genklang hen over hele AU. BCD foreslog, at basis for narrativet kunne være reproducerbarhed.

BV bad om bekræftelse af ERDA SIF launch 14/11, og SMW bekræftede at dette stadig er projektgruppens mål.

Andre emner, som blev diskuteret:

  • BV fremhævede at muligheden for at leve op til ”code of conduct” skal være primært i forhold til forskerne. Open Science og herunder FAIR data er essentielt for at få en bevilling fra bl.a. Horizon Europe midler.
  • AMH foreslog at meritering ikke prioriteres, da det klares andetsteds. OS Forum skal evt. påvirke de andre udvalg.
  • DLE foreslog at forum inviterer forskergrupper til at fremvise succeser. Det er gjort før og beviser hvordan OS understøtter god forskning.

OS-Forum diskuterede, hvordan vi bedst muligt formidler rationalet for Open Science. Det blev foreslået, at forums næste møde (slut november/start december) bliver et temamøde om vision og motivation, med oplæg fra BCD og NM. NM foreslog derudover mindre oplæg om aktiviteterne på AU. Alle var enige om, at det var vigtigt at have fokus på, hvordan open science giver værdi for forskerne. BV mente ikke AU skal sigte efter at blive drivende på området, for at undgå økonomisk spild. BCD mindede om at grupper på AU allerede er langt fremme.

Konklusioner:

  • BCD og NM skriver udkast til vision.
  • Forskergrupper vil blive inviteret til et fremtidigt møde.

Emner for kommende møder:

AMH: til næste møde (møde 2) fokuserer forum på at definere visionen. Desuden vil hvert fakultet samt KB kort præsentere deres aktiviteter. Endelig vil  BCD give status på arbejdet i data management gruppen

Møde 3 vil fokusere på erfaringsudveksling med succeshistorier fra forskere omkring brug af OS/RDM og evt. input fra omverdenen. JWE efterlyste eksempler, så forum har noget ambitiøst at spille visionen op imod.

BV foreslog at dele dagsordenen for DeiC styregruppemøder med gruppen.

BCD sagde, at når hun får relevante henvendelser, eksempelvis om spørgeskemaer, deler hun dem med denne gruppe indtil medlemmerne selv beder om, at andre får disse tilsendt.

Konklusioner:

  • OS Forum møde 2 vil fokusere på at definere visionen samt give mulighed for, at fakulteterne og KB giver kort status for deres arbejde.
  • OS Forummøde 3 vil være et seminar (halvdags), med bl.a. oplæg fra forskere.
  • På møderne vil BCD give status på arbejdet i data management gruppen.
  1. Kommunikation og website

Universitetsdirektøren har foreslået, at der bliver en samlet forskerindgang til håndtering af data, som skal samle en række eksisterende (informationssikkerhed, GDPR, RDM, ERDA/SIF vidensunivers,... – plus lokale). Dette arbejde er pt. stoppet.