Retningslinjer for streaming og optagelse af undervisningen på Aarhus Universitet

Herunder kan du læse mere om, hvad du som underviser skal være særligt opmærksom på ift. GDPR, når du streamer og optager din undervisning og gør den tilgængelig for de studerende i Brightspace og Panopto.


Opsummering af hovedpunkterne

  • Du skal som underviser være opmærksom på ophavsretlige principper, herunder universitets aftale om ophavsret til undervisningsmateriale. Læs mere om ophavsret.
     
  • De studerende må hverken optage undervisning eller dele underviserens optagelser af undervisning, som ligger i et kursusrum i Brightspace eller på Panopto uden underviserens og de medstuderendes samtykke. 
     
  • Hvis det kun er dig som underviser, der optræder på optagelsen, er der ingen hensyn til GDPR, kun almindelige hensyn til ophavsret i forhold til andres materialer.
     
  • Hvis der optræder andre end dig på optagelserne – men optagelserne er del af et tilrettelagt undervisningsforløb – kan optagelserne lægges op på pågældende lukkede kursusrum i Brightspace, uden at du skal indhente samtykke fra de optrædende.
     
  • Hvis du ønsker at gøre en optagelse tilgængelig uden for det lukkede kursusrum i Brightspace, kræves der samtykke fra de personer, som optræder i optagelsen. Hvis en eller flere deltagende trækker deres samtykke tilbage, skal optagelsen fjernes fra platformen.
     
  • Hvis kurset er designet til at omfatte optagelse og streaming af undervisning, skal det fremgå af kursusbeskrivelsen, når den offentliggøres. Du skal desuden gøre de studerende opmærksomme på, at kurset indeholder optagelse og streaming på forsiden af kursusrummet.
     
  • Som underviser skal du meningsfyldt kunne forklare, hvorfor det er relevant at streame optage undervisningen, og hvad det faglige mål er med optagelsen/streamingen.
     
  • Når semestret er færdigt, og materialet ikke længere skal bruges, har AU pligt til at slette optagelserne fra Brightspace. Der sker automatisk sletning efter ni måneder, når den korrekte mappe er valgt i Brightspace.
     
  • Studerende må som udgangspunkt ikke optage undervisning. Dog gælder særlige retningslinjer for studerende med funktionsnedsættelser og for studerende under studieassistent- eller Dual Career-ordningen.

Hvilke platforme er i spil?

Brightspace

Brightspace er AU’s nye læringsplatform, hvor alle kurser har et tilhørende lukket kursusrum. Som underviser kan du uploade optagede videoer til selve kursusrummet i Brightspace. Du kan også indlejre videoer, der er uploadet til AU’s nye videoplatform Panopto, som er integreret med Brightspace. Læs mere om Brightspace.

Panopto

Panopto er AU’s nye videoplatform, der giver mulighed for en bedre brug af video i forbindelse med undervisningen. Via Panopto kan du som underviser sikkert og let optage og dele videomateriale fra din egen computer samt aktivere de studerende i videoerne via eksempelvis quiz og debat . Panopto er integreret med Brightspace, hvilket betyder, at videomateriale fra Panopto kan indlejres i kursusrummene i Brightspace. 

Panopto giver også mulighed for at optage og streame undervisning fra store forelæsningslokaler (se liste over lokaler). Læs mere om Panopto.

Hvornår skal du have samtykke?

Ved streaming og optagelser, hvor kun underviseren medvirker

Hvis du som underviser streamer og/eller optager undervisning, hvor ingen eller kun du selv optræder i billedet, er det helt op til dig, hvordan materialet anvendes, og der skal ikke indhentes samtykke fra de studerende. Hvis der vises andet materiale på optagelserne – fx billeder, slides, tekstuddrag etc. – skal du være opmærksom på andres evt. ophavsret. For underviseres råderet henvises til universitetets aftale om ophavsret til undervisningsmateriale. Læs mere om ophavsret.

Ved streaming og optagelser, hvor andre end underviser optræder

Hvis optagelser og streaming af undervisningen placeres i det tilhørende kursusrum i Brightspace, hvor kun du og kursets studerende har adgang, skal der ikke indhentes samtykke fra de studerende til at streame eller optage undervisningen. Til gengæld må du ikke gøre optagelserne tilgængelige for andre end deltagerne på holdet i kursusrummet.

Som underviser skal du også altid gøre de studerende opmærksom på, at undervisningen optages. Det er et krav i GDPR-reglerne. Dette kan du gøre via en fælles besked på forsiden af kursusrummet i Brightspace, hvor du også skal lægge en standardtekst om orientering om optagelse (se forslag til standardtekst nederst på siden). Hvis kurset er designet til at omfatte optagelse og streaming af undervisning, skal dette fremgå af kursusbeskrivelsen for faget.

Når du streamer eller optager undervisning, hvor andre end du selv optræder, skal du altid overveje følgende:

Formålet med optagelsen/streamingen

Du skal meningsfyldt kunne forklare, hvorfor det er relevant – og hvad det faglige mål er med - at streame/optage undervisningen. Det kunne fx være:

  • at du gerne vil give de studerende adgang til materialet, når de læser op til eksamen,
  • at det er nødvendigt for at kunne tilbyde alle tilmeldte på kurset adgang til undervisningen
  • at det er nødvendigt af hensyn til afvikling/tilrettelæggelsen af kurset

Optagelsens indhold

Du skal overveje, om din optagelse/streaming indeholder følsomme, fortrolige eller almindelige personoplysninger om kursets studerende eller andre. Billede og stemme er som udgangspunkt almindelige personoplysninger, mens fx helbredsoplysninger er følsomme personoplysninger (se typer af personoplysninger). Vær også opmærksom på, om studerende evt. utilsigtet videregiver følsomme personoplysninger fx i kursets chatfunktion.

Hvis din optagelse/streaming indeholder følsomme personoplysninger, bør du overveje at redigere det ud af optagelsen. Kontakt også gerne Uddannelsesjura, hvis du er i tvivl. 

Hvis du selv planlægger at bruge personoplysninger fra en udefrakommende ved lyd/billede i undervisningen, f.eks. i forbindelse med en patient-case, forudsætter det udtrykkeligt samtykke fra pågældende person. Samtykket skal også omfatte samtykke til streaming/optagelse af undervisning – og det skal indhentes inden undervisningen.
 

Krav om aktiv deltagelse i studieordningen?

Hvis der i studieordningen er krav om aktiv undervisningsdeltagelse med fremlæggelse, skal du som underviser overveje, om det er nødvendigt, at der streames eller optages, mens de(n) studerende fremlægger. Er det ikke nødvendigt, skal optagelsen sættes på pause, mens der fremlægges. I modsat fald skal du kunne forklare, hvorfor en fremlæggelse også skal optages og lægges i det lukkede kursusrum i Brightspace.

Ved streaming og optagelser placeret uden for kursusrummet i Brightspace og Panopto

Som udgangspunkt skal alle optagelser/streaming af undervisning placeres i kursusrummene i Brightspace. Hvis du ønsker at gøre streaming eller optaget undervisning, hvor man kan identificere de studerende, tilgængelig uden for kursusrummet i Brightspace eller i Panopto, kræver det, at de studerende giver aktivt samtykke. Kan der ikke opnås samtykke, er det ikke umiddelbart muligt at anvende materialet uden for kursusrummet.

Enhver, der har givet samtykke til at medvirke i en streaming eller optagelse, kan tilbagekalde sit samtykke. Hvis optagelsen af undervisning er tilgængelig uden for holdets kursusrum i Brightspace eller Panopto, skal du som underviser fjerne pågældende optagelse, hvis samtykke trækkes tilbage.

Opsummering

Krav om samtykke Krav om sletning af optagelse
Optagelser kun af underviser Nej Nej
Optagelser af andre, men lagt i holdets kursusrum i Brightspace eller i Panopto Nej  Slettes efter semestrets afslutning
Optagelser af andre placeret udenfor holdets kursusrum i Brightspace eller Panopto Ja Slettes, hvis samtykket trækkes tilbage

Slette, redigere og genbruge optagelser

Hvilke optagelser skal slettes? Og hvornår?

Efter semestrets afslutning er AU forpligtet til at slette optagelser i kursusrummet i Brightspace. Sletning sker automatisk efter ni måneder, når det er lagt korrekt i mappen i kursusrummet. Hvis der er givet samtykke til, at optagelsen må bruges, eller der ikke optræder personer på optagelsen, er der ikke krav om sletning.

Kan jeg slette og redigere i optagelserne i kursusrummet i Brightspace?

Som underviser kan du altid redigere, rette og slette i det undervisningsmateriale, der ligger i et lukket kursusrum i Brightspace. Det har du uden videre adgang og ret til at gøre i det aktuelle kursusrum i det igangværende semester. Der henvises dog til universitetets aftale om ophavsret til undervisningsmateriale.

Må jeg genbruge mine optagelser?

Hvis du ønsker at genbruge dine optagelser på tværs af hold eller årgange, skal du have samtykke fra de studerende, der optræder på optagelserne.

De studerendes rettigheder og forpligtelser

De studerende må hverken optage undervisning eller dele underviserens optagelser af undervisning, som ligger i et kursusrum i Brightspace eller på Panopto uden underviserens og de medstuderendes samtykke.

Hvis studerende optager eller deler uden samtykke, er det et brud på universitetets ordensregler og en krænkelse af undervisernes ophavsret. Brud på ordensreglerne håndteres i overensstemmelse med AU’s disciplinære regler.

Undtagelser

Hvis en studerende ønsker at optage undervisningen som led i studieassistentordningen eller dual career-ordningen, kan dette – af hensyn til medstuderende - ved holdundervisning kun ske med undervisers og medstuderendes samtykke.

Ved forelæsninger skal optagelsen varsles for underviser senest en uge før undervisningen finder sted.

Studerende, der som led i specialpædagogisk støtte (SPS) har brug for at optage undervisning, og på grund af funktionsnedsættelsen eksempelvis får tildelt en diktafon, kan optage undervisning uden samtykke. Den studerende skal varsle dette overfor underviser, senest en uge før optagelsen finder sted.

Ved holdundervisning eller forelæsninger, skal optagelser, der er omfattet af ovenstående undtagelser, så vidt muligt undgå at omfatte medstuderendes personoplysninger, f.eks. billedoptagelser af medstuderende, personoplysninger på en tavle eller tilsvarende. Optagelsen skal slettes, så snart den er brugt til formålet og senest ved semesterets afslutning. Optagelser må aldrig deles med andre, og deling betragtes som et brud på universitetets ordensregler og en ophavsretlig krænkelse.

Standardtekst til Brightspace

Her finder du et forslag til en standardtekst til de studerende om optagelse og streaming af undervisningen, som du kan lægge på kursets forside i Brightspace:

Undervisningen eller dele af undervisningen i dette fag optages/streames. Formålet er at sikre, at undervisningen udbydes til alle fagets studerende/at udbyde fleksibel, moderne og tidssvarende undervisning. Behandlingen af personoplysninger foretages med hjemmel i persondataforordningens art. 6, litra e. Optagelsen/streamingen deles ikke med andre end fagets konkrete studerende og underviser(e), og optagelsen er alene placeret i dette lukkede kursusrum, med mindre samtlige optrædende (registrerede) har afgivet samtykke til andet. Optagelsen vil blive opbevaret til semesteret er afsluttet, og eksamen har fundet sted, og slettes automatisk senest efter ni måneder, med mindre samtlige optrædende har afgivet samtykke til andet. Registrerede (studerende) har ret indsigt i egne personoplysninger, og alle samtykker kan til enhver tid trækkes tilbage. Registrerede (studerende) har ret til at klage til Datatilsynet.

Dataansvarlig:
Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000 Aarhus C

AU’s databeskyttelsesrådgiver:
Søren Broberg Nielsen (dpo@au.dk)