Nedenstående principper er udarbejdet for at sikre ensartet journalisering på tværs af bygningsområdet på Aarhus Universitet. Principperne er udarbejdet af WorkZone-arbejdsgruppen på bygningsområdet, som består af repræsentanter fra hvert hovedområdes Bygningsservice samt en repræsentant fra AU Bygninger.
Som offentlig myndighed er Universitetet forpligtet til at dokumentere sit virke i et godkendt ESDH-system (Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem). På Aarhus Universitet benytter vi WorkZone. Universitetet kan indgå aftaler med Statens Arkiver om, at nogle sager afleveres i fagsystemer. Bemærk at mapper i Outlook, private- og fællesdrev, One Drive, USB-stick mv. ikke er godkendte fagsystemer. Du skal derfor journalisere sagsrelevante mails og dokumenter fra disse drev i WorkZone.
Sager med forretningskritisk dokumentation skal journaliseres. Det gælder eksempelvis ledelsesbeslutninger, kontrakter, skøder, beslutninger i formelle mødefora samt dokumenter, e-mails, breve mv. i de sager, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det gælder også en mundtligt meddelt afgørelse (journaliseres som et notat). Det er vigtigt at journalisere alle oplysninger, som indgår i afgørelsens beslutningsgrundlag. Aftaler og kontrakter indgået med eksterne (herunder leverandører, lejere og studerende) skal du også journalisere.
Du kan sammenligne en sag med en fysisk mappe, hvor du gemmer alle de dokumenter, e-mails, notater mv. som du indsamler for at løse en opgave/gennemføre et projekt. Når du opretter en sag, skal du påføre sagen nogle forskellige data ud fra det emne, sagen omhandler – fx et sagsnummer, titel, ansvarlig enhed og sagsbehandler.
WorkZone-arbejdsgruppen på bygningsområdet udarbejder retningslinjer for forskellige typer af sager, som skal journaliseres i WorkZone. Retningslinjerne finder du på hjemmesiden.
På AU journaliserer vi efter enkeltsagsprincippet. Det betyder, at den enkelte sag alene indeholder de dokumenter, parter, noter mv., der er relevante for den specifikke opgave. Når opgaven er færdigbehandlet, skal du afslutte sagen.
Afvigelser fra enkeltsagsprincippet
I enkelte tilfælde opretter vi samlesager fremfor enkeltsager. Det gælder fx:
Den enkelte medarbejder har ansvaret for at sikre både sagens oprettelse og journalisering af løbende korrespondance vedrørende sagen.
Når du navngiver en sag, skal du ud fra sagens tema give sagen en kort og sigende titel. Det gør det lettere for dig selv og andre at søge sagen frem senere.
Bygningsområdet har inden for flere sagsområder specifikke regler for navngivning af sagerne. Reglerne finder du i procesbeskrivelserne på hjemmesiden.
Når du opretter en sag, skal sagen have et journalnummer ud fra AUs journalplan. Journalplanen er inddelt i hovedgrupper, dernæst i emnegrupper og endelig i sagsgrupper. Journalplanen er indlejret i WorkZone, så når du opretter en sag, skal du vælge den sagsgruppe, som du er ved at løse en opgave indenfor (fx ”studenterorganisationer” sagsgruppe 403), og derefter giver WorkZone automatisk sagen et unikt journalnummer.
For at sikre mulighed for samarbejde og videndeling på tværs af AU, er emnesagerne i WorkZone i udgangspunktet åbne for alle medarbejdere. Dog skal du være opmærksom på, at det kun er tilladt at tilgå sager, der er relevante i en arbejdsmæssig sammenhæng. Da systemet logges, skal du kunne begrunde, hvilken relevans sagen har haft i relation til din arbejdsopgave. Hvis du uberettiget læser sager uden relevans for dine arbejdsopgaver, vil dette være forbundet med tjenstligt ansvar og kan udløse en disciplinærsag.
Sager med følsomme eller fortrolige personoplysninger kan oprettes med et særligt indblik, så kun den/de medarbejdere, der er sagsbehandlere på sagen, kan åbne de relevante dokumenter. Du kan begrænse adgangen til en sag med tre typer af indblik:
Parter på en sag kan være personer, virksomheder, organisationer mm. I WorkZone kan disse være oprettet som kontakter, og når de knyttes til en sag, kaldes de parter.
GDPR-loven foreskriver, at vi som offentlig institution skal kunne svare fyldestgørende, hvis en person spørger Universitetet, hvilke oplysninger vi har på vedkommende. Dette kan vi kun svare på, hvis personen er tilknyttet alle relevante sager som part. Der skal således tilknyttes en part på fx køretilladelser, lokalelåneaftaler og kontrakter.
Alle dokumenter, der er relevante for dine arbejdsopgaver og sagsbehandling, skal gemmes i WorkZone. Det gælder både mails, Excel-, Word- og PowerPoint-filer samt billeder, tegninger og lydfiler mv. Journalisering af en sag i WorkZone består af følgende steps:
Al data, vi behandler på AU, skal klassificeres. Det gælder også de dokumenter vi journaliserer i WorkZone. Data klassificeres som enten offentligt data, interne data, personfølsomme data og fortrolige data. Klassifikation af data er et centralt punkt for informationssikkerheden.
Du kan slette udkast, men du kan ikke slette arkiverede dokumenter i WorkZone. Hvis et dokument er blevet arkiveret på en forkert sag, skal du flytte det til den rigtige sag. Hvis du ved en fejl har arkiveret et dokument, skal du kontakte din superbruger.
Hvis der til en sag hører meget store fysiske dokumenter, som ikke kan scannes, fx oversigtskort, skal du i den relevante sag notere, hvor det fysiske dokument forefindes. Findes dokumentet i et andet fagsystem, skal der være en henvisning hertil.