Tidsregistrering i AU IT

Status på Tidsregistrering

Mandag d. 14. marts blev der på LSU gjort status på tidsregistreringen i AU IT.

LSU besluttede at genetablere en lille arbejdsgruppe, der tidligere har arbejdet med emnet. Gruppen skal være tovholder på det videre udviklingsarbejde med rapportering og på kommunikation omkring spilleregler, retningslinjer mv.  Medarbejderrepræsentanter i gruppen er Ole Hermansen, Christian Grøndberg, Johnny Skov Petersen og Heidbra Jonsdottir. Fra ledelsesside deltager Steener Oksbjerre, Kaj Søndergaard Laursen og Kristine Stougård Thomsen..

Som bekendt er formålet med at indføre tidsregistrering:
1) at skabe transparens omkring ressourceforbruget;
2) at opsamle erfaring, der kan gøre os dygtigere til at estimere;
3) at styrke dialogen mellem medarbejder og teamleder om prioritering i dagligdagen.

Vi er nu nået så langt, at de allerfleste er godt i gang med at tidsregistrere i Tempo/JIRA. Teamlederne følger op hos de resterende, og datakvaliteten vil gradvist blive bedre og bedre efterhånden som folk bliver mere fortrolige med denne nye praksis. Den komplette "timeseddel" i JIRA/Tempo kan ses af den enkelte medarbejder og vedkommendes leder, men ikke af andre. Dermed er grundlaget for punkt 3 i formålet skabt, og vi opfordrer alle til at tage dialogen og undervejs løbende forbedre registreringspraksis.

Punkt 2 i formålet er gjort til et indsatsområde under pejlemærket ”leveranceevne” i målbilledet for AU IT og vil derfor blive konkretiseret yderligere i den kommende tid.

Med hensyn til punkt 1 i formålet blev der på LSU fremvist de første rapporter fra tidsregistreringen for AU IT som helhed. Der er blevet etableret en rapporteringsløsning, der fungerer ved at data overføres fra JIRA/Tempo til en Oracle database, hvor al tid registreret på TTPV internal issues (="øvrig tid") frasorteres på vejen. Fra Oracle databasen kan en betroet sekretær via en knap i mit.au udtrække data til Excel, hvor pivot-tabeller danner rapporter. Se nedenfor et udsnit af en sumrapport, hvor de forskellige enheders tidsforbrug på projekterne kan ses.  

Der udestår stadig noget arbejde med at mappe navnene på issues i JIRA til den navngivning vi ønsker i rapporteringen i pivot-tabellerne i Excel, så vi får summeret ting, der handler om det samme på tværs af teams i AU IT og på et niveau, der svarer til den kapacitetsplan, vi har fået godkendt i LEA for 2016. Men vi er godt på vej. Så snart mapningen er helt på plads vil vi publicere et par rapporter internt i AU IT og begynde at indsamle ønsker til yderligere forbedringer. Senere vil vi sammenstille tallene med kapacitetsplanen for 2016.

Der har været en misforståelse omkring de ”internal” registrerings-issues i JIRA/Tempo, der ligger i JIRA-projektet TTPV, som uheldigvis var blevet navngivet med udtrykket "private" issues. Vi har nu omdøbt TTPV projektet til ”TT-Øvrig tid”, fordi der ikke er tale om "privat" tid, men "øvrig" arbejdstid, som blot ikke hører til de faglige kategorier at tid, som vi har valgt at forlange registreret. Registreringer på issues under TTPV er dermed blot et tilbud til dem, der ønsker at få ugesummen til at blive 37, så de kan holde styr på flexen. Timer registreret under TTPV går ikke videre til rapportering, men kan naturligvis ses af ens leder i JIRA/Tempo.

NB: Hvis du har benytter et filter baseret på projektnavne, så lav det om til filter på project-key i stedet. Så bliver det robust over for denne type navneændring af projekter.

Find vejledning under ”AU Hjælp” punktet i hovedmenuen i JIRA, som løbende vil blive udbygget. Vi vil arbejde videre med at udvikle gode visninger i JIRA/Tempo til projektledere og teamledere og evt. også til de enkelte medarbejdere.

Ønsker til oprettelse af nye JIRA-projekter og issues kan allerede nu afleveres gennem nærmeste leder til Steener Oksbjerre eller Anja (anja91@au.dk). Sådanne ønsker kan fx bunde i ønske om mere detaljeret registrering til opsamling af erfaringer med estimering.

Når et projekt slutter, og man går i forvaltning med et nyt system, opretter man enten ét registreringsissue til systemet under et af tidsregistreringsprojekterne ”TT…” eller man opretter et forvaltningsprojekt i JIRA, der dynamiske kan oprettes løbende opgaver/issues under. Kontakt Steener eller Anja.

Processerne vil blive beskrevet på Confluence.