Vision, hackathon, fuldtidsregistrering

17.08.2018 | Karen Bjorholm Viberg

Kære alle, velkommen tilbage

Efter den varmeste sommer i mange år er der nu ved at være godt i gang i kedlerne i alle teams og på alle gangene i AU IT. Vi håber, at alle har haft en god ferie og at I har fået tanket energi op til et efterår, der ikke har udsigt til at blive mindre hektisk end det foregående halve år. Det er jo heldigvis sådan, at vi har travlt. Det skyldes ikke mindst at vores ydelser og kompetencer bliver mere og mere efterspurgte. Digitalisering er massivt på dagsordenen og AU IT spiller en afgørende rolle i udviklingen.

Arbejdet med AU IT’s vision for de næste 5 år vil fortsætte i efteråret, hvor vi fra ledelsens side vil igangsætte yderligere aktiviteter under de 11 indsatser, der findes i AU IT’s målbillede. Skulle I have glemt hvordan målbilledet ser ud, findes det på AU IT’s medarbejderportal [link til https://medarbejdere.au.dk/institutter/auit/ledelsens-blog/]. Peter Bruun Nielsen vil snarest komme på besøg i de enkelte teams og give en status for arbejdet med visionen og for at drøfte udvalgte elementer i den.

Hackathon

Et af indsatserne under visionen er ”Styrket innovation”. Som en aktivitet under denne indsats, vil vi i efteråret afholde et Hackathon i AU IT. Der er allerede udgået en invitation og vi håber at rigtigt mange vil bakke op om initiativet.

Et hackathon er en event hvor it-udviklere og andre kreative mødes og samarbejder intensivt om udvikling af prototyper, konceptudvikling eller videreudvikling af eksisterende systemer.

Målet med Hackathon’et er, at øve os i at samarbejde på nye måder og på at bringe vores kompetencer i spil i nye sammenhænge. Når vi hacker kombinerer og udvikler vi på kreativ vis systemer, data eller koncepter i ofte overraskende, mærkelige og helt nye former.

Det er hensigten at det omtalte Hackathon bliver det første i en række af Hackathons. Vi skal øve os på formatet og efterhånden som vi bliver bedre og bedre til det, er håbet, at vi også vil kunne bruge hacker-tilgangen til at løse mere konkrete og daglige opgaver og udfordringer.

Fuldtidsregistrering

Vi har i ledelsen truffet beslutning om, at vi pr. 1. september skal overgå til fuldtidsregistrering.

Beslutningen er truffet af chefgruppen i AU IT og den er efterfølgende blevet udmøntet i retningslinjer mv. af en arbejdsgruppe under LSU. Vi vil gerne takke medarbejderrepræsentanterne i LSU for at have gjort et stort og grundigt arbejde med at få skabt et grundlag for fultidsregistreringen, som forhåbentligt vil gøre overgangen til fuldtidsregistrering nem og smertefri.

Alle medarbejdere vil modtage en mail med nærmere beskrivelse af hvordan der fremadrettet skal registreres. Emnet vil desuden blive taget op på teammøder i nærmeste fremtid. Det er vigtigt i sætter Jer godt ind i de nye retningslinjer.

Formålet med tidsregistreringen har ikke ændret sig. Vi registrerer vores tid, fordi vi har et meget stort behov for at kunne redegøre for vores tidsforbrug på projekter og forvaltning mv. over for ledelsen og overfor alle vores partnere og brugere i organisationen. Det er en forudsætning for at kunne få den rette finansiering og normering og for at kunne argumentere for vores prioriteringer.

Samtidigt betragter vi tidsregistrering som et vigtigt værktøj i vores planlægning. Erfaringstal er og bliver det bedste grundlag at estimere opgavers og projekters omfang ud fra.

Endelig mener vi også, at tidsregistreringen er et nyttigt redskab i dialogen mellem den enkelte medarbejder og dennes leder. Vi vil i efteråret i ledelsen arbejde mere målrettet med det sidstnævnte formål, således at alle medarbejdere mærker, at tidsregistreringerne bliver et centralt redskab i den løbende ledelse.

At vi har besluttet at overgå til fuldtidsregistrering, skyldes et ønske om at skabe fuld transparens om alle vores aktiviteter. Ved også at kunne redegøre for den tid vi bruger på administration, ledelse, kompetenceudvikling mv. kan vi give et samlet billede af omkostningerne ved vores services.

Ligeså væsentligt er det, at det har været vores oplevelse, at det talgrundlag vi hidtil har skabt med tidsregistreringen, har været for uensartet. Vi er overbeviste om, at uklarheder og manglende forståelse af registreringskategorier har været en medvirkende årsag til dette – hvilket også fremgik af den evaluering af den hidtidige praksis, der blev lavet i efteråret. Vi håber, at vi med de nye kategorier og de retningslinjer, der følger med dem, vil gøre registreringsarbejdet nemmere og at det vil føre til mere retvisende tal.

Den arbejdsgruppe under LSU, der har udarbejdet retningslinjerne, vil blive gjort permanent, og gruppen vil følge arbejdet med de nye kategorier tæt og lave justeringer, hvis det viser sig nødvendigt. Gruppen står desuden til rådighed for spørgsmål.

MVH

Chefgruppen

AU IT