Hjælpeværktøjer til implementering og FAQ

Det er fordi, der er stor forskel på institutter og administrative enheders størrelse, og dermed er der forskelligt behov for at organisere sig, så det understøtter opgaveløsningen bedst muligt. Så eksempelvis en forskningsgruppeleder kan både være på niveau 5 eller 6 alt efter, hvor mange ledelselag det giver mening at have i det pågældende område.

Ja, daglig personaleledelse.

Ansatte ph.d.-studerende er ikke en del af ledelsesstrengen, men er i delegeringsbestemmelserne omfattet af ordet 'personale'. Selve ph.d.-uddannelsen er reguleret i ph.d.-bekendtgørelsen og håndteres i regi af ph.d.-skolerne og falder dermed uden for delegeringsbestemmelserne.

Fordi delegeringsbestemmelserne beskriver delegering af ledelse inden for ledelsesstrengen (linjeledelsen), og en studieleder er ikke altid en del af ledelsesstrengen, men kan være det, hvis vedkommende eventuelt også er viceinstitutleder. Studieledelse er desuden beskrevet i vedtægten.

Helt lavpraktisk er det et spørgsmål om, at man på tværs af ledelsesniveauer holder hinanden orienteret om de vigtigste forhold. Det kan f.eks. være med en fast møderække imellem leder og leders leder med en fast agenda, hvor der drøftes status, vigtigste opdateringer og eventuelle udfordringer på personaleforhold, kerneopgaven i området (forskning, uddannelse, administrative opgaver mm.), økonomi mm.

Bevillingshaver er den person, som en bevilling fra eksempelvis en fond er givet til.

Ja, det er det.

Det kommer an på om du også har en rolle i linjeledelsen som eksempelvis viceinstitutleder, sektionsleder, afdelingsleder eller forskningsgruppeleder med økonomisk og/eller personaleansvar. Hvis du har det, skal du have en delegeringsskrivelse, der beskriver præcis, hvilket mandat du har.

Man kan vælge at skrive det ind i delegeringsskrivelsen, og hvis det ikke er skrevet ind, så vil beslutningsmandat gå et niveau op i organisationen i forbindelse med længere fravær, jf. punkt  1.6 i de generelle bestemmelser.

Institutleder er underskriver på delegeringsskrivelsen og dermed godkender. Hvis det lokalt er besluttet, at én rolle altid har et bestemt mandat, så fastlægges det lokalt, hvordan man dokumenterer, at institutleder har godkendt dette for flere personer i samme type rolle.

Man kan kun disponere indenfor det budget, man er ansvarlig for. Har man f.eks. et budget på 10 mio. kr., kan man samlet set ikke disponere udgifter, der overstiger budgettet. Ved disponering indenfor budgettet skal der bl.a. også tages stilling til, at der kun anskaffes varer/tjenesteydelser, der vedrører det formål, budgettet er givet til.

Alle budgetansvarlige ledere på AU har ansvar for, at midlerne inden for deres område bruges ansvarligt og i overensstemmelse med gældende politikker og retningslinjer. Det formelle ansvar for AUs samlede budget ligger ved rektor. Rektor har valgt at uddelegere ansvaret for dele af budgettet til dekaner, erhvervsdirektør og universitetsdirektør, som igen har uddelegeret dele af deres budgetter. Selvom et budget er uddelegeret til andre ledere, er det stadig den øverste leders ansvar, at det samlede budget overholdes og at lovgivning mv. ligeledes overholdes. Ved at indføre prokuragrænser (beløbsgrænser), hvor en overordnet leder skal godkende særligt store disponeringer, sikres en understøttelse af lederens muligheder for at leve op til sit budgetansvar.

Beløbsgrænserne for enkeltstående disponeringer vedrører godkendelsen af, at en rejse må foretages indenfor det aftalte beløb/budget for rejsen. Selve rejseafregningen, når rejsen er gennemført, skal kontrolleres og godkendes på sædvanlig vis.

Når man beslutter (disponerer) at købe en vare, der skal behandles som et anlægsaktiv, skal man være opmærksom på, at købet vil påvirke budgetterne flere år frem i tiden. Det skyldes, at et anlægsaktiv skal afskrives over en flerårig periode. Beslutter man f. eks. at købe en tjenestebil, så vil det medføre, at man disponerer en udgift i de kommende 5 års budgetter, da en bil skal afskrives over 5 år.

Ledere på niveau 3 kan beslutte en bagatelgrænse for enkeltstående dispositioner på op til 2.000 kr. for alle medarbejdere eller en gruppe af udvalgte medarbejdere på eget institut/område. Bagatelgrænsen betyder, at der ikke kræves en delegeringsskrivelse eller forudgående skriftlig godkendelse fra en budgetansvarlig for indkøb på under 2.000 kr.

En godkendt bevilling vil typisk være en del af et større, overordnet budget. Hver gang der foretages et indkøb, skal man forholde sig til, om indkøbet overholder formålet med bevillingen, at indkøbet ikke medfører, at det bevilligede beløb overskrides mv., så det sikres, at det samlede, overordnede budget ikke overskrides. Det er derfor vigtigt, at den ansvarlige leder for det samlede overordnede budget er orienteret om større indkøb, der potentielt kan have betydning for, om det samlede budget kan overholdes.

Et godkendt projekt vil typisk være en del af et større, overordnet budget. Hver gang der foretages et indkøb, skal man forholde sig til, om indkøbet overholder formålet med projektet, at indkøbet ikke medfører, at det bevilligede beløb overskrides mv. så det sikres, at det samlede, overordnede budget ikke overskrides. Det er derfor vigtigt, at den ansvarlige leder for det samlede overordnede budget er orienteret om større indkøb, der potentielt kan have betydning for, om det samlede budget kan overholdes.

Beløbsgrænserne gælder for budgetansvarlige ledere. Hvis en leder ikke har ansvar for sit "eget" budget, vil lederne altid skulle aftale indkøb med den budgetansvarlige leder, inden indkøbet foretages.

Beløbsgrænserne gælder pr. indkøb. Dvs., at hvis en niveau 5 leder ønsker at anskaffe varer eller tjenesteydelser, der samlet set koster mere end 100 t.kr., så skal indkøbet godkendes af den budgetansvarlige niveau 4 leder. Såfremt varen/tjenesteydelsen koster mere end 750 t.kr., skal indkøbet godkendes af den budgetansvarlige niveau 3 leder.

Når man får et AU kreditkort, er kortet sat op med en fast beløbsgrænse, som er godkendt af en hertil bemyndiget person. Derfor kræves der ikke en delegeringsskrivelse til indehavere af et AU kreditkort.

Denne type vare vil som udgangspunkt skulle bestilles via indkøbsmodulet i IndFak. Indkøb, der foretages via IndFaks indkøbsmodul, f.eks. kontorartikler, kræver ikke en delegeringsskrivelse, da disponeringsgrænsen er styret systemmæssigt, og bemyndigelsen er givet  i forbindelse med tildeling af rettigheder i IndFak. Foretages indkøbet udenom IndFak, kræves en delegationsskrivelse, hvis der indkøbes for mere end 2.000 kr.

Har du brug for at købe ind for et beløb over beløbsgrænsen, skal du have din leders godkendelse af indkøbet. Dette kan f.eks. ske via en mail, hvor lederen siger OK for indkøbet.

Nej, det afhænger af den lokale beslutning af, hvordan man vil styre budgettet.

Det er beskrevet i bilaget omkring personaleledelse. 
Samlet personaleledelse omfatter: 
- daglig personaleledelse 
- mandat til ansættelse, afskedigelse og sanktionering
- afholdelse af lønforhandling (inden for en af delegationsgiveren fastsat ramme). 

Daglig personaleledelse omfatter at: 
- tage ansvar for og sikre enhedens arbejds- og personaleforhold, herunder faglig ledelse, strategisk personaleplanlægning samt fremtidige kompetence- og evt. rekrutteringsbehov i enheden
- give rammer og retning for arbejdets udførelse, herunder prioritering, kvalitetssikring, løbende feedback og koordinering med relevante parter. 
- lede arbejdet med trivsel og arbejdsmiljø i enheden, herunder medarbejdernes tilknytning/fastholdelse. 

Derudover omfatter daglig personaleledelse indstilling vedr. lønforhandling, afholdelse af MUS og karrieresamtaler samt sygefraværssamtaler, dog ikke afledte ansættelsesretlige konsekvenser. MUS kan kun delegeres til såkaldte MUS-ansvarlige uden personaleledelse i de tilfælde, hvor det fagligt og organisatorisk giver mening for begge parter og skaber en mere nærværende MUS.

Det er en leder, der er ansat som teknisk administrativt personale, fx institutleder, vicedirektør, funktionschef m.fl.

Det er en leder, der er ansat inden for den videnskabelige stilingsstruktur, og hvis hovedopgaver er undervisning, forskning og udvikling samt myndighedsbetjening med begrænsede ledelsesopgaver ved siden af. 

Nej, en leder på niveau 4 kan have daglige ledelse over alle typer medarbejdere, men aldrig ansættelses- og afskedigelsesmandat i forhold til fastansat VIP.

Ansatte ph.d.-studerende er ikke en del af ledelsesstrengen, men er i delegeringsbestemmelserne omfattet af ordet 'personale'. Selve ph.d.-uddannelsen er reguleret i ph.d.-bekendtgørelsen og håndteres i regi af ph.d.-skolerne og falder dermed uden for delegeringsbestemmelserne.

MUS kan kun delegeres til såkaldte MUS-ansvarlige uden personaleledelse i de tilfælde, hvor det fagligt og organisatorisk giver mening for begge parter og skaber en mere nærværende MUS.

Ja, VIP og TAP beskriver kun, hvordan lederen selv er ansat. Som TAP-ansat leder er der ingen begrænsninger for ledelse. Som VIP-ansat og leder er der begrænsninger for, hvor meget tid der må bruges på opgaver, der tager tid fra den frie forskning.

Det skal den, hvis det forventes, at ledelse fylder meget i stillingen, så det ikke giver mening at ansætte vedkommende på den videnskabelige stillingsstruktur. Så længe ansættelsen er på den videnskabelige stillingsstruktur, kan en sektions- eller afdelingsleder udpeges, og det kræver ikke opslag af stillingen.

Fordi hovedopgaverne i VIP stillinger er undervisning, forskning og udvikling samt myndighedsbetjening og kun i begrænset omfang administration og ledelse. Universitsledelsen har derfor besluttet, at en VIP-leder kun kan have samlet personaleledelse for post docs, videnskabelige assistenter og lignende.

Det henviser til stillinger, som ikke er faste ansættelser af umiddelbar strategisk karaktér, det kan dreje sig om rådgivere, projektmedarbejdere.