Medarbejderservice på AU  »  HR

Særlige feriedage i mitHR

Håndtering af Særlige feriedage i mitHR

Denne side indeholder alle vejledninger, der er relevante i forbindelse med Særlige feriedage. 

Læs mere om Særlige feriedage på AU's hjemmeside

Få svar på spørgsmål om afholdelse, håndtering af restsaldo og overførsel i FAQ'en nederst. 

Overførsel af særlige feridage

Denne vejledning beskriver hvordan du overfører særlige feriedage til næste ferieår. 

Overførsel af særlige feriedage skal ske efter aftale mellem medarbejder og nærmeste leder. 

Overførsel af særlige feriedage skal håndteres i mitHR af en fraværsadministrator i slutningen af april.

Arbejdsgangen består af to steps: 

  1. Nedreguler pr. dags dato (eller 30/4) med aftale antal dage på planen Særlige feriedage.
  2. Opreguler pr. 01-05 med aftale antal dage på planen Særlige feriedage.

OBS: Laves overførelsen på den anden side af overgangen til nyt ferieår, skal nedreguleringen ske pr. 30/4.

Link til boks

27 STEPS

1.

Step 1 image

2. Klik på Fraværsrecords

Step 2 image

3. Fremsøg person på navn eller AUID

Step 3 image

4.

Step 4 image

5. Marker linjen; Særlige feriedage, så den er markeret.

Step 5 image

6. Klik på Tilmeldinger og reguleringer og vælg Reguler saldo

Step 6 image

7. I dette tilfælde skal der overføres 5 særlige feriedage til næste afholdelsesår.

Vælg årsag: Overførsel af særlige feriedag

Step 7 image

8. Skriv det antal dage, som skal overføres i Reguleringsbeløb og HUSK at sætte minus (-) foran antal dage.
I dette tilfælde tastes der -5, da vi gerne vil overflytte 5 særlige feriedage.

Step 8 image

9. Sæt Datoen til dagsdato (20-03-2023)

Step 9 image

10. Klik på Afsend

Step 10 image

11. Nu kan vi se at planen: Særlige feriedage står med en saldo på 0 dage, da du har trukket dagene fra saldoen

Step 11 image

12.

Step 12 image

13. Klik på Særlige feriedage

Step 13 image

14. Klik på Tilmeldinger og reguleringer

Step 14 image

15. Klik på Reguler saldo

Step 15 image

16. Vælg årsag: Overførsel af særlige feriedage

Step 16 image

17. Skriv antallet af overførte dage i Reguleringsbeløb.
OBS: dette skal stemme overens med dagene i step 1, som du trak fra saldoen.
I dette tilfælde vil det sige 5 dage.

Step 17 image

18. Sæt Dato til 1. maj 2023, hvor det nye afholdelsesår starter

Step 18 image

19. Klik på Afsend

Step 19 image

20. Klik på planen: Særlige feriedage for at se at overførslen er sket.
Da vi satte datoen til 1. maj 2023, som er ude i fremtiden. Derfor kan man kun se dagene på saldoen ved at åbne planen og ændre dato.
Den 1. maj 2023 vil du se saldoen ændre sig her.

Step 20 image

21. Sæt datoen til 1. maj 2023, da det var den dato, vi angav dagene skulle være tilgængelig igen

Step 21 image

22. Klik på Start/pilen

Step 22 image

23. Saldoen står nu med 5 dage, som vi overførte.
Den 1. maj 2023 vil de nye optjente særlige feriedage tilskrives saldoen, så den kommer til at stå med 10 særlige feriedage i alt.
OBS: dette er først muligt at se den 1. maj

Step 23 image

24. I beskrivelsen er overførslen angivet som en Regulering på 5 dage

Step 24 image

25. Gå til Detaljer for at se begrundelsen for reguleringen

Step 25 image

26. Her kan du se årsagen til reguleringen.

Step 26 image

27. Du er nu færdig.
Klik på OK for at komme ud af planen.

Step 27 image

Here's an interactive tutorial

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2109832/S-dan-overf-rer-du-feriedage-for-medarbejderen-fra-ferie-r-til-ferie-r--Sekret-r-?iframeHash=mobilequick-1

Udbetaling af særlige feriedage

Man skal ikke registrere udbetalingen af særlige feriedage i mitHR, men blot lade dagene stå på saldo/gå til fortabelse.
Dagene vil stadig blive udbetalt til medarbejderen. 

Udbetaling af særlige feriedage skal håndteres i mitHR i slutningen af april, og vil komme til udbetaling ved medarbejder i maj. 

Godt at vide:

  • Saldo, der ved årsafslutning står på eller under 0,10 vil ikke blive udbetalt. 

Link til boks

Opdatering af ferie og fravær

Når en medarbejder skifter timenorm, ændres timetallet i MSK af stamkortredaktøren, hvorefter det automatisk bliver opdateret i mitHR. Gør man brug af masseregistrering, skal man være opmærksom på, at opdaterer ferien og fraværet, som ligger EFTER ændringen. 

Tidligere var det HR-afdelingerne, som skulle opdatere timeændringen i mitHR, men denne arbejdsgang er nu automatiseret. 

Rapporten Afvigende fraværsregistreringer giver et overblik over medarbejdere, hvis fravær, der muligvis skal opdateres.

> > Læs vejledning: Rapport: Afvigende fraværsregistreringer

Arbejdsgang kort beskrevet - Opdatere fravær: 

  1. Klik på fraværsregistreringen, der tæller forkert
  2. Ryk startdatoen frem og tilbage
  3. Se hvordan startvarighed opdateret automatisk
  4. Ryk Slutdato frem og tilbage
  5. Se hvordan slutvarighed opdateret automatisk
  6. Gentag alle 5 steps på hver registrering, der tæller forkert

En timetalsændring, hvor ferie og fraværet ikke bliver opdateret, har følgende konsekvenser: 

  • Der kommer en fejlbesked, når man forsøger at registrere en fraværsdag (behøver ikke være ferie, kan sagtens være en sygdom)
  • Timetallet er højere eller lavere end normalt
  • Saldoen tæller muligvis ikke korrekt

Masseregistrering af særlige feriedage

Du kan masseregistrere særlige feriedage, når dagene er blevet frigivet pr. 2/4 i igangværende periode. 

Det vil sige, at man ikke kan masseregistrere særlige feriedage, der ligger inden for næste periode før april måned. 

Følg vejledningen for Masseregistrering. 

Omregner (Dage > Timer)

Brug nedenstående omregner til at regne dage om til timer

fx omregn 0,42 dag til timer ved 37 timers arbejdsuge = 3,108 timer

OBS - Husk at indsætte medarbejders arbejstid i nederste felt. 

Timeberegning af rest ferie under 1 hel feriedag

Hvad er af én dag, når man har timer om ugen ? F.eks. 0,42 Resultat pr. dag:Indsættes i timefeltet

Ændr eller annuller en regulering

Det er muligt at rette eller annulere en foretaget regulering i mitHR samt se, hvornår og hvem, der har lavet reguleringen. 

Du kan rette følgende: 

  • Reguleringsårsag
  • Antal dage i reguleringen
  • Fortegn for dagene (skal de trækkes fra eller lægges til)
  • Annullere en regulering (dvs. slette reguleringen)

Du kan se følgende: 

  • AUID på hvem der har foretaget reguleringen
  • Dato for hvornår den er oprettet
  • Dato for hvornår den sidst er opdateret

Du kan IKKE rette i datoen på regulering. Hvis du har skrevet forkert dato, skal du annullere den eksisterende regulering og oprette en ny på korrekt dato.

> > Læs vejledning: Ændr eller annullere en regulering

Link til boks

FAQ - Særlige feriedage

Afholdelse

Skal særlige feriedage afholdes i hele dage?

Nej - det er kun ordinære feriedage, der kun kan afholdes i hele dage. Særlige feridage kan godt holdes som delvis dage.

Hvornår kan man registrere Særlige feriedage for næste afholdelsesår?

Vi kan se at i april måned frigives de ny optjente særlige feriedage for medarbejderen, og vil være tilgængelige til brug efter 01-05.

Restsaldo

Medarbejder har mindre end 1 dag på sin saldo. Hvad gør jeg med den?

Flere løsninger:

  • Anbefaling - Medarbejder bruger den resterende særlige feriedag inden 30.04, også selvom den er under 1.
  • Resten overføres - af sekretær til næste år, efter aftale med leder.
  • Resten udbetales - sekretær lader resten stå på saldoen, så den går til fortabelse. Denne fortabelse vil blive udbetalt til medarbejderen. 

OBS - Der sker ingen automatisk overførsel af rest under 1 dag.

Medarbejder har stadig noget en rest på sin saldo. Hvad sker der med disse dage?

Hvis medarbejder ikke får dagene brugt eller aftalt overførsel, vil dagene automatisk blive udbetalt til medarbejderen.

Der sker ingen automatisk overførsel af rest under 1 dag.

Får vi, som sekretære, besked, hvis der står en rest på saldo ved afslutning af den særlige feriedagsperiode?

Nej - Det er enhedens eget ansvar at have overblik over medarbejdernes saldo på særlige feriedage.

Får medarbejderen besked fra HR DD, hvis der mangler at blive planlagt særlige feriedage?

Nej - Det er medarbejderen og enhedens ansvar at have overblik over saldo på særlige feriedage.

Overførsel

Hvornår er deadline for overførsel af Særlige feriedage?

2024: 15-05-2024

Hvornår skal jeg nedregulere og opregulere ved overførsel af særlige feriedage?

Nedregulering skal være pr. dags dato - på planen "Særlige feriedage"

Opregulering skal være pr. 01-05-2024 - på planen "Særlige feriedage"

Udbetaling 

Hvornår skal nedreguleringen være?

Der skal ikke laves en registrering af udbetaling af særlige feriedage.

Vejledning

Videovejledningen ligger nedenfor.

Få vejledningen som pdf, ved at vælge Print it/Print via pilen ned i vejledningen og tryk Start.

Der kan vælges mellem flere forskellige formater. Læs mere om brug af vejledninger her

Klik på firkanten i øverste højre hjørne i videoen for at maksimere videoen til fuld skærm.

Support

Fik du ikke svar på dine spørgsmål på denne side?

Se de forskellige muligheder for support på vores Supportoversigt.

Revideret 23.05.2025