Udgangspunkt for oprettelse af en enhed er, at det er ”noget” på AU, hvortil der meningsfyldt skal kunne adresseres post/henvendelser. Det kan være et institut, en afdeling, et bibliotek, men det kan også være et udvalg, en forskergruppe eller en forening.
Du kan finde en oversigt over enheder på mit.au.dk/guide
Tilføjelser og rettelser skal indsendes ved at benytte denne formular
Det er de tilknyttede attributter, der definerer karakteren af den organisatoriske enhed. Eksempelvis om det er en del af universitetets formelle organisatoriske struktur.
Intentionen er således, at få så meget af det, som meningsfyldt skal kunne identificeres på eller med tilknytning til universitetet (med en postadresse), registreret. Det meningsfyldte kan være defineret centralt eller decentralt ud fra de konkrete behov.
En enhed er identificeret ved et løbenummer – af praktiske årsager blev enhedsregisteret oprettet ved anvendelse af de gamle brugernumre hvor første ciffer var hovedområdeindikator – men det gælder ikke længere. De basale informationer for en enhed findes i tabellen ENHED.
De korte betegnelser starter med betydende ord. Hvis enhedstypen er foranstillet (fx. Institut for ...) efterstilles de som:
123456789.123456789.123456789.1234
, Inst. f.
, Studien.
, Cent. f.
, Afd. f.
Det korte af det lange: enheder skal oplyse 24 tegn, der meningsfuldt identificerer enheden på dansk (og engelsk, se senere).
Begrundelser:
Udover denne basale registrering, tilknyttes der attributter med strukturer, roller på folk der har embeder, eller foretager funktioner i relation til en enhed og yderligere oplysninger, eksempelvis engelske navne.
Strukturer i form af hierarkiske relationer mellem enhedsnumre (og så lige sted-koden) er gemt i ENHED_ATTR (ENHED_STRUKTUR ville være et bedre navn, men vi holder fast i det, den nu hedder…). Der er følgende strukturer:
Der er mulighed for at tilknytte yderligere oplysninger, i visse tilfælde på dansk og engelsk.
Tabellen hedder ENHED_SPROG (ENHED_ATTRIBUT ville være et bedre navn, men vi holder fast i det, den nu hedder…).
En attribut kan være nedarvet gennem linjehierarkiet (overenhed i struktur) - her markeret med nedarves
1: Kort sprogtekst på max. 34 tegn på engelsk Vi bruger ikke andre sprog. Skal være entydig (evt ved tilføjelse af hovedområde eller sygehus-identifikation.) og afsluttes med
", Dept. of , Study C. , Cent. f. , Sec. Of "
som omtalt for de korte danske betegnelser.
2: Lang sprogtekst Fulde navn for enheden på engelsk - vi bruger ikke andre sprog.
7: web-adresse for enhed på dansk og engelsk nedarves
11: CVR-nummer nedarves
12: P-nummer adressekode under det pågældende CVR-nummer nedarves
15: logostruktur struktur på logo-tekst nedarves
16: logourl URL for særligt enhedslogo på dansk og engelsk nedarves
21: medtages i PURE Flag for web-visning: 1=Ja, 0=Nej nedarves
30: Enhedsforkortelse Forkortelse, anvendt til betegnelse af enheden nedarves
52: Person PID typo3-side for medarbejderoversigt
53: Forskning PID typo3-side for forskningsoversigt
54: Aktivitet PID typo3-side for aktivitetsoversigt
55: Projekt PID typo3-side for projektoversigt
56: Presseomtale PID typo3-side for presseomtale
57: Afhandling PID typo3-side for afhandlingsoversigt
59: Andet PID typo3-side for Andet
71: Segl Basissprog for typo3-layout nedarves
72: Logo variant nedarves
74: logourlnegativ på dansk og engelsk nedarves
81: Maildomæne (domæne i AD - default au.dk)
82: Hosted domæne (JA hvis det er tilfældet)
Gennemgang ultimo 2023:
10: EAN-nummer nedarves
19: directory legacy AD-directory for enheden - anvendes i IDM nedarves
23: SLS-reg.nr. SLS-registreringsnummer (alle, der anvendes, er nu 28026) nedarves
24: SLS-grp.nr.(alle, der anvendes, er nu 28026) nedarves
25: SLSgulhus Intern lønangivelse af tilhørsforhold nedarves
48: PURE Indpakning på dansk og engelsk nedarves
51: Enheden medtages i PURE
61: Bygningsnr Enhedens bygningsnummer nedarves
62: GPS bredde breddegrad for indgangsdør til enheden nedarves
63: GPS længde længdegrad for indgangsdør til enheden nedarves
73: Farve Farvekode for brevpapir nedarves
Åbne attributter ultimo 2023 er lukket pr 21.12.2022
3: Bemærkninger et fritekstfelt
4: Tlf.område faktureringsgruppe for telefonapparater nedarves
5: OECD-fag til forskningsstatistik
6: OECD-enhed til forskningsstatistik
8: web-info sti på gl. au.dk (bruges ikke længere) nedarves
9: tværgående økonomigruppe (aldrig brugt)
13: Fusionsenhed enhedsbetegnelse i forbindelse med fusionen
14: SLS-konvertering enhedens SLS-nummer
17: kontorepost @au.dk-adressen for enheden nedarves
18: uid er uid til bl.a. OCES-signatur
22: fravær selvreg. (J/N) Adgang til selvregistrering af fravær (J/N) nedarves
26: Ikke fravær i WebAROS J/N-flag om fravær vises i WebAROS
31: Benyttes i mailadr. JA/NEJ flag om enhedsforkortelse anvendes vist ikke i mail
32: Logonavn (aldrig brugt - vist nok til at styre logoer i typo3) nedarves
40: Delregnskab - default nedarves
41: Sted - default nedarves
42: Projekt - default nedarves
43: Aktivitet - default nedarves
44: Bogføringskreds nedarves
45: Nødkontoplan (aldrig brugt) nedarves
91: Enhed skal lukkes pt. ubrugt flag for at enhed skal lukkes. Virker som en hovsa - bør udtrykkes vha. type 41 (Lukket enhed)
Roller funktioner og embeder knyttet til et enhedsnummer, fx. rektor, prorektor, dekan, prodekan, institutleder, sekretær, udvalgsmedlem, m.m.
Tabellen hedder ENHED_LEDER (ENHED_ROLLE ville være et bedre navn, men vi holder fast i det, den nu hedder…).