Medarbejderservice på AU  »  Økonomi

Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Implementering af formålsregnskab

  • Implementering af formålsregnskab

  • Informationer om projektet

Uddannelses- og Forskningsministeriet har besluttet, at alle uddannelsesinstitutioner fra 2021 skal udarbejde formålsregnskab efter andre principper end før. Det indebærer, at alle driftsomkostninger løbende skal regnskabsregistreres på hovedformål og efterfølgende fordeles på delformål.

AU har siden 2020 haft et projekt, der har til formål at sikre implementeringen af de nye principper. Projektet og de allerede etablerede forretningsgange er beskrevet nedenfor.

Læs mere om baggrund, formål og delformål

Uddannelsesinstitutionerne skal fra 2021 regnskabsregistrere på nedenstående hovedformål:

  1. Uddannelse
  2. Forskning og udvikling
  3. Formidling og videnudveksling
  4. Myndighedsbetjening, rådgivning og øvrige ydelser
  5. Kostafdeling og kollegier
  6. Generelle fællesomkostninger
  7. Bygninger og bygningsdrift
  8. Samproduktion (midlertidigt formål, der skal tømmes periodevist)

Det bemærkes, at formål 8 ikke er et ”rigtigt” hovedformål. Det benyttes til midlertidigt at placere poster, der i posteringsøjeblikket ikke entydigt kan henføres til hovedformål 1-7. Der skal ske en periodevis tømning af formål 8 ud fra en fordelingsnøgle – når regnskabsåret er slut, må der ikke være noget tilbage på formål 8.

Derudover skal de registrerede posteringer på formål fordeles videre til delformål. Registreringerne på ”Uddannelse” skal for eksempel fordeles videre på de enkelte uddannelser fra UFM’s uddannelsesregister. Dette skal tidligst ske fra regnskabsåret 2022. UFM arbejder på at beskrive de nærmere retningslinjer for dette i en kommende version af vejledningen.

Formålsregnskabet er en del af UFM’s Fælles kontoplan, som skal gøre uddannelsesinstitutionerne mere økonomisk sammenlignelige, så det er muligt at sammenligne enhedsomkostninger på tværs af institutionerne - eksempelvis uddannelsesomkostninger pr. studerende for de enkelte uddannelser.

Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte opdaterer løbende en vejledning, som beskriver regler og principper i den Fælles kontoplan. Vejledningen samt information om implementeringen af den fælles kontoplan kan findes på UFM’s hjemmeside her.

Proces og tidsplan

Projektets 3 Steps

Projektet opdeles i flere faser, eller "Steps" - som illustreret i nedenstående figur.

  • STEP 1

    • Step 1
       

    • Runde 1
      Alle eksisterende og aktive projekter mappes med et formål 1-8. Fremadrettet sikrer projektenheden, at alle nyoprettede projekter påføres formål. Dermed sikres det, at alle bogførte poster påføres et formål, helt analogt med at de også påføres stednummer, delregnskab osv.”

    • Runde 2
      Andelen der lander på formål 8 (samproduktion) skal nøglefordeles til de øvrige formål)

       

  • STEP 2

    • Step 2

      Her skal formål 7 tømmes og nøglefordeles ud på de øvrige formål. Efterfølgende skal formål 6 tømmes, og nøglefordeles ud på de øvrige formål. Det vil sige, at efter gennemførelsen af Step 2 vil formål 6 og 7 altså være tømte, og formål 1-4 så meget desto større. En væsentlig forskel til Step 1 er dog, at dette ikke behøver ske direkte i Navision. Dvs. at tømningen af formål 6 og 7 vil ske via en regnearkøvelse ultimo året, og altså ikke vil kunne aflæses direkte i Navision.
       

  • STEP 3

    • Step 3

      Her skal de registrerede omkostninger på formål 1-4 fordeles videre ud på delformål. F.eks. skal uddannelsesomkostninger fordeles til enkeltuddannelser. En væsentlig forskel til Step 1 er dog, at dette ikke behøver ske direkte i Navision.
       

Tidsplan for implementering

Fra 1. Halvår 2022: Step 1 anses som værende i drift. Step 2 og 3 forberedes i dialog med UFM, men skal tidligst gennemføres og afrapporteres for regnskabsåret 2022.

  • 1. Halvår 2022: Aflæggelse af formålsregnskab 2021 efter de nye principper. Dog kun kontering på hovedformål (Step 1).
  • 2. Halvår 2021: Bogføring af samproduktion ud fra de dannede nøgler i maj-juni. Desuden forberedelse af Step 2 og Step 3.
  • Maj –juni 2021: Gennemførelse af Step 1, runde 2 (nøgledannelsesproces) – bl.a. via møder mellem controllere og institutledelser
  • Januar – april 2021: Forberedelse af step 1, runde 2 (nøgledannelsesproces)
  • Oktober – december 2020: Gennemførelse af Step 1, runde 1 (mapping af projekter)
  • November 2019 - oktober 2020: Udarbejdelse af overordnede principper og model for implementering af formålsregnskabet

Projektets organisering

  • Styregruppe og referencegruppe

    • Styregruppe og referencegruppe
      Projektet refererede til og med februar 2022 til en styregruppe bestående af repræsentanter med bred ledelsesmæssig forankring og med repræsentanter fra alle hovedområder. Herefter overgik den ledelsesmæssige forankring til Ledergruppen i Økonomi (LGØ)

  • Deltagere i projektgruppe

    • Deltagere i projektgruppe
      Projektgruppen er nedsat med deltagere fra AU Økonomi og Bygninger samt de administrative centre på alle fakulteter. Projektgruppen står for den overordnede koordinering og sikrer fremdrift i projektet.
       

    • Mikael Østergaard, Økonomisekretariatet (projektleder)

    • Morten Vils Sørensen, Økonomisekretariatet

    • Morten Lyberth Grunnet, Økonomiafdelingen Arts/BSS

    • Tine Jørgensen, Økonomiafdelingen HE

    • Lasse Bjerg, Økonomiafdelingen Nat-Tech

       

  • Implementerings- og arbejdsgrupper

    • Implementerings- og arbejdsgrupper
      Der har gennem projektets levetid været nedsat adskillige arbejdsgrupper til at udvikle og implementere delelementer af formålsregnskabet. Deltagerne kan både indgå i fælles opgaveløsning, eller i mindre arbejdsgrupper med afgrænsede opgaver.

Interne vejledninger og controllingaktiviteter

Har du spørgsmål...

...skal du kontakte én af de lokale formålseksperter:

Revideret 15.09.2023
-
Webansvarlig