Medarbejderservice på AU  »  Økonomi

Formålsregnskab på AU

Uddannelses- og Forskningsministeriet (UFM) har siden 2021 arbejdet på et nyt regelsæt for formålsregnskabet. Det indebærer, at alle driftsposter skal regnskabsregistreres med hovedformål, og omkostningerne skal efterfølgende fordeles på delformål. Årene 2021 og 2022 blev mere eller mindre anset som ”pilotår” for formålsregnskabet. Dette forbehold gælder ikke længere fra regnskabsåret 2023, hvor alle data principielt kan offentliggøres af UFM.

Det eksterne regelsæt for formålsregnskabet er beskrevet i UFM’s konterings- og fordelingsvejledning (KFV). Til at supplere KFV’en har AU udarbejdet en række interne procedurer og forretningsgange. Disse er beskrevet nedenfor.

Læs mere om baggrund, formål og delformål

Uddannelsesinstitutionerne skal fra 2021 regnskabsregistrere på nedenstående hovedformål:

  1. Uddannelse
  2. Forskning og udvikling
  3. Formidling og videnudveksling
  4. Myndighedsbetjening, rådgivning og øvrige ydelser
  5. Kostafdeling og kollegier
  6. Generelle fællesomkostninger
  7. Bygninger og bygningsdrift
  8. Samproduktion (midlertidigt formål, der skal tømmes periodevist)

Det bemærkes, at formål 8 ikke er et ”rigtigt” hovedformål. Det benyttes til midlertidigt at placere poster, der i posteringsøjeblikket ikke entydigt kan henføres til hovedformål 1-7. Der skal ske en periodevis tømning af formål 8 ud fra en fordelingsnøgle – når regnskabsåret er slut, må der ikke være noget tilbage på formål 8. Herefter skal formål 7 og 6 tømmes og fordeles ud på formål 1-5, der anses for universitetets kerneaktiviteter. Tømningen sker ved hjælp af passende fordelingsnøgler pr. sted og foregår i Excel.

Derudover skal de registrerede posteringer på formål fordeles videre til delformål. Registreringerne på ”Uddannelse” skal for eksempel fordeles videre på de enkelte uddannelser fra UFM’s uddannelsesregister.

Alt dette kan opsummeres i de tre steps, der er illustreret i figuren nedenfor:

Koordineringsgruppens opgaver, årshjul og governance

Fra 2020 til 2023 blev arbejdet med formålsregnskab håndteret via en nedsat projektgruppe, der i henhold til AU’s projektmodel refererede til først en styregruppe og siden Ledergruppen i Økonomi (LGØ).

Da arbejdet med formålsregnskabet efterhånden har bevæget sig fra at være en udviklingsopgave med behov for fuld bevågenhed fra en styregruppe til at være en mere løbende driftsopgave, skifter projektgruppen fra 2024 navn til ”Koordineringsgruppen for formålsregnskabet”.

Gruppens primære opgave er at følge den løbende udvikling i regelsættet og sikre at de implementeres på en måde, så formålsregnskabet lever op til såvel eksterne krav fremsat fra UFM samt eventuelle interne krav fra AU’s universitetsledelse. Som led heri skal gruppen være repræsenteret ved relevante ERFA-møder på tværs af sektoren, følge med i ændringer i det eksterne regelsæt (KFV’en) samt sikre, at de løbende opgaver skitseret i årshjulet for formålsregnskabet (se årshjul i afsnittet med controllingaktiviteter) gennemføres:

Koordineringsgruppens medlemmer er:

  • Morten Lyberth Grunnet, Økonomiafdelingen Arts/BSS
  • Tine Jørgensen, Økonomiafdelingen HE
  • Lasse Bjerg, Økonomiafdelingen Nat-Tech
  • Daniel Garlov, Økonomisekretariatet
  • Morten Vils Sørensen, Økonomisekretariatet
  • Mikael Østergaard, Økonomisekretariatet

Interne vejledninger og controllingaktiviteter

Principper og vejledning til controllere

Controlling-aktiviteter

Har du spørgsmål...

...skal du kontakte én af de lokale formålseksperter:

Revideret 07.10.2024
-
Mette Juhl