Videreforsendelse til eksterne samarbejdspartnere
Videreforsendelser af midler til eksterne samarbejdspartnere anbefales at gennemføre via en faktura udstedt fra samarbejdspartneren (kaldet beneficiary). Hvis en faktura ikke kan fremskaffes, sendes en intern mail med betalingsanmodningen til Regnskab på [email protected], hvori nedenstående informationer er til stede eller vedhæftet i mailen. Regnskab opretter derudfra betalingen som en faktura i SDI.
Vær opmærksom på, det er mail-indsenderens ansvar, at alle oplysninger er korrekte, herunder at det er korrekt beløb og valuta, der står nævnt, og udstedt til den korrekte modtager. Det er også indsenderens ansvar og pligt, at betalingsdokumentationen er opdateret. Hvis der er tvivl eller fejl i det indsendte, sendes det retur fra Regnskab til mail-afsenderen, som så skal kontakte beneficiary for at få de korrekte eller opdaterede informationer.
Hvis der er mailkorrespondance med beneficiary i mailen til Regnskab, skal man kunne se, at den kommer direkte fra beneficiary og ikke blot er klippet og kopieret ind i mailen.
Emnefelt
Regnskab anbefaler, at du skriver Invoice, navn på hovedområde + navn på institut samt valgfri tekst, hvilket baner en hurtigere og sikrere vej for oprettelsen i SDI
Bankoplysninger
Regnskab accepterer en Financial Identification (FIF), hvis den er stemplet og underskrevet. Hvis en FIF IKKE indeholder stempel og underskrift, godkender Regnskab såvel kopi af nyere kontoudtog fra banken samt confirmation letter fra banken som tillægsdokumentation til FIF’en, selv om FIF’en selv kun nævner bank statement. Det vigtigste er, at man via den ekstra dokumentation skal kunne tjekke, at beneficiary, IBAN og banknavn, som det står i FIF’en, er korrekte.
Det skal understreges, at der er grund til at udvise stor grundighed i at sikre, at betalingsoplysningerne er valide, da AU oplever omhyggeligt udførte forsøg på svindel gennem henvendelser med falske betalingsoplysninger.
Modtager
Det skal være muligt for Regnskab at identificere et fuldstændigt sammenfald mellem navn på kontoindehaver på Financial Identification og navn på samarbejdspartneren. Derfor skal der enten oplyses partnerens fulde navn, eller hvis der bruges navneforkortelser, skal der i mailen fremgå en samlet oversigt over alle samarbejdspartnere med deres juridiske navn.
Beløb og valuta
Der skal i mailen fremgå det beløb og valuta, som skal betales. Forstået på den måde, at beløbet til betaling skal fremgå mere end én gang, så Regnskab har mulighed for at sammenligne beløbene og se, om der er tastefejl eller lignende.
Det kan være en opgørelse i et vedhæftet Excel-ark eller en samlet oversigt indsat i mailen, hvori beløb og valuta fremgår. Hvis der skal udbetales i anden valuta, end opgørelsen viser, skal det specificeres hvilken valuta udbetalingen skal ske i.
Fakturanummer
Teksten, du oplyser som fakturanr, vil fremgå af modtagerens systemer/bankudtog og gøre det nemmere for modtageren af identificere betalingen. Denne tekst kan indeholde max. 32 karakterer.
Teksten skal være unik, det vil sige, at en tekst kun kan anvendes én gang pr. samarbejdspartner. Den samme tekst kan fint bruges til alle leverandører/partnere, fx påført årstal, så ’fakturanummeret’ er unikt fra betaling til betaling / år til år – eks. 25 PRE-FINANCING PAYMENT NO. XXX.
Tekst til Navision (valgfri)
Denne tekst fremgår af AU’s interne økonomirapporter og et overblik over de forskellige udbetalinger til partnerne. Denne tekst kan indeholde max. 50 karakterer.
Kontering (valgfri)
Det er frivilligt, om kontering oplyses, men hvis det står i mailen, vil det blive påført i oprettelsen i SDI og samlet set gøre behandlingen hurtigere.
Kvittering (valgfri)
Hvis der ønskes en kvittering på betalingen, skal det fremgå i mailen, hvem kvitteringen skal sendes til.
