Medarbejderservice på AU  »  Økonomi

English

Salgsfakturaer og indbetalinger

Kundeoprettelse eller ændringer

Skal du have oprettet en debitor (kunde) skal dette ske via en DDI funktion i systemet Navision - læs mere i denne vejledning.

DDI Quickguide forefindes her: DDI Quickguide.vsdx

Ændringer til eksisterende debitorer (kunder) sendes i en mail til funktionspostkassen opretdebitor@au.dk . I emnefeltet skrives ”Ændringer til debitornr. XXXX”.

Opret en salgsfaktura

Gode tips til salgsfakturering

Hjælpediagram til salgsfakturering

Vejledning til tastning af salgsfaktura

Hvis du skal have faktureret en kunde, skal du eller din forretningscontroller/ projektøkonom udfylde:

Fakturaskema

Skemaet skal kun udfyldes, hvis du ønsker Regnskab - debitorgruppen skal taste fakturaen.

Når mailen sendes til Regnskab-Debitorgruppen, skrives i emnefeltet: FAKTAST + projektnr. Hvis projektøkonomen/forretningscontroller selv taster fakturaen og skal have fakturaen bogført, sendes kontrolbilaget fra NAV + bilag til debitorhotline@au.dk.
I emnefeltet skrives: FAKBOGFØR + SF-nr.
Vedhæftning af bilag til din salgsfaktura sker ved hjælp af denne guide

Hvis der skal oprettes en ny bevillingsgruppe, sendes der en mail til opretdebitor@au.dk . I emnefeltet skrives ”Oprettelse af ny bevillingsgruppe”.

Bilag til salgsfaktura/kreditnotaer

Hvis man ønsker bilag sendt med en elektronisk salgsfaktura/kreditnota, kan det med fordel gøres på følgende måde, inden man sender kontrolbilag og dokumentation til Debitorhotline@au.dk.

Fordelen ved denne fremgangsmåde er, at man herved ikke skal sende bilagene separat sammen med kontrolbilaget, og man er samtidig sikker på, at det er de korrekte bilag, der medsendes, hvis der kunne opstå misforståelser om dette.

  • Tast salgsfaktura/kreditnota som normalt
  • Herefter tryk på bilags knappen i toppen



Knappen kan ligge under andre faner hos dig selv. Fx handlinger eller naviger.



Så kommer dette vindue op



Her trykker man på Indlæs fil



Så finder man og vælger den PDF som skal sendes med og trykker på open.

Det skal være en PDF fil, som man vedhæfter, og man kan kun vedhæfte en fil. Så hvis man har flere bilag, skal man kombinere dem til en fil først. Det gør man ved at markere filerne, højreklik og vælg



Og trykke kombiner og herefter gemme filen.



Så trykker man Ja ved dette vindue.



Og nej til det næste vindue.



Herefter skal man sætte flueben i hvilken type afsendelsesmetode modtageren har.
OIOXML er EAN.


Så trykker man OK og PDF sendes med ud til modtager, når den bliver bogført.

Rykkere

Vi sender automatisk en rykker til din kunde, hvis en betaling ikke er indgået. Hvis du har spørgsmål til en rykker, så send en e-mail til debitorrykker@au.dk eller find kontaktoplysninger på konkret medarbejder til højre.


... så svarer vi dig indenfor 48 timer

Webshop

  • Har du spørgsmål til selve oprettelsen af webshop?

  • Fakturering af webshop (Se "Vejledning ifm. betalbare webshop arrangementer" på denne side )

  • Hvad må du bruge webshoppen til (Se "Tilladte webshoparrangementer" på denne side)?

  • HUSK at sende webshoppen til godkendelse hos din projektøkonom/forretningscontroller inden publicering.

MobilePay oprettelse

Der kan oprettes en MobilePay-løsning til brug på faste salgssteder eller ved midlertidige arrangementer i regi af AU.

Læs mere om oprettelse af MobilePay

Indbetalinger

Kontante indbetalinger kan ske i vores reception på Trøjborgvej 82-84, bygning 1918, 8000 Aarhus C

Bankoplysninger

Vil du have en bankkvittering for din indbetaling skriv til bankkvittering@au.dk

Forventede indbetalinger/rejserefusion

...der ikke er udfærdiget en faktura på, vil det være en stor hjælp med besked til: postkassen:

I emnefeltet skrives beløbsafsender + beløb. Kontering (art, projekt og aktivitet*) samt ønsket tekst på indbetalingen bedes ligeledes angivet.

 

* Kontostrengen oplyses af din projektøkonom/forretningscontroller

  • Modtagelse og videreforsendelse af eksterne midler

    • For procedure omkring videreforsendelse af projektmidler, der er indbetalt til AU - læs mere her

  • Salg af brugt AU udstyr

    • AU skal ved afhændelse af udstyr generelt følge retningslinjerne, som er defineret i budgetvejledningen. I notatet fremgår regler for salg af brugt IT-udstyr til medarbejdere. Reglerne er dog generelle og er derfor også gældende for øvrigt salg af AU udstyr til medarbejdere.

    • Angående salg af brugt IT-udstyr til medarbejdere

  • Tilladte webshops

    • På siden for webshop kan finde information om, hvilke arrangementer der er tilladt i webshoppen

  • Manglende modtagelse af faktura

  • Reklamation (uenighed om fx pris, tekst m.m. på fakturaen)

    • Du skal enten ringe eller maile til den kontaktperson, der står angivet på fakturaen.

  • Faktura fra Efter- og videreuddannelse:

    • Kontaktpersoner EVU:

      Health
      Karoline Engsig-Karup
      E-mail: kek@au.dk - tlf. 87 15 30 70
       
      Science & Technology
      Lotte Thiessen
      E-mail: lt@au.dk - tlf.: 87 15 28 21

      Arts
      Susanne Bilde
      E-mail: susanne.bilde@au.dk - tlf. 87 15 28 06

      Tina Kjemsø
      E-mail: tk@au.dk - tlf. 87 15 26 54

      Aarhus BSS
      Funktionspostkassen: evu.bss@au.dk
      Karin Møller Nielsen: kmn@au.dk - tlf. 87 15 23 74
      Bjørg Brink Dalgaard: bd@au.dk - tlf. 87 16 51 85
       
      Summer University for alle hovedområderne:
      Annika Haarbye Jensen: annikahj@au.dk - tlf. 87 15 37 16
      Tina Fredsø Mortensen: tfm@au.dk - tlf. 87 15 36 17
       

  • Information på en salgsfaktura

    • Har kunden krav om PO-nummer?

    • Kundens kontaktperson

    • Klar og tydelig fakturatekst

    • Hvis elektronisk fremsendelse af faktura – angivelse af EAN-nummer

  • Indløsning af checks

    • En check skal være udstedt til AU, for at AU kan indløse den.

  • Salgsmoms

Post til Debitorgruppen

Intern post til Debitorgruppen skal adresseres ”Regnskab-Debitorgruppen”

Revideret 16.10.2024
-
Mette Juhl