Forretningsprocesser
Siden er en samling af de fælles studieadministrative processer.
De fleste processer er godkendt af procesejer og LGU. Det fremgår af den enkelte proces, hvorvidt den er godkendt. For de processer der endnu ikke er formelt godkendte er der tegnet generiske processer i samarbejde med fagpersoner fra AU Uddannelse og fakulteter.
Ved at trykke på det enkelte diagram bliver du ledt til den senest godkendte version af processen.
Til de godkendte processer er der tilhørende rolle- og procesbeskrivelser, der underbygger tegningerne.
På siden finder du også oversigt over procesejere samt governance af processer.
HVAD ER EN PROCES?
Læs mere om processer og procesarbejde
- Her vil komme links til procesarbejde og definitioner
Hovedprocesser
1. Opret og udbyd uddannelse
Ansøg og opret uddannelse
- Link til seneste version
- Der forelægger endnu ingen godkendt procesbeskrivelse
Opret og godkend studieordning
- Seneste godkendte version
- Link til rolle- og procesbeskrivelse
- Processen har sammenhæng til workflowet:
Indhent valgfag
- Link til seneste godkendte version
- Link til rolle- og procesbeskrivelse
- Indhent valgfag indgår også som en del af workflowet "Godkend fagelement til udbud"
2. Optag og indskriv studerende
Klargør til ansøgning
Workflow: Indmeld uddannelsesudbud
Nominering
Workflow: Incoming exchange
Modtag og sagsbehandl ansøgning
Workflow: Kontrollér og vurdér ansøgning
Workflow: Vurdér ansøgning fagligt
Workflow: Optagelses- og adgangsprøve
Workflow: Kontrollér betaling
Optag/afvis ansøger
Indskriv studerende
3. Planlæg og afvikl undervisning og eksamen
Udbyd fagelement
Workflow: Godkend fagelement til udbud
Planlæg udbudt fagelement
Tilmeld til udbudt fagelement
Afvikl undervisning
Afvikl eksamen
4. Afslut studerende
Find beståede studerende
- Link til seneste version
- Der forelægger endnu ingen godkendt procesbeskrivelse
Udsted bevis
- Link til seneste version
- Der forelægger endnu ingen godkendt procesbeskrivelse
Udmeld studerende
- Link til seneste version
- Der forelægger endnu ingen godkendt procesbeskrivelse
Støttefunktioner
Indberetning og ledelsesinformation
Procesejerskab
Inden for uddannelsesadministration har alle processer en procesejer. Procesejer har beslutningskompetence på procesniveau og er formelt ansvarlig for beslutninger og aktiviteter i processen. Procesejer er med andre ord ansvarlig for udfyldelse af den opgave, som processen beskriver.
Oversigt over procesejere
Hvorfor har AU Uddannelse procesejere?
- Udviklingen i AU's digitale landskab gør det vigtigt med procesejerskab for at nå visioner som "at sætte den studerende i centrum" og "at skabe en sammenhængende administration". Procesejerskab er væsentlig for at indfri forretningsmæssige behov ved at medvirke til, at udviklingen styres ud fra et samlet forretningsmæssigt perspektiv.
- AU's strategi om at købe standardsystemer vil skabe dillemaer, da alle behov i en proces ikke kan systemunderstøttes i lige høj grad. Et procesejerskab sikrer rettidige og forretningsrelevante beslutninger og prioriteringer.
- Procesejerskab har den fælles proces og løsning for øje. Indkøb af standardsystemer stiller krav til, hvordan AU udtrykker sine behov, så det er AU's fælles proces der skabes løsning til.
Procesejer - ansvar og opgaver
DINE ANSVARSOMRÅDER SOM PROCESEJER
- Du tegner vision og mål for studerende og medarbejdere i en given proces, så de hænger sammen med AU's visioner og strategier (f.eks. at sætte den studerende i centrum)
- Du har det strategiske og taktiske ansvar for at visionen indfries - både i projekter og drift
- Du er ansvarlig for at processen afvikles effektivt og sikrer løbende forbedringer med kvalitet, harmonisering og effektivitet for øje
- Du sikrer koordinering af forbedringstiltag med andre procesejere
- Du repræsenterer processens brugere i dialog med ledelse, systemejere m.fl.
- Du har ansvar for at sikre ledelsesmæssig afklaring i tvivlstilfælde
DINE OPGAVER SOM PROCESEJER
- Du har rollen som seniorbruger og vil ofte tage ansvar for at realisere en del af gevinsten fra et projekt
- Du sikrer at nye/ændrede processer dokumenteres så diagrammer og procesbeskrivelser altid afspejler aktuel praksis
- Du vedtager (med råd fra dine brugere) to-be processer i projekter til brug for f.eks. udbudsmateriale
DINE SAMARBEJDSPARTNERE SOM PROCESEJER
- Systemejer
- Ved kontraktforhandlinger: Du repræsenterer brugernes funktionelle behov vs. systemejers fokus på f.eks. budget, databehandling, sikkerhed mv.
- Ledelsesforum på relevant VD-område
- F.eks. LGU
- Tværgående bånd
- Kan hjælpe med ændringsforslag og vurdere kosekvenser
- Projektgrupper/arbejdsgrupper
- Kan hjælpe med afklaringer om nye løsninger og nye processer
- Proceskonsulenter og forretningsarkitekter
- Kan hjælpe med facilitering og proceskortlægning, overblik til systemafhængigheder
- Slutbrugere
SOM PROCESEJER ER DU...
- Kompromissøgende og faciliterende
- Du kan bringe folk sammen, så der er fælles forståelse for hvorfor en proces skal ændres
- Lyttende og undersøgende
- Du kan sætte dig i brugernes sted og forstå deres forhold til nye processer
- Du undersøger muligheder for at harmonisere processer
- Du afdækker udfordringer ved mulige løsninger (hvordan påvirker det brugerne, kræver det ændringer i ansvarsfordeling, giver det bedre kvalitet, større arbejdsbyrde eller omvendt?)
- Beslutningsdygtig
- Du søger de gode løsninger for AU med hjælp fra lederkollegaer
- Insisterende, og når frem til en beslutning
Governance af forretningsprocesser
Eftersom processerne er skrevet på et overordnet og generisk niveau vil det kræve større processuelle og organisatoriske ændringer før det vil slå igennem på processerne. F.eks. har overgangen til curriculumbaseret planlægning bevirket procesændringer, hvorimod implementeringen af eksamenssystemet Wiseflow ikke har resulteret i processuelle ændringer.
Procesændringer vil typisk initieres af et projekt.
Procesændringer indstilles til og godkendes af procesejer/LGU.
Studiesystemer har ansvaret for opdatering og vedligehold af procesdiagrammer og -beskrivelser. Det er procesejers ansvar at informere Studiesystemer om ændringer.
