Projektmodellen
Introduktion til projektmodellen
På AU er der en fælles metodik for digitaliseringsprojekter ift. projekt- og porteføljestyringsmodel, der fungerer som værktøj og støtte til projektledere i gennemførelsen af projekter.
Formålet med den fælles metodik er overordnet, at projekter gennemføres på en ens måde. Det omhandler alt fra
- at beskrive projektrammerne i PID (projektinitieringsdokument), som er grund for ressourceallokering og ændringshåndtering
- at beskrive systemforvaltning (sikring af aftaler om drift, support og funktionel vedligehold)
- rapportering, der synliggør projektets sundhed og fremdrift
- gennemførelse af grundlæggende projektleverencer
- afstemning og forventninger hos projektets interessanter.
Vejledning til projektmodellen
Der findes forskellige retningslinjer, som projekter skal følge. Disse omfatter:
- Månedlig rapportering til PFU/LEA i fælles statusrapportskabelon.
- Arbejde med ændringshåndtering i hele projektets livscyklus (er det ikke beskrevet i de godkendte projektrammer, er det en ændring).
- Tildeling af ressourcer fra alle deltagende organisatoriske enheder, så projektet kan gennemføres indenfor de godkendte projektrammer (dette kan medføre, at interne projekter i de enkelte områder må vige pladsen for prioriterede projekter igangsat af andre områder).
- Afslutningsgodkendelse i PFU (dette skal ske af hensyn til metodemæssig godkendelse af afslutningen samt sikring af, at eventuelle projektevalueringserfaringer indarbejdes i model og værktøjer).
Yderligere skal alle prioriterede projekter, der er besat med mindst én projekteder:
- Følge den fælles projektmodel.
- Sikre PID reviewes metodemæssigt af PFU inden styregruppens forretningsmæssige godkendelse.
- Have en styregruppe (AU IT chefgruppen skal være repræsenteret i styregruppen)
- Udpege én overordnet ansvarlig projektleder i de projekter, der har mere end én.
Projektmodellens faser
Her ses projektmodellen, der anvendes på digitaliserede projekter. Modellen består af fire faser; initiering, foranalyse og gennemførelse (opdelt i to). Projektet skal opfylde nogle minimumsleverancer for at gå til næste fase. Disse minimumsleverencer er:
Initiering
- Projektejer, projektleder(ere), arkitekter og styregruppe skal være udpeget og etableret.
- Arkitekturstrategi.
- Godkendt PID samt godkendt tidslan for foranalysee og/eller projektet.
- Gevinstkort.
Foranalyse
- Systemejer og systemansvarlig skal være udpeget.
- Valg af udbudsform samt udbud frem til kontrakt er klar til underskrift.
- Compliancerapport.
- Strategi for implementering, test, udfasning af gamle systemer (inkl. dataarkivering og afhængigheder) og systemforvaltning skal være lagt.
Gennem...
- Underskrevet kontrakt.
- Detajeret projektplan inkl. ressourcesikring.
- Opdateret arkitekturstrategi.
- Produktrisikoanalyse, testplan, usecases og dokumentation.
- Implementeringsplan (inkl. plam for pilotforløb, uddannelses- og kommunikationsplan, plan for overgang til drift og "go-live" plan)
- Systemforvaltningsaftale.
...Førelse
- Implementering af forretningsgange/processer i brugerorganisationen og IT.
- Gamle systemer udfaset og data arkiveret samt servere er slukkede og bortskaffet.
- Registrering af systemer og integraioner på AU-reolen (inkl. opdatering af arkitekturdokumentation).
- Supportberedskab i tiden efter "go-live".
- Projektevaluering af projektforløb, udbud, kontrakt og leverandørsamarbejde.
PFU skal godkende, hvis projektet ønsker at fravælge eller fytte nogle leverancer mellem faserne. Læs mere om formålet med de forskellige faser samt opmærksomhedspunkter på billedet nedenfor.
Gennemførelsesfasen kan både udføres som et SCRUM forløb og som et vandfaldsprojektforløb. Det er ikke et krav, at én af disse modeller bruges. Se modellerne nedenfor.
Variant med SCRUM-forløb
Variant med vandfaldsforløb
