Fælles beslutningsmodel (governance)

Hvorfor porteføljestyring

•Porteføljestyringen skal håndtere:

•Efterspørgsel hos AU IT, der er større end ressourcerne rækker til

•Efterspørgsel fra forskellige aktører, der har fælles ”budget” hos AU IT

•Flaskehalse og ressourcer, der efterspørges flere steder samtidig

•Afhængigheder mellem leverancer i forskellige projekter/produkter

•Afhængigheder i den fælles underliggende arkitektur

•Derfor er prioritering, planlægning og koordination nødvendig

•Prioritering, der fokuserer på værdiskabelsen for AU og som synliggøres

•Planlægning, der sikrer at rækkefølgen er lagt i forhold til ressourcer og arkitektur

•Koordination, der går på tværs af projekter og produkter

Projektmodellen som forudsætning for porteføljestyring

•Skal kunne anskueliggøre fremdrift i projekter på en standardiseret måde

•Faser – hvor langt er hvert projekt nået

•Statusrapportering – samme sprog og struktur

•Farvekoder for sundhedstilstand på flere parametre

•Skal sikre ændringsstyring med fokus på konsekvensvurdering for porteføljen

•Scope, tidsplan, ressourcer, gevinster

•Den enes positive BC er den andens forsinkelse => helhedssyn er nødvendigt!

•Skal gennem minimumsleverancer og gategodkendelser, sikre beslutninger og kvaliteter, som AU sætter fokus på

Porteføljeindgange

AU IT modtager hvert år talrige ønsker til projekter fra hele universitetet; langt flere ønsker, end AU IT har mulighed for at indfri. De kommer fra alle dele af universitetet. Der er brug for en helhedsbetragtning.

Beslutningsmodellen giver mulighed for mere synlighed omkring hvorfor det nogle gange er svært at ”komme igennem med noget”.

Beslutningsmodellen giver også mere transparens i hvilke projekter der er prioriteret og hvorfor.

Ønskerne kan:

udspringe af ledelsesbeslutninger f.eks. på fakulteterne eller i universitetsledelsen.
komme fra allerede igangværende projekter, f.eks. hvis projektet ser en god bussiness case i at udvide projektet eller igangsætte et delprojekt.
komme fra den daglige systemforvaltning, hvor f.eks. lovkrav kan spille ind.
komme via direkte henvendelse fra en medarbejder eller studerende på AU til en person i AU IT eller IT-supporten.

Uanset hvor henvendelsen kommer fra, opsamles den i AU IT og registreres, så der prioriteres på tværs af helheden.

Det som med fordel kan løses i forvaltningsorganisationen eller som mindre udviklingsopgave, kanaliseres derhen og fjernes fra projektporteføljen.

Det som gennem dialog viser sig ikke at skulle løses alligevel, eksempelvis fordi der allerede findes en løsning et andet sted i organisationen, lukkes som afvist/løses ikke alligevel.

Se en oversigt over porteføljeindgange.

Prioritering af projekter

Det er AL (AdministrationsLedelsen), der træffer beslutning om hvilke projekter, der skal prioriteres og hvorledes prioriteringsrækkefølgen skal være. Det gør AL bl.a. med udgangspunkt i projektindstillingerne.

PFU (PorteFøljeUdvalget) behandler prioriterede projekter på månedligt møde, hvor også tages stilling til nye projekter, samt igangsætning og prioritering af eksisterende projekter.”

PFU vedligeholder løbende en porteføljeplan, der afspejler projekternes prioritering og kalendermæssige placering.

Når der allokeres ressourcer til projekterne sker det i den rækkefølge de er prioriteret og ud fra nedenstående:

Korte koncentrerede forløb.
Medarbejderne allokeres til så få projekter samtidigt som muligt, helst kun 1.
Igangværende projekter færdiggøres inden nye sættes i gang.
Betragtninger omkring ressourcetilgængelighed, projektafhængigheder og deadlines.
Se en oversigt over prioriterede projekter

Styringsprincipper

Læs mere om projektramme, princip for ressourceallokering og prioriteringsprincipper for projekter.

Beslutningskompetence

AL - AdministrationsLedelsen

Godkender hvilke projekter, der skal prioriteres det kommende år på baggrund af indstilling fra PFU.
Beslutter den indbyrdes prioritering imellem projekerne på baggrund af oplæg fra PFU.
Er eskalationspunkt for porteføljemæssige udfordringer/uenigheder.
Eskalerer til UNILED

PFU - PorteFøljeUdvalg

Godkender projektets rammer fennem godkendelse af PID.
Beslutter ressourceallokering af AU IY ressourcer til projekterne, herunder tildeling af projektleder.
Udarbejder oplæg til årlig prioritering i AL.
Agerer på projektets sundhedstilstand og hjælper nødlidende projekter eventuelt via ledelsesstrengen.
Orienteres om projektets gevinstrealisering.
Godkender ændringsanmodninger der berører slutdato, ressourcer, gevinstrealisering eller arkitektur.
Godkender projektafslutninger i forhold til minimumsleverancer og erfaringsopsamling.

Styregruppe

Godkender projektets rammer i form af PID.
Beslutter projektindhold indenfor projektets rammer.
Beslutter gevinstrealiseringsambition.
Indstiller til PFU om fortsat prioritering ved større ændringer eller udvidelser i projektomfang.
Godkender faseovergange og forretningsmæssig projektafslutning.
Godkender leverancer og står inde for det faglige behov.
Ejer de direkte gevinster, forandringsledelsen og budgettet.
Eskalerer til AL via ledelsesstrengen ved uenighed med PFU om ændringsanmodninger

Projektleder

Afgør hvorvidt leverancer og ændringer kan realiseres indenfor projektets rammer.
Definerer projektets sundhedstilstand til månedlig statusrapportering.
Definerer hvilke projektmodel-leverancer, der skal medtages i projektets gennemførelse. Fravalg godkendes af PFU.
Eskalerer til styregruppen og/eller PFU ved ændringer eller udvidelser, som har indflydelse på AU ITs leverancer.