Workzone på ARTS

Workzone er AUs journaliseringssystem, der skal understøtte vidensdeling på tværs af organisationen og sikre vores journaliseringsforpligtelser.

Gå til din lokale medarbejderportal for at få hjælp og vejledning til Workzone



Lovgivning i relation til Workzone

Journaliseringspligt

Ombudsmanden skriver således om journalisering i sin myndighedsguide:

"​Forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten gælder for dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Journaliseringspligten gælder dog kun for dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også interne dokumenter i endelig form er omfattet.

Reglerne om journalisering findes i offentlighedslovens §15.

Formålet med journalisering er bl.a. at understøtte adgangen til aktindsigt og at sikre nødvendig dokumentation i de enkelte sager. Korrekt journalisering giver desuden overblik over sagens dokumenter, letter sagsbehandlingen og understøtter kvalitet og effektivitet i myndighedens sagsbehandling.

Mangelfuld journalisering indebærer risiko for, at myndigheden skal bruge ekstra ressourcer f.eks. på at genskabe bortkomne eller slettede dokumenter. Samtidig forringer det sagsbehandlingen og borgernes retssikkerhed."

(Kilde: Folketingets Ombudsmand/Myndighedsguiden/Generel forvaltningsret/Journalisering)

Særligt om aktindsigt

​Aktindsigt jf. Forvaltningsloven

Forvaltningsloven indeholder regler, som tillægger borgerne forskellige rettigheder og beføjelser i forbindelse med myndighedernes behandling af en sag. I lovens kapitel 4 (§9) fastsættes nærmere regler om parters aktindsigt i afgørelsessager. Reglerne om partsaktindsigt giver i visse tilfælde en mere vidtgående adgang til aktindsigt end efter offentlighedslovens regler.

​Aktindsigt jf. Offentlighedsloven

​Offentlighedsloven har til formål at sikre åbenhed hos myndighederne, hvilket er udmøntet i en adgang for alle borgere til at søge aktindsigt i myndighedernes dokumenter (§7). Den gældende offentlighedslov bygger på Offentlighedskommissionens betænkning fra 2009. Loven trådte i kraft pr. 1. januar 2014.​

​Aktindsigt jf. Miljøoplysningsloven

Lovbekendtgørelse nr. 980 af 16. august 2017 om aktindsigt i miljøoplysninger.

Kilde: Poul Schmith - Kammeradvokaten - Aktindsigtshaandbogen/offentlighedsloven/

Særligt om notatpligt

​"En myndighed har notatpligt i afgørelsessager, når den mundtligt eller på anden måde modtager oplysninger om sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse.

​Pligten til at tage notat gælder også i forhold til væsentlige sagsekspeditionsskridt.

​Notatpligten indebærer, at myndigheden snarest muligt skal gøre notat. Notatpligten gælder dog ikke, hvis oplysningerne, vurderingerne eller sagsekspeditionsskridtene allerede fremgår af sagens dokumenter.

​Pligten til at tage notat er med til at sikre, at det efterfølgende kan klarlægges, hvad der er sket i sagen (dokumentationshensyn), og vil også kunne give mulighed for en effektiv kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt (kontrolhensyn). (evt. også dele denne op i to?)

Reglerne om notatpligt findes i offentlighedslovens §13."

Kilde: Folketingets Ombudsmand - Myndighedsguiden/Generel forvaltningsret/Notatpligt

Arkivlov

§ 1: Lovens bestemmelser om offentlige arkivalier gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene.

§ 4: Rigsarkivet har til formål:

  1. at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder,
  2. at sikre muligheden for kassation af ikkebevaringsværdige offentlige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov,
  3. at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål,
  4. at vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivalier,
  5. at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater.

Kilde: Retsinformation - LBK nr. 1201 af 28/09/2016

GDPR

Persondataforordningens formål er at fremme virksomheders beskyttelse af persondata. Et af de største krav til virksomhederne er kravet til at dokumentere, at personoplysninger behandles efter reglerne. Se bemærkninger ovenfor.

Læs mere om GDPR på AU

Introduktion til Workzone