Ph.d.-kurser, herunder ph.d.-sommerskoler, skal planlægges og prioriteres således at de indgår i planlægningen af fakultetets øvrige undervisning som helhed.
Ph.d.-programlederne har ansvaret for og disponerer over de økonomiske ressourcer til udbuddet af ph.d.-kurser inden for deres respektive ph.d.-programmer (5.000 DDK pr. indskrevet ph.d.-studerende pr. år).
Ph.d.-skolen afsætter hvert år midler i sit budget til kompensation af institutternes VIP-timeforbrug til ph.d.-undervisning. Ph.d.-programlederne indmelder kurser løbende til ph.d.-skolens administration, som varetager understøttelse af kursusvirksomheden ifht. annoncering, tilmelding, forplejning, lokaler, honorarer, rejseafregninger, kursusbeviser osv.
Fordeling af timerne gives i form af en VIP-timebank til hvert ph.d.-program, som det enkelte ph.d.-program har til rådighed øremærket ph.d.-undervisning. Timebankerne forvaltes decentralt af ph.d.-programmerne, og timebanken til ph.d.-undervisning forbruges ud fra en dialog mellem de faglige miljøer og ph.d.-programlederne. I forbindelse med godkendelse hos ph.d.-programleder af kurserne skal underviserne selv sikre godkendelse af timeforbruget hos relevante personaleansvarlige afdelingsleder/studieleder, som har ansvaret for fordeling af medarbejderressourcer til undervisning på alle niveauer (BA/KA/Master/Ph.d.).
Ph.d.-programlederne samler timeopgørelserne sammen og afleverer dem til institutsekretariatet og timeforbruget registreres i Vipomatic iht. det enkelte instituts/afdelings gældende praksis.
Den enkelte ph.d.-programleder vil i udgangspunktet administrere timebanken efter følgende fordeling:
Der gives ikke over 50 timer.
Er man flere interne undervisere deles timerne efter individuel aftale.
Princippet er at summen tælles for én underviser for det samlede kursus på følgende måde:
Ph.d.-studerende og videnskabelige medarbejdere kan komme med forslag til nye ph.d.-kurser af alle typer. Ph.d.-skolelederen og ph.d.-programledere kan udsende et call for proposal for new PhD courses og er forpligtet til udføre opsøgende arbejde blandt de ph.d.-studerende for at afdække behovet for kurser af alle typer.
Forslag om kurser til det følgende år indmeldes af ph.d.-programleder til ph.d.-skolen som udgangspunkt allersenest fire måneder før kursusstart, og forslag bliver vurderet i forhold til faglige behov og økonomiske muligheder. Ph.d.-udvalget kan inddrages i behovsafdækningen.