Den overvejende del af de databehandlinger, som HR udfører kan ske uden udtrykkeligt samtykke.
HR har hjemmel til behandling af personoplysninger for at opfylde ansættelseskontrakten, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk.1 litra b og e.
Straffeattester: Samtykke anses for afgivet, idet ansøgeren selv fremskaffer og fremviser attesten som led i ansættelsen. Straffeattester indhentes efter en konkret vurdering til den man ønsker at tilbyde stillingen, hvis det er sagligt og har betydelig relevans for ansættelse i stillingen.
Børneattester: Universitetet er forpligtet til at indhente børneattester for medarbejdere, der som led i arbejdet skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Medarbejderen skal afgive digitalt samtykke i forbindelse med indhentelsen.
For begge attester gælder, at der efter indhentelsen skal lægges et kort notat på p-sagen i workzone med angivelse af attestens dato, og at vurderingen at eventuelt indhold på attesten ikke er til hinder for ansættelse.
Straffeattester behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 litra e, hvis de ikke indeholder oplysninger om strafbare forhold og databeskyttelseslovens § 8. stk. 1, hvis de indeholder oplysninger om strafbare forhold.
Straffe- og børneattester slettes, så snart formålet med indhentelsen er opnået.
Personlighedstest af ansøgere og evt. ansatte er ikke følsomme oplysninger og kan behandles med hjemmel i forordningens artikel 6.stk.1, litra e.
Oplysninger om medarbejdere kan videregives til fagforening eller tillidsrepræsentant, hvis videregivelsen sker for at overholde en forpligtelse i lov eller overenskomst eller hvis fagforeningen/tillidsrepræsentanten har en legitim interesse i at oplysningerne videregives og denne overstiger hensynet til den ansatte, jf. databeskyttelseslovens § 12.
Hvis ikke der i databeskyttelseslovens § 12 er hjemmel til at videregive nærmere bestemte personoplysninger til tillidsrepræsentant/fagforening, må der indhentes udtrykkeligt forudgående samtykke fra medarbejderen for at videregivelsen af oplysningerne kan finde sted.
Offentliggørelse af medarbejdernes portrætfoto på hjemmesiden, i mails og på kontordøre kræver medarbejderens samtykke. Medarbejderen kan selv uploade billedet jf. arbejdsgangene lokalt.
Indhentelse og videregivelse af reference er omfattet af databeskyttelsesreglerne, hvis oplysningerne indhentes/videregives/registreres elektronisk, telefonisk eller der udarbejdes et notat til journalisering. Der henvises til notatpligten i henhold til offentlighedslovens § 13.
Universitetet har hjemmel til at indhente referenceoplysninger i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6.stk.1, litra e og til at videregive referenceoplysninger i henhold til artikel 6. stk. 1 litra f.
Der kræves ikke udtrykkeligt samtykke for at indhente eller videregive almindelige personoplysninger i en rekrutteringsproces.
Universitetet skal sikre forudsigelighed og gennemsigtighed, herunder at ansøgeren til en ledig stilling er bekendt med og indforstået med, at der vil blive indhentet referencer fra hvem og hvornår og hvilke oplysninger, der vil blive indhentet. Det kan f.eks. ske ved, at det fremgår af stillingsopslaget, at der vil blive indhentet referencer eller hvis ansøgeren selv har opgivet referencen.
Ved videregivelse og indhentelse af oplysninger af mere beskyttelsesværdig karakter, f.eks. oplysninger om sygehistorik, vil den ansættende og nuværende/tidligere leder i særlig grad skulle sikre sig, at medarbejderen er informeret om og indforstået med, at disse oplysninger vil blive indhentet/videregivet.
Den som videregiver referenceoplysninger kan som udgangspunkt lægge til grund, at medarbejderen er indforstået med, at der indhentes oplysninger om den pågældende, hvis den ansættende leder oplyser dette.
Referencen vil vedrøre indhentelse af oplysninger om følgende emner:
Følsomme personoplysninger i henhold til databeskyttelseslovens § 9 kan ikke indhentes eller videregives uden udtrykkeligt (forudgående) samtykke, (oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske eller biometriske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering).