Her kan du finde information særligt til tillidsrepræsentanter.
Når du som tillidsrepræsentant modtager personoplysninger fra AU og medarbejdere på AU, som du repræsenterer - fx i forbindelse med ansættelse, årlige lønforhandlinger eller i personalesager - skal du være særligt opmærksom på følgende:
Overholdelse af persondataretten
Det er dit ansvar at sikre, at oplysningerne behandles i overensstemmelse med persondataretten. Det betyder bl.a.,
- at personoplysningerne ikke unødigt tilgår eller gøres tilgængelige for andre.
- at oplysningerne straks slettes, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, de er indsamlet (fx slettes lønoversigter og andre oplysninger indsamlet til brug for lønforhandlingerne, når forhandlingerne er endeligt afsluttet hvert år).
- at mails med lønoplysninger og andre dokumenter, du har modtaget i forbindelse med en ansættelse, slettes umiddelbart efter den endelige godkendelse af lønindplaceringen.
- at alle dokumenter, der vedrører en personalesag slettes ved endelig afslutning af den konkrete sag (fx referater fra møder og øvrige dokumenter). Hvis der senere skulle blive brug for disse informationer, kan tillidsrepræsentanten henvende sig til HR. Dokumenterne udleveres i så fald efter skriftligt samtykke fra medarbejderen.
Reglerne i persondataretten gælder ikke kun for elektroniske oplysninger, men også for personoplysninger i papirform. Det betyder bl.a.,
- at personoplysninger på papir, som opbevares i ringbind, kartoteker og lignende skal opbevares aflåst (dvs. låst skab eller låst kontor), når de ikke er i brug.
- at alle disse dokumenter makuleres ved endelig afslutning af den konkrete sag.
Når du udfører dit tillidshverv, sker det på vegne af den forhandlingsberettigede organisation, som du er anmeldt af. Du bør derfor kontakte din faglige organisation for yderligere vejledning om overholdelsen af de persondataretlige regler.