Glædelig jul og godt nytår

Kære medarbejdere i AU IT,

Julen står for døren, og vi nærmer os afslutningen på 2016. Her ved årets udgang kan vi se tilbage på endnu et travlt år, hvor vi er lykkedes med rigtig meget. Vi er kommet i mål med en række større og mindre projekter, og I har udvist en stor vilje til at lave omprioriteringer og give den en ekstra skalle, når der har været behov for det. Vi har også i år leveret en meget sikker og stabil drift af it til AU’s brugere og gennemført vores altid velplanlagte servicevinduer til ug og når, der en sjælden gang har været driftsproblemer, har I som altid stillet op og kæmpet for at få problemerne løst også uden for normal arbejdstid. Vi fik også landet opgraderingen af vores Typo3-platform, en opgave der viste sig at være meget mere omfattende end forventet. Men I holdt snuden i sporet og kom i mål. Sidst på året har vi lanceret vores nye flotte webdesign med en idriftsættelse, som var eksemplarisk. Udover de mange projektaktiviteter, som I leverer ressourcer til, løser I løbende på kompetent vis masser af systemforvaltnings- og supportopgaver, som har stor værdi for AU’s brugere, der ikke ville kunne lykkes med deres opgaver uden jeres indsats. Det er godt gået AU IT!

I årets første kvartal arbejdede vi med at formulere målbilledet for AU IT (læs mere om målbilledet her) bestående af de 5 pejlemærker og tilhørende indsatser, der tilsammen skal medvirke til, at vi som organisation udvikler os til at blive krumtappen for digitalisering på AU. Jeg oplevede, at der var stor energi undervejs og fællesdagen, hvor vi havde lavet stande, hvor man kunne høre og læse om indsatserne, var rigtig velbesøgt og jeg fik mange positive tilkendegivelser af, at det havde været en rigtig god dag. Her ved årets udgang kan jeg godt fornemme, både på lederkredsen og på de tilbagemeldinger jeg har fået fra forskellige medarbejdere, at gassen er gået lidt af ballonen, og at det har været svært at fastholde fremdriften i en hverdag, som er fyldt med mange andre vigtige opgaver. Det er dog magtpåliggende for mig, at vi ikke taber målbilledet af syne. AU har brug for, at AU IT udvikler sig i retningen af målbilledet, så vi vil fra ledelsens side i 2017 sætte et fornyet fokus på indsatserne i målbilledet, så vi kommer tilbage på sporet.

Jeg har nu været på rundtur til samtlige team for at fortælle om de tre hovedudfordringer, som jeg ser, vi står over for i de kommende år. Jeg vil lige kort ridse dem op nok engang:

Første hovedudfordring handler om at leve op til kravet om 2 %-besparelser årligt til og med 2020.  Vi har allerede på nuværende tidspunkt foretaget de nødvendige reduktioner i forhold til kravet i 2017 og 2018, men er ikke i mål i forhold til 2019 og 2020. Det er min forventning, at vi kan løse udfordringen gennem naturlig afgang. Vi vil i starten af det nye år tage en snak med vores ældre medarbejdere for at høre, om nogle allerede nu går med planer om at gå på pension, så vi i givet fald i god ro og orden kan lave aftaler, som sikrer en hensigtsmæssig overdragelse af opgaver til nuværende ansatte.

Anden hovedudfordring handler om at blive klar til at løse endnu flere opgaver og projekter, end vi allerede gør i dag. Listen over ønsker til nye projekter overstiger lang den kapacitet, vi har til rådighed og vi oplever også en stigende efterspørgsel efter systemforvaltningsressourcer. Vi skal i de kommende år øge vores udviklingskapacitet, således at vi kan efterkomme efterspørgslen efter it-ressourcer til digitaliseringstiltag. Som Arnold tidligere har meldt ud (Læs Arnolds blogindlæg om, at it-området skal have en saltvandsindsprøjtning her), arbejder vi i LEA med at finde 20 millioner kroner til digitaliseringsindsatser, hvoraf nogle vil blive øremærket til, at AU IT kan ansætte nye medarbejdere allerede i 2017. Derudover skal vi internt i AU IT arbejde på at frigøre interne ressourcer til at arbejde med projekt- og udviklingsopgaver. Vi i ledelsen vil i starten af det nye år komme med en samlet plan for, hvordan vi øger vores samlede udviklingskapacitet fremadrettet.

Tredje hovedudfordring handler om at komme tættere på de faglige miljøer. Det er min oplevelse, at de faglige miljøer har et behov for at få løst større og mindre it-opgaver, som AU IT og de lokale it-supportenheder på fakulteterne ikke løser i dag. Vi kan tilbyde en sikker og stabil drift af eksisterende og nye løsninger, og kan bistå med at etablere nye løsninger i stedet for, at forskningsmiljøerne hyrer eksterne leverandører til opgaven, eller selv forsøger at løser den. Forudsætning for at vi kan påtage os nye opgaver fra de faglige miljøer er dog, at vi kan blive enige om en betalingsmodel, da vi er nødt til at afsætte ressourcer til opgaverne. Jeg vil i starten af det nye år sammen med de administrative chefer og it-supportcheferne aftale, hvordan vi kan få afklaret omfanget af behovet, og om der er villighed til at betale vores ydelser.    

Jeg er sikker på, at vi nok skal nå i mål med de tre hovedudfordringer. Men det kræver, at vi kontinuerligt arbejder med at effektivisere og dygtiggøre os både som enkeltpersoner og som organisation. Desuden kræver det viljen til at tænke utraditionelt, og at vi både fra ledelsen og medarbejdernes side udviser smidighed og forandringsvillighed. 

Vi har i løbet af 2016 arbejdet intenst på at få lavet en digitaliseringsstrategi for AU. Vi har fået input fra et bredt udsnit af AU’s lederkreds og nøglemedarbejdere, og har afholdt seminarer med de andre universiteter og med en række virksomhedsrepræsentanter. Herefter har strategien været i høring, hvor vi afgav et samlet høringssvar fra AU IT efter input fra et fællesmøde med interesserede medarbejdere fra AU IT. Digitaliseringsstrategien er så blevet redigeret på baggrund af de indkomne høringsvar, og skal forelægges styregruppen og Universitetsledelsen til endelig godkendelse i januar. Herefter skal der udarbejdes et roadmap indeholdende de projekter og aktiviteter, som skal gennemføres for at realisere målene i strategien. Det er mit håb og min forventning, at digitaliseringsstrategien bliver rammesættende for de digitaliseringsinitiativer, som AU skal gennemføre for at blive ved med at være et universitet, som er attraktivt for de bedste forskere og studerende. Digitaliseringsstrategien vil også blive retningsgivende for, hvordan AU IT skal udvikle sig fremadrettet, og det bliver spændende at komme i gang med den opgave i det nye år.

2016 blev også året, hvor det lykkedes at få skabt konsensus på AU om at lave en fælles governancemodel for prioritering af it-projekter og en fælles projektmodel til styring af it-projekter. Vi øver os stadigvæk lidt på at følge modellerne konsekvent, men jeg oplever, at der er kommet meget mere styr på vores prioritering og at projektmodellen bidrager til at holde vores projekter på sporet. AU IT har drevet processen med at få etableret den fælles governancemodel og projektmodellen, og vi har fået stor ros for den indsats fra vores kolleger rundt omkring på AU. Og det er velfortjent!

Med disse ord vil jeg ønske jer alle en glædelig jul og et godt nytår. Jeg glæder mig til samarbejdet med jer alle i det kommende år.

Mange julehilsner fra Peter Bruun