For HR elevkoordinatorer

Siden henvender sig til de lokale HR elevkoordinatorer. Elevkoordinatorerne er forankret i HR på administrationscentrene NAT-TECH, HE, BSS, ARTS og Fællesadministrationen, der har en række opgaver når der ansættes elever og praktikanter.

Elevkoordinatoren ved AU HR, Udvikling & Arbejdsmiljø har det overordnede ansvar for overholdelse af elevkvoten.

Ansvarsfordeling

Institut/VD-område

Institut/VD-områdes opgaver ved ansættelse af elever og laborantpraktikanter:

Nyansættelse

  • Nedsætte ansættelsesudvalg med den læresteds- og elevansvarlige, eventuelt i samarbejde med HR på administrationscentret.
  • Indkalde og afholde ansættelsessamtaler, eventuelt i samarbejde med HR på administrationscentret.
  • Sende indstilling om ansættelse til HR på administrationscentret.
  • Hjælpe HR på administrationscenteret med at udfylde uddannelsesaftalen for den valgte elev.
  • Udarbejde praktikplan i samarbejde med den læresteds- og elevansvarlige.
  • Introducere eleven til det lokale miljø. Læs mere på introduktion af ny medarbejder.

Ændringer i ansættelsesforhold

  • Følge op på basistillæg på 3. uddannelsesår for gartnere og dyrepassere i samarbejde med HR på administrationscentret.
  • Tilrette praktikplan.
  • I meget sjældne tilfælde er enheden nødt til at bortvise elev. Dette skal ske i tæt samarbejde med AU HR Personalejura, HR på administrationscentret og institut/VD-område.  

 Særlige områder under ansættelse

  • Ferie - og fraværsregistrering, kvalitetssikring og ferieoverførsel.
  • Sygefraværssamtaler i samarbejde med HR på administrationscentret og den elevansvarlige.

Opfølgning

  • Følge op på fravær på lærepladsen.dk, i samarbejde med HR på administrationscentret og institut/VD-område.
  • Finansiere beklædning/fodtøj for EUD-elever og laborantpraktikanter.
  • Reception ved endt uddannelse i samarbejde med den elevansvarlige.

HR

HR ved administrationscentrene og Fællesadministrationen har disse opgaver ved ansættelse af elever og laborantpraktikanter:

Nyansættelse

  • Undersøger om arbejdsstedet er godkendt som uddannelsessted i samarbejde med den elevansvarlige.
  • Opslag af stillingen i Emply Hire
  • Sender oplysningsskema til den udvalgte elev/praktikant.
  • Udfærdiger elevens uddannelsesaftale, på baggrund af oplysninger fra den lærestedsansvarlige.
  • Udfærdiger ansættelseskontrakt.
  • Sender afslag via Emply Hire.
  • Opretter i HR-Løn.

 Ændringer i ansættelsesforhold

  • Forlængelse af elevtid pga. sygdom, barsel mv.
  • Tillæg til eller ændring i uddannelsesaftalen.
  • Basistillæg på 3. uddannelsesår for gartnere og dyrepassere i samarbejde med institut.
  • Kval. tillæg og engangsvederlag ved den årlige lønforhandling.
  • Administration ved barselsorlov.
  • Påtaler, advarsler og andre tjenestelige sanktioner i samarbejde med AU HR Personalejura og den elevansvarlige/den lokale leder.
  • I meget sjældne tilfælde er enheden nødt til at bortvise elev. Dette skal ske i tæt samarbejde med AU HR Personalejura, elevansvarlige og institut/VD-område. 
  • Elevens egen opsigelse.
  • Udfylde blanket ved ophør af uddannelsesaftale.
  • Opdatering af personsag

Særlige områder under ansættelse

  • Individuel rådgivning i forbindelse med barsel/sygdom.
  • Sygefraværssamtale i samarbejde med institut/VD-område og den elevansvarlige.
  • Refusionsanmodninger og kontakt til kommunerne ved barsel/sygdom.
  • Refusion ved barselfonden.
  • Hjemtage lønrefusion og befordringstilskud ved elevers skoleforløb.
  • Følge op på fravær under skoleophold i samarbejde med institut/VD-område og den elevansvarlige.

AU HR, Udvikling & Arbejdsmiljø

AU HR, Udvikling & Arbejdsmiljø har det overordnende ansvar for elevområdet. Herunder:

Nyansættelse

  • Etablere processer, skabeloner, paradigmer og værktøjer for håndtering af elevområdet i samarbejde med HR på administrationscentrene.
  • Sikre overholdelse af kvoten for elevoptag ved AU.

Særlige områder under ansættelse

  • Ferie- og fraværsregistrering for elever i Studenterhusfonden.
  • Hjemtage præmie og bonus for alle elever.

Intern ramme

Finansiering af elever og praktikanter

Finansiering af elever og praktikanter og tilhørende udgifter sker lokalt. Der er ikke centralt på universitetet afsat midler til elever. Der kan dog på de enkelte fakulteter være indgået lokale aftaler om finansiering.

Udgiften til en elev varierer afhængig af elevtype. Arbejdspladsen modtager refusion for lønudgiften i de perioder, eleven er på skole. Den årlige nettoudgift til almindelige elever efter refusion er ca. 111.000 kr., og ca. 177.000 kr. for voksenelever i 2012-niveau.

Hertil kommer diverse udgifter til eksempelvis stillingsopslag, skolehjemsophold (overnatning), bøger, arbejdstøj, befordring, svendebrev, kontorindretning, reception ved endt uddannelse etc.

Ansættelse af elever og praktikanter

Praktikstedsgodkendelse

Enheden skal være godkendt som praktiksted for den konkrete erhvervsuddannelse, før en elev kan gå i gang med uddannelse. Der findes to typer godkendelser; koncerngodkendelser og praktikstedsgodkendelser. En koncerngodkendelse for en erhvervsuddannelse betyder, at den enkelte enhed ikke skal godkendes som lærested. AU har koncerngodkendelser på:

  • IT-området
  • Kontor- og økonomielever
  • Ejendomsserviceteknikere

Hvis AU ikke har en koncerngodkendelse for den ønskede uddannelse, skal enheden have en praktikstedsgodkendelse. Det er et fagligt udvalg, som står for praktikpladsgodkendelsen, hvis det drejer sig om tekniske uddannelser, og en handelsskole, hvis det er en merkantil uddannelse. Erhvervsskolerne og deres konsulenter hjælper gerne med kontakt til de faglige udvalg samt henviser til oplysningsskemaer som AU skal udfylde ved en ny godkendelse/fornyelse/dispensation.

AU HR kompetenceudvikling er ansvarlige for koncerngodkendelser, imens den elevansvarlige på det enkelte institut/center/afd.-område i samarbejde med HR på administrationscentret har ansvar for stedsgodkendelser. 

Allerede udstedte praktikstedsgodkendelser finder du i Workzone på sagsnr. 2022-0464644.  

Uddannelsesaftale

Der skal indgås en uddannelsesaftale som grundlag for elevforholdet. Der findes forskellige typer af uddannelsesaftaler - læs mere om uddannelsesaftaler.

HR udarbejder i samarbejde med den lærestedsansvarlige en uddannelsesaftale, hvor elev/praktikant, AU samt skole underskriver. HR-supporteren sender aftalen til den erhvervsskole, som eleven er tilknyttet. Her bliver aftalen registreret og godkendt, og HR-supporteren modtager en kopi af godkendelsen som journaliseres i WorkZone.

Forlængelse eller ændring af uddannelsesaftalen

Opstår der behov for at ændre uddannelsesaftalen i forbindelse med merit, sygdom, barsel, ikke bestået skoleforløb m.m. kan uddannelsestiden nedsættes eller afkortes. Ændringen sker gennem et samarbejde med skolen samt udfyldelse af:

Eleven og AU skal skrive under og herefter sendes skemaet til skolen. Husk at få en underskrevet kopi retur fra skolen.

Ansættelsesbevis

HR udfærdiger ansættelsesbeviset ud fra paradigmer på SharePoint/Templafy i Microsoft Word. Ansættelsesbeviset sendes til eleven/praktikanten. Ansættelsesbeviset modtages underskrevet fra eleven og journaliseres i under personsagen i WorkZone.

Praktisk om:

Løn

I hele aftaleperioden - under såvel skole- som praktikopholdene - yder universitetet eleven overenskomstmæssig elevløn. Reglerne om løn til erhvervsuddannelseselever er normalt fastlagt ved overenskomst/organisationsaftale.

For voksenelever, dvs. elever som er fyldt 25 år ved uddannelsens start, kan der være fastsat en særlig løn. Det gælder bl.a. for kontorelever ifølge organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere og for håndværkselever ifølge organisationsaftalen for håndværkere i staten m.fl. Elever, der fylder 25 år i løbet af uddannelsesforløbet, overgår ikke til aflønning som voksenelev.

Allerede ansatte, der tager en erhvervsuddannelse som led i opkvalificering til faglært, omfattes af en uddannelsesaftale i henhold til erhvervsuddannelsesloven og er dermed at betragte som elever/voksenelever.

Hvis der fx ønskes opkvalificering af en rengøringsassistent til serviceassistent eller af en pedelmedhjælper til ejendomsservicetekniker, må medarbejderen i uddannelsesperioden overgå til de aftalte løn- og ansættelsesvilkår, der gælder for elever/voksenelever i den relevante organisationsaftale. Der er således tale om en ny ansættelse som elev i henhold til erhvervsuddannelsesloven, hvilket indebærer, at tidligere aftalte lokale tillæg bortfalder. Der er mulighed for at aftale lokale tillæg til den overenskomstmæssige elev-/voksenelevløn.

Når den pågældende er færdiguddannet i henhold til uddannelsesaftalen, er personen faglært og skal indplaceres i den relevante løngruppe for den pågældende uddannelse, hvis uddannelsen er en relevant forudsætning for varetagelsen af den pågældende stilling. Der er igen tale om en ny ansættelse, hvilket indebærer, at tidligere aftalte tillæg bortfalder, men at der er mulighed for lokalt at aftale nye tillæg. Den ansatte skal tillige have et nyt ansættelsesbevis.

Elever har ret til tjenestefrihed med løn ved deltagelse i session (Forsvarets dag).

Pension

Eleverne (alle faggrupper) er omfattet af pensionsordningen i SAMPENSION for overenskomstansatte under offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige område.

Stk. 3. For ansatte, der

1. er fyldt 20 år og har mindst 9 måneders sammenlagt beskæftigelse i det offentlige eller

2. har været omfattet af en pensionsordning som led i en tidligere ansættelse

indbetales et pensionsbidrag på 11,19 pct. af de pensionsgivende løndele. Af pensionsbidraget, der indbetales af ansættelsesmyndigheden til SAMPENSION, anses 1/3 for at være den ansattes eget bidrag.

For ansatte, der har mindst 2 års sammenlagt beskæftigelse i det offentlige indbetales et pensionsbidrag på 15,00 pct. af de pensionsgivende løndele. Af pensionsbidraget, der indbetales af ansættelsesmyndigheden til SAMPENSION, anses 1/3 for at være den ansattes eget bidrag.

Personer, der før ansættelsen har været omfattet af en arbejdsmarkedspensionsordning under privat eller offentlig ansættelse, omfattes fra ansættelsestidspunktet af OAO-S fællesoverenskomst § 7, stk. 3. Der skal derfor indbetales pensionsbidrag fra ansættelsestidspunktet uanset varigheden af den tidligere beskæftigelse. Det indbetalte pensionsbidrag vil således være på 11,19 %, indtil de 2 års sammenlagte beskæftigelse i det offentlige er nået.

Hvis eleven på oplysningsskemaet skriver ja udfor: Har der været pensionsordning tilknyttet til den forudgående ansættelse, skal du bede om en kopi af den sidste lønspecifikation der indeholder oplysning herom.

Bl.a. er det typisk at væksthus gartnere – produktionselever gennemfører deres uddannelse flere steder. Eleven kan f.eks. tage 2. uddannelsesår hos AU. Eleven vil typisk skrive på oplysningsskemaet, at der har været tilknyttet en pensionsordning til den tidligere ansættelse i det private. DETTE er ikke tilfældet, det er en pensionsforsikring – gruppeliv, da eleven ikke er omfattet af en pensionsordning i det private. Her er det meget vigtigt at bede om en kopi af sidste lønseddel hvoraf det vil fremgå, at der har været indbetalt til en pensionsordning.

Lærepladsen.dk

Lærepladsen.dk er et websted, hvor elev, erhvervsskole og AU som arbejdsgiver kan udveksle information og tilgå de samme oplysninger omkring en elev. På lærepladsen.dk findes:

  • overblik over dine elevers uddannelsesforløb
  • overblik over skoleophold (igangværende, kommende og gennemførte ophold)
  • overblik over fravær under skoleophold

Laborantpraktikanter er på nuværende tidspunkt ikke en del af lærepladsen.dk.

Den elevansvarlige skal have adgang til systemet for at kunne se og følge sine elever. For adgang skal den elevansvarlige rette henvendelse til sin lokale HR elevkoordinator. Alle elevansvarlige kan få tildelt et login til lærepladsen.dk, så snart uddannelsesaftalen er på plads.

Befordring og skoleophold

Elever kan i forbindelse med skoleforløb få dækket rejseomkostninger, hvis den nærmeste vej fra bopæl/indkvarteringssted/lærested til skole og tilbage udgør mindst 20 km. Eleven har som minimum krav på at få dækket udgifter svarende til billigste offentlige transport, mens yderligere dækning af transportudgifter skal afklares med elevens nærmeste leder.

Kilometergodtgørelsen til elever, der benytter eget transportmiddel, reguleres i overensstemmelse med Arbejdsmarkedsstyrelsens sats for befordringsgodtgørelse til ledige medlemmer af en A-kasse, der ansættes med løntilskud hos offentlige arbejdsgivere. Taksten for befordringsgodtgørelsen pr. 1.3.2023 er 1,18 kr. pr. kørt km og pr. 1.3.2024 er den 1,23 kr. pr. kørt km. 

Det er eleven, der skal oplyse skolen om deres transportudgifter i forbindelse med skoleopholdet. Hvis dette ikke oplyses, har eleven ikke krav på at få refunderet sine transportudlæg i forbindelse med skoleophold. Eleven skal ikke søge om godkendelse for benyttelse af offentlig transport hos AU, men blot give skolen besked herom på første skoledag.

Når elevens skoleforløb er afsluttet, skal de lave en rejseafregning i RejsUd for at få deres transportudgifter udbetalt.

Lønrefusion og befordringstilskud

Når en elev har overstået et skoleophold, kan AU få lønrefusion og et befordringstilskud. Lønrefusionen fastsættes efter en sats, mens befordringstilskuddet svarer til 80% af billigste offentlig transport. Lønrefusion og befordringstilskud fra AUB (Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag) hjemtages ved AU-HR, administrationscentrene og fællesadministrationen. 

De enkelte erhvervsskoler indberetter til AUB, når eleven har gennemført et skoleforløb. Eleven skal meddele skolen, hvilke transportudgifter den pågældende elev har. AUB meddeler HR-enhederne via elektronisk post når skoleophold og befordring er klar til godkendelse, hvorefter elevkoordinatorerne godkender skoleophold og befordring i virk.dk.

Lønrefusion og befordringstilskud følger den enkelte elev og tilgår derved den enhed, som finansierer den pågældende elev.