Medarbejderservice på AU  »  HR

English

Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice HR HR-systemer og selvbetjening Workzone/ESDH Nødjournalisering, forretningsberedskab Alternative arbejdsgange ved utilgængelige funktioner

Alternative arbejdsgange ved utilgængelige funktioner

Funktion i Workzone Funktionsbeskrivelse Erstatning for funktionen
SmartPost Funktionen bruges til at sende breve til modtagers Digital Post. Der oprettes automatisk en forsendelseslog på sagen. Det Eksterne ID i loggen er juridsk bevis for, at brevet af aflevereret.
  1. Anvend ConnectDirect. OBS: Kræver brugeroprettelse ved it-supporten.
    Vejledning til ConnectDirect.
  2. Anvend SikkerMail-løsningen. OBS: Kræver brugeroprettelse ved it-supporten.
    Vejledning til SikkerMail.
  3. Send brev via mail til medarbejderens AU-arbejdsmail.
  4. Send til brev via mail til den studerendes AU-studiemail.
Workzone for Office - Outlook Journalisere mails fra Classic Outlook til Workzone Brug Workzone 365 i Outlook. Se vejledning til Workzone 365.
Workzone for Office - Outlook Åbne journaliserede mails fra Workzone direkte i Outlook
  1. Åbn mail fra Stifinder (Kun Windows)
    Åbn sagen i Stifinder og dobbeltklik på mailen. Se evt vejledning til Workzone Stifinder.
  2. Brug Workzone 365 i Outlook.
    Download mailen fra Workzone webklient. Husk at slette mail fra din "Download"-folder efterfølgende. Se vejledning til Workzone 365.
Workzone for Office - Outlook Sende links til sag, dokument og kontakt i Workzone via mail

Brug Workzone 365 i Outlook.
Du kan indsætte et link til sag/dokument/kontakt i mail vha. Workzone 365. Se vejledning til Workzone 365.
Workzone for Office - Outlook Sende dokumenter (original eller pdf-format) fra Workzone via mail

Brug Workzone 365 i Outlook.
Du kan vedhæfte dokumenter fra Workzone til en mail vha. Workzone 365. Se vejledning til Workzone 365. 
Workzone for Office - Outlook Besvare procesmails fra Workzone (som fx SmartPost, Høring, Forelæggelse)

Besvar en proces (godkendelse eller høring) fra Workzone webklient. Se vejledning til Workzone Proces.
 
WZ365 Outlook Journalisere mails fra Classic Outlook, New Outlook, webmail og Mac Outlook til Workzone.
  1. Skift til Classic Outlook og brug Workzone for Office (Kun Windows)
    Se evt vejledning til Workzone for Office.
  2. Anvend vejledningerne for Midlertidig digital løsning. Du finder dem her.
WZ365 Outlook Åbne journaliserede mails fra Workzone direkte i Outlook
  1. Skift til Classic Outlook og brug Workzone for Office (Kun Windows)
    Herefter kan du åbne mails fra Workzone webklient.
  2. Hent mail fra Workzone webklient.
    Download mailen fra Workzone webklient. Husk at slette mail fra din "Download"-folder efterfølgende. Se vejledning til Workzone webklient.
WZ365 Outlook Sende links til sag, dokument og kontakt i Workzone via mail
  1. Skift til Classic Outlook og brug Workzone for Office (kun Windows)
    Du kan indsætte et link til sag/dokument/kontakt i mail vha. Workzone for Office. Se vejledning til Workzone for Office.
  2. Skriv sagsnumrene eller dokumentnumrene i din mail. Herefter kan modtageren slå sagerne/dokumenterne op i Workzone Webklient manuelt ved brug af denne vejledning til Workzone webklient.
WZ365 Outlook Sende dokumenter (original eller pdf-format) fra Workzone via mail
  1. Skift til Classic Outlook og brug Workzone for Office (kun Windows)
    Du kan indsætte et link til sag/dokument/kontakt i mail vha. Workzone for Office. Se vejledning til Workzone for Office.
  2. Download dokumentet fra Workzone webklient. Husk at slette mail fra din "Download"-folder. Se hvordan du downloader filer fra Workzone webklient i starten af vejledning til Workzone webklient..
WZ365 Outlook Besvare procesmails fra Workzone (som fx SmartPost, Høring, Forelæggelse) Besvar en proces (godkendelse eller høring) fra Workzone webklient. Se vejledning til Workzone Proces.
WZ365 og WZfO Outlook Journalisere mails fra Classic Outlook, New Outlook, webmail og Mac Outlook til Workzone.
  1. Drag and drop dokumentet til din i sag i Workzone Webklient. OBS: husk brevdatoen på mails. Se vejledning til Workzone webklient.
  2. Drag and drop dokumentet til dit lokale skrivebord på computeren. Importer dokumentet til Workzone Webklient. OBS: brevdatoen sættes til dagsdato. Ret datoen til den reele brevdato: Se vejledning til Workzone webklient.
WZ365 og WZfO Outlook Åbne journaliserede mails fra Workzone direkte i Outlook Download mailen fra Workzone webklient. Husk at slette mail fra din "Download"-folder. Se hvordan du downloader filer fra Workzone webklient i starten af vejledning til Workzone webklient.
WZ365 og WZfO Outlook Sende links til sag, dokument og kontakt i Workzone via mail

Skriv sagsnumrene eller dokumentnumrene i din mail. Herefter kan modtageren slå sagerne/dokumenterne op i Workzone Webklient manuelt ved brug af denne vejledning til Workzone webklient.
WZ365 og WZfO Outlook Sende dokumenter (original eller pdf-format) fra Workzone via mail Download de ønskede dokumenter fra Workzone webklient og vedhæft filen/filerne til din mail. Husk at slette filerne fra din "Download"-folder. Se hvordan du downloader filer fra Workzone webklient i starten af vejledning til Workzone webklient.
WZ365 og WZfO Outlook Besvare procesmails fra Workzone (som fx SmartPost, Høring, Forelæggelse) Besvar en proces (godkendelse eller høring) fra Workzone webklient. Se vejledning til Workzone Proces.
Workzone for Office - Word, Excel og PowerPoint Oprette og redigere dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint til Workzone. Kan bruges på Windows computere

Journaliser Word, Excel eller Power Point med Workzone 365. Se evt. vejledning til Workzone 365.
Workzone for Office - Word, Excel og PowerPoint Oprette, åbne og evt. redigere dokumenter fra Workzone i henholdvis Word, Excel og PowerPoint. Word, Excel og Power Point virker som de plejer i Workzone Webklient med WZ365.
Workzone for Office - Word, Excel og PowerPoint Eksportering af data fra Workzone til Excel Eksport til Excel virker som det plejer med Workzone 365.
WZ365 - Word, Excel og PowerPoint Oprette og redigere dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint til Workzone. Kan bruges på Windows og Mac computere.
  1. Brug Workzone for Office (kun Windows)
    Journaliser fra Word, Excel og Power Point vha. Workzone for Office. Se vejledning til Workzone for Office.
  2. Gem dokumentet lokalt på din computer. Drag and drop dokumentet ind på sagen i Workzone webklient. Se vejledning til Workzone webklient. 2. Gem dokumentet lokalt. Drag and drop dokumentet ind på sagen.
WZ365 - Word, Excel og PowerPoint Oprette, åbne og evt. redigere dokumenter fra Workzone i henholdvis Word, Excel og PowerPoint.
  1. Brug Workzone for Office (kun Windows)
    Word, Excel og Power Point virker som de plejer i Workzone webklient med Workzone for Office.
  2. Udtjek og indtjek dokument.
    Du kan tjekke et dokument ud, downloade, redigere og tjekke en ny version ind på sagen igen. Se vejledning for Workzone webklient.
WZ365 - Word, Excel og PowerPoint Eksportering af data fra Workzone til Excel
  1. Brug Workzone for Office (kun Windows)
    Eksport til Excel virker som det plejer med Workzone for Office.
  2. For Mac-brugere er der ingen alternativer.
WZ365 og WZfO Word, Excel og PowerPoint Oprette og redigere dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint til Workzone. Kan bruges på Windows og Mac computere. Drag and drop til Workzone Webklient
Opret og gem dokument lokalt på din computer. Drag and drop dokumentet til din i sag i Workzone webklient. Se vejledning for Workzone webklient.
WZ365 og WZfO Word, Excel og PowerPoint Oprette, åbne og evt. redigere dokumenter fra Workzone i henholdvis Word, Excel og PowerPoint. Udtjek og indtjek dokument.
Du kan tjekke et dokument ud, downloade, redigere og tjekke en ny version ind på sagen igen. Se vejledning for Workzone webklient.
WZ365 og WZfO Word, Excel og PowerPoint Eksportering af data fra Workzone til Excel Ingen alternativer
WZ-Templafy Oprette dokumenter via Templafy-skabeloner direkte fra en sag i Workzone. Funktionen er en knap i Workzone. Åbn Word og opret dokumentet via Templafy fra Word. Journalisér dokumentet til Workzone via WZ365. Se vejledning til Workzone 365. 
CVR-integration Oprette kontakter af typen "Virksomhed (med CVR)" i Workzone. Det er muligt at søge på danske virksomheder og organisationer - enten via navn eller CVR-nummer - herefter udfyldes kontaktoplysninger. Bemærk: Kontaktoplysningerne bliver ikke automatisk vedligholdt, men kan genhentes via samme funktion. Brug https://virk.dk/ til at slå danske virksomheder og organisationer op. Åbn Workzone webklient og vælg Ny kontakt --> Virksomhed (med CVR). Kopier CVR, navn og adresse på virksomheden, når du opretter kontakten.
Proces - Forelæggelse og høring Sende dokumenter til godkendelse/høring til en eller flere modtagere. Modtagerne modtager opgaven som mail. Gælder både nye og igangværende processer:
Opret en mail. Indsæt links til de dokumenter i Workzone, som du ønsker at få godkendt/sendt i høring. Se hvordan du opretter links til dokumenter i vejledning til Workzone 365.
Proces - Forelæggelse og høring Modtage procesmail med dokumenter til godkendelse eller høring.

Åbn tilsendte mail med links. Åbn dokumenterne ved at trykke på links. Svar mailen som enhver anden mail.
Workzone Stifinder Åbne sager så den vises som en stifindermappe. Kan bruges på Windows computere. Åbn sagen i Workzone Webklient. Brug fanen "Alle hoveddokumenter og bilag" for at få et totalt overblik over sagens dokumenter. Brug fanerne "Oversag"/"Undersag"/"Sagshenvisning for at få overblik over, hvilke sager den aktuelle sag er koblet til.
Workzone Stifinder "Drag and droppe" flere filer til sag via Workzone Stifinder

Drag and drop dokumentet til din i sag i Workzone Webklient. OBS: husk brevdatoen på mails. Se vejledning for Workzone webklient.
Workzone Stifinder Oprette sagskomplekser (fx Byggesag med defineret sag og undersager)

Kopier sagsskabelonerne enkeltvis og koble dem som undersager. Se vejldening for Workzone webklient.
Workzone Stifinder Hente sagens dokumenter som pdf'er
  1. Vedhæft dokumenterne som pdf på en mail og gem dem ud på skrivebordet. Se vejledning for Workzone webklient.
  2. Lav en samlet pdf over sagens dokumenter via funktionen sagsudskrifter. Se vejledning for Workzone webklient,
Workzone pdf Alle dokumenter får automatisk en pdf-version. Bruges bl.a. til at sende dokumenter som pdf'er i en mail.

Omdan dokument manuelt til pdf.
Åbn sagen i Workzone Webklient. Åbn dokumentet, du ønsker en pdf-versioner. Omdan dokumentet til pdf.
Sagsudskrifter Vælge bestemte sagsakter (dokumenter) fra sagen og få det udskrevet i en samlet pdf.

Kombiner flere pdf-filer via Adobe Acrobat
Hent pdf-versionen af de udvalgte dokumenter via Workzone vha vejledning til Workzone webklient.
Brug derefter Adobe Acrobat til at kombiner filer til én pdf. Se vejledning til Adobe Acrobat.
Notat Oprette notater på sagen. Notatet kan akteres og dermed blive en sagsakt Opret dit notat som et dokument i Word og journalisér den på sagen vha. Workzone 365. Se vejledning til Workzone 365.
Påmindelser Oprette en påmindelse på en sag. Påmindelsen indeholder som minimum en dato for påmindelsen og hvem påmindelsen er til (en bruger eller afdeling) Skriv påmindelsen i sagstekstfeltet. Fx "31-05-2025 - Jens Jensen - Husk at sende mail til medarbejder".
Påmindelser Danne sig et overblik over, hvilke sager, der har påmindelser via sortering på kolonnen "Påmindelse" Ingen alternativer.
Abonnementer Få en mail, når der kommer nye sager, dokumenter eller kontakter på en gemt søgning.

Brug Workzone webklient.
Åbn søgningen og sorter på kolonnen "Oprettet". Få vist de senest oprettede øverst for at se, om der er kommet nye entiteter på listen.
PDF redigering Annotere i pdf'er Hent pdf-filen fra Workzone og brug Adobe Acrobat til at lave dine annoteringer. 
Opload dokumentet til sagen igen.
Se vejledning til Adobe Acrobat.
PDF redigering Redigere pdf'er Hent pdf-filen fra Workzone og brug Adobe Acrobat til at redigere pdf-filen. Fx rotere, flette og slette sider i pdf'en.
Opload dokumentet til sagen igen.
Se vejledning til Adobe Acrobat.

PDF redigering		 Bortredigere i pdf'er Hent pdf-filen fra Workzone og brug Adobe Acrobat til at lave din bortredigering.
Opload dokumentet til sagen igen.
Se vejledning til Adobe Acrobat.
Revideret 27.10.2025
-
Sofie Langbo Salling