Hvis Workzone eller midlertidig digital løsning for journalisering ikke er tilgængelig, følges nedenstående vejledning.
Sagsomslag kan hentes via dette link (downloader automatisk). Vigtigt: Sørg for, at der printes i A3-format og på begge sider. Fold omslaget på midten.
Det anbefales, at kritiske funktioner har et lille lager af sagsomslag til eget brug.
HR Data og Digitalisering har et begrænset lager, som kan afhentes på:
Jens Chr. Skous Vej 9, Bygning 1471, 8000 Aarhus C.
Sagen
Udfyld sagsomslaget med de oplysninger, du har til rådighed.
Ét sagsomslag pr. sag.
Tilføj gerne yderligere oplysninger i henhold til lokal registreringspraksis i feltet Sagstekst.
Dokumenter
Læg dokumenterne i sagsomslaget løbende, efterhånden som de udarbejdes.
Angiv dato for modtagelse eller afsendelse på hvert dokument.
Interne dokumenter skal have den dato, hvor de foreligger i endelig form.
Nummerér dokumenterne i den rækkefølge, de tilføjes.
Hæft gerne dokumenter med flere sider sammen.
Opbevaring
Opbevar sagerne sikkert:
Materialet skal opbevares aflåst, når det ikke er i brug.
Kun betroede personer må have adgang til materialet.
Sagen
Opret sagen i Workzone med udgangspunkt i oplysningerne fra sagsomslaget.
Supplér eventuelt med yderligere information i overensstemmelse med lokal praksis.
Tilføj relevante parter til sagen.
Dokumenter
Scan dokumenterne ind – én fil pr. dokument.
OBS: Der må ikke uploades en samlet fil for hele sagen.
Angiv den oprindelige modtager- eller afsendelsesdato som brevdato.
Giv dokumenterne en sigende og præcis titel.
Så vidt muligt skal dokumenterne indlægges i kronologisk rækkefølge efter brevdato, så dokumentet med den ældste dato bliver akt 1.
Oprydning
Når hele sagen er digitalt journaliseret, skal de fysiske dokumenter makuleres.