FAQ
Hvorfor er min Workzone-knap væk?
Der kan være flere årsager:
1. Hvis du har opdateret Office, kan Workzoneknappen kortvarigt forsvinde.
Løsning: Gennemfør/færdiggør alle opdateringer på din pc. Lav evt. en genstart af pc.
2. Hvis du vælger at køre med Ny Outlook, kan du ikke længere anvende den gule Workzoneknap.
Løsning: Gå tilbage til gammelt look eller anvend ny knap: Workzone 365. Find vejledninger til anvendelse af denne her.
3. Workzoneknappen er afhængig af netværksforbindelse til Workzoneserveren via VPN, det trådløse netværk Eduroam eller sikkert kablet netværk.
Hvis du falder af VPN eller skifter mellem forskellige netværk, vil du kunne opleve at din knap forsvinder eller at almindelige funktioner fejler.
Løsning: Genstart din pc på kablet netværk og kontroller at du er korrekt forbundet ved at starte Workzone i din browser.
Hvorfor er min Workzone 365-knap væk?
Hvis du har valgt at prøve den nye Outlook, vil din Workzoneknap flytte til et nyt sted.
Den findes nu på selve mailen - evt. skal du klikke på mailens menu (de tre prikker). Se vejledninger til Workzone 365.
Alternativt kan du gå tilbage til det gamle Outlook.
Jeg kan pludselig ikke åbne Workzone i browseren?
Adgang til Workzone kræver, at du er koblet på AU's net og at du bruger enten Edge eller Chrome. Oplever du pludselig ikke længere at kunne åbne Workzone i din browser, skal du sikre dig, at du enten er på AU’s kablede netværk, AU’s trådløse netværk Eduroam eller tilsluttet andet netværk inkl. VPN.
Test din adgang her - hvis du kan åbne og se sagen, er du korrekt forbundet:
2022-0375206, Testsag til adgangskontrol/Test file for access control
Hvorfor kan jeg ikke logge på Workzone via min Mac?
Hvis du arbejder på en Mac og er blevet oprettet som Workzone-bruger, men fortsat oplever problemer med at logge på Workzone, kan du finde hjælp i denne vejledning.
Hvorfor åbner Templafy ikke automatisk, når jeg tilføjer dokument
Din browser kan være indstillet til at blokere pop-up vinduer.
Du vil se dette i browserens url-linje med følgende meddelelse, når du forsøger at tilføje et dokument fra Templafy direkte i WZClient.
Efter et øjeblik vises kun:
Løsning:
Tillad pop-up vinduer fra Workzone på følgende måde:
1. Klik på ikonet
2. Marker herefter "Tillad...."
3. Tryk Udfør
Hvor finder modtager digital post (SmartPost) fra Aarhus Universitet
Digital post fra Aarhus Universitet kan altid ses i modtagers indbakke på Borger.dk.
Digital post fra Aarhus Universitet kan fremadrettet kun ses i e-Boks, hvis modtager har tilvalgt post fra det offentlige.
Kan jeg bruge Workzone på Mac?
Ja, du kan tilgå Workzone på Mac. Læs mere her:
Hvordan får jeg Office 365?
Hvorfor er det vigtigt, hvilken udgave af Office jeg har?
Leverandøren af Workzone, KMD, supporterer ikke længere Office 2016, hvilket betyder, at Workzone udvikles til at bruges sammen med Office365.
Hvis der opstår fejl eller problemer med en Workzone-brugers Workzone for Office (Workzone-knappen i Outlook, Word, Excel eller Power Point) kan en løsning være at opgradere brugeren til Office365, hvis brugeren er på Office 2016.
Sådan finder du din Office-udgave
Du finder udgaven af Office ved at følge nedenstående:
I Outlook --> Vælg Filer --> Office konto --> Om Outlook
Sådan får du din Office opgraderet fra 2016 til 365
Du kan selv bestille en opgradering fra Office 2016 til Office 365:
- Åbn: Order Software: https://it-selfservice.au.dk/Home/Makeform?BMEID=e1418d69-dfcc-63c8-1dd4-83ebc2860857
- Tryk på den øverste Opdater/Refresh-knap. Navnet på computeren kommer nu frem sammen med navnet på brugeren.
- Vælg den computer, som du ønsker at installere programmer på.
- Tryk på den næste Opdater/Refresh-knap. Du kan nu se de programmer, som du gratis kan installere på din computer. Du kan desuden bruge søgefeltet til højre til at søge efter et specifikt program.
- Vælg 'Office 365 x64'
- Tryk på Send/Submit-knappen
Normalt vil installeringen af programmet starte efter 1 – 2 timer
Du kan også skrive til din lokale IT-support, da det herved sikres, at det er den rigtige udgave af Office365, der installeres.
Er dette en kendt fejl i Workzone?
Vi vedligeholder løbende en liste over kendte fejl, eventuelle workarounds samt information om hvornår fejlen forventes løst her: Se Kendte fejl her
Hvad er indblik?
Indblik sikrer adgang i Workzone. Med indblik definerer du, hvem der må se og redigere sager, dokumenter og kontakter. På AU bruges indbliksfeltet: Læseadgang.
Læseadgangen giver dig rettigheder til at se og redigere en sag, et dokument eller en kontakt.
Dokumenter på en sag arver som standard sagens indblik. Dette kan ændres på det enkelte dokument, ved at redigere dokumentets indblik.
Du kan arbejde med tre typer indblik i Workzone; organisatoriske indblik, funktions-/emneindblik og personlige indblik. Hver type indblik har hver sin type fordele og ulemper. Læs mere om de forskellige indblik her.
For at vide hvilke indblik der skal på din sag, kan du kontakte din lokale superbruger. Du finder din lokale superbruger her.
Hvilke indblik har jeg?
Du kan se hvilke indblik, du har adgang til, ved at klikke på din AUID nederst i højre hjørne i Workzone Client. Dine indblik vil blive listet i fanen Indblik.
Hvordan tilføjer jeg et ekstra indblik på et dokument?
Dokumenter nedarver som standard indblikket fra sagen, mens hvis du ønsker at give flere brugere adgang til et specifikt dokument, skal du redigere indblikket på det enkelte dokument.
Dette gøres ved, at du på det specifikke dokument under Læseadgang fjerner fluebenet i ”Begrænset af sag”:
Under ”Indblik” tilføjes sagens indblik samt de ekstra indblik , du ønsker at give adgang til.
Afslut med Anvend.
Hvilke browsere kan jeg bruge til Workzone?
Chrome, Edge og Safari er supporteret. Bemærk at Windows eller iOS forudsættes.
Stifinderknappen åbner ikke længere automatisk Stifinder, men genererer et link til sagen, som du selv skal sætte ind i din stifinder. Herefter kan du arbejde i sagen i Stifinder, som du plejer.
Hvilke filformater kan jeg journalisere i Workzone?
For at kunne langtidsbevare dokumenter i Rigsarkivet, er kun følgende filtyper tilladte og understøttet i ESDH-systemet
- Word (doc, docm, docx, dot, dotm, dotx)
- Excel (xls, xlsb, xlsm, xlsx, xla, xlam, xlc, xlf, xlm, xlx, xlt, xltm, xltx, xlw)
- Power point (ppam, ppd, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx)
- Mail (MSG, EML)
- RTF
- TXT
- TIFF
- JPG
- JPEG
- PNG
- MP3
- MP4
Øvrige dokumenter skal gemmes i pdf.
Følgende filtyper er ikke tilladte i systemet:
- Krypterede filer
- Passwordbeskyttede filer
- Zippede filer
- Databasefiler f.eks. Access eller MSProject
- .exe filer
Se også journalinstruksen her.
Hvordan kan jeg se nye felter i brugergrænsefladen?
Hvis du oplever fejl eller manglende felter i brugergrænsefladen, kan du nulstille din konfiguration.
I båndet, klik 
Indstillinger > Nulstil konfiguration og i dialogen Bekræft, klik derefter Ja for at nulstille din konfiguration.
Løser dette ikke problemet, skal du slette din browsercache. Brug den vejledning, der gælder for din browser:
- https://support.microsoft.com/en-us/search?query=edge%20clear%20cookies%20and%20cache
- https://support.google.com/accounts/answer/32050?hl=en&co=GENIE.Platform%3DDesktop
Hvorfor kan jeg ikke gemme eller aktere mit dokument?
Når et Office-dokument (Word-, Excel-, Powerpoint-dokumenter) åbnes i Microsoft Office, vil dokumenterne automatisk være låst for redigering (skrivebeskyttet) for andre WorkZonebrugere, og det er kun, den der har oprettet dokumentet, der kan redigere det.
Med opgradering til WorkZone 2021.1 kommet mulighed for at se, hvem der har låst dokumentet.
Kolonnen 'Låst af' i dokumentoversigten på sagen viser, hvem der arbejder på dokumentet.
Kolonnen 'Låsen udløber' i dokumentoversigten på sagen viser, hvornår dokumentet bliver ledigt.
For at få adgang til at gemme eller aktere dokumentet, kan du kontakte vedkommende, der har låst dokumentet og bede ham/hende om, at lukke det.
Hvorfor virker Smartpost ikke?
Hvis du oplever problemer med Smartpost, kan det skyldes at Digital Post er nede og så kan du ikke gøre andet end at vente på at Digital Post løser problemerne.
Status på problemer hos Digital Post fremgår i de fleste tilfælde af følgende side: Digital Post Driftstatus eller Digital Post Dashboard
Tjek https://serviceinfo.au.dk/ inden du fejlmelder på support.au.dk
Hvordan flytter jeg et akteret dokument?
Du kan ikke selv flytte akterede dokumenter - du skal henvende dig til din superbruger og bede vedkommende om at gøre det.
Find din superbruger her: Din superbruger
Hvordan sletter jeg dokumenter og sager?
Som udgangspunkt må intet slettes i Workzone før EFTER et periodeskift.
Følgende undtagelser er dog gældende:
Dokumenter, der endnu ikke er akterede
Alle må slette dokumenter, der ikke er akterede. Der foretages oprydning i disse slettede dokumenter en gang månedligt ved en permanent sletning.
Der foretages ingen kontrol af om disse dokumenter burde have været slettet.
Oprydning i forkert akterede dokumenter/sager
Superbrugere må altid SOFTDELETE sager og dokumenter, der ikke længere skal være synlige for den almindelige bruger. Dette SKAL altid ske med uddybende begrundelse for sletning.
Der foretages kontrol på begrundelser for sletningen af dokumenter og sager.
Særligt for HR, når en kandidat trækker sig
Når en kandidat trækker sig, skal denne anonymiseres. HR-brugere bestiller denne anonymisering ved at oprette en sag til Workzone på support.au.dk
Hvor stor må en fil være?
En fil må max være 180 MB, hvis du bruger Workzone for Office. Har du behov for at gemme en større fil, kan du importere den via Workzone webklient.
Hvad er dokumentklassifikation?
Dokumentklassifikation er et nyt krævet felt i Workzone.
Dokumentklassifikation er ikke det samme som indblik. Klassifikation siger alene noget om hvilken type data, der er indeholdt i dokumentet.
På Aarhus Universitet klassificeres data som hhv. offentlig data, interne data, følsomme data eller fortrolige data. Disse fire klassifikationer kan du finde i Workzones klassifikationsfelt.
Dokumenter arver klassifikation fra sagen, men kan også klassificeres selvstændigt efter behov.
Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/informationssikkerhed/klassifikation-af-data/
Journaliser fra Onedrive
Hvis du gemmer dine filer i Onedrive, skal du åbne dit dokument fra Onedrive i din Stifinder, hvorefter du kan journalisere, som du plejer.
Hvis du åbner dit dokument i web-udgaven af Onedrive skal du vælge ’Åbn i skrivebordsapp’, hvorefter du kan journalisere som du plejer.
Husk at slette dit dokument på Onedrive, når det er journaliseret.