Adgang til Workzone kræver, at du er koblet på AU's net og at du bruger enten Edge eller Chrome. Oplever du pludselig ikke længere at kunne åbne Workzone i din browser, skal du sikre dig, at du enten er på AU’s kablede netværk, AU’s trådløse netværk Eduroam eller tilsluttet andet netværk inkl. VPN.

Test din adgang her - hvis du kan åbne og se sagen, er du korrekt forbundet:

2022-0375206, Testsag til adgangskontrol/Test file for access control

Del link til boks

Hvis en medarbejder stopper
Hvis en medarbejder stopper sin ansættelse på AU, vil vedkommendes AU-konto blive inaktiv. Medarbejderens Workzoneadgang og indblik fjernes automatisk umiddelbart herefter

Hvis en medarbejder skifter stilling
Hvis en medarbejder skifter stilling på AU og fx går fra en stilling i HR til en stilling i Uddannelse, vil medarbejderens Workzoneadgang forblive aktiv. Medarbejderens organisatoriske indblik skifter automatisk til den nye enhed, men medarbejderen vil bevare eventuelle funktionsindblik.

For at forhindre at brugeren har adgang til sager og dokumenter, som ikke længere er relevante i den nye stilling, er det vigtigt, at indbliksejere og -godkendere hver måned udfører en kontrol af indbliksmedlemmerne. Indbliksejere og/eller -godkendere modtager en remindermail om dette hver måned.

Supplerende kontrol
Som supplement til indbliksejernes/-godkendernes kontrol, foretager HR Data og Digitalisering en manuel controlling af brugere, der skifter afdeling eller skifter stilling i samme afdeling. Hvis et skift åbenlyst giver anledning til, at en bruger har for mange indblik, vil HR Data og Digitalisering fjerne adgangen og evt. kontakte relevante indbliksejere/godkendere.

Del link til boks

Chrome, Edge og Safari er supporteret. Bemærk at Windows eller iOS forudsættes.

Stifinderknappen åbner ikke længere automatisk Stifinder, men genererer et link til sagen, som du selv skal sætte ind i din stifinder. Herefter kan du arbejde i sagen i Stifinder, som du plejer.

Del link til boks

Indblik sikrer adgang i Workzone. Med indblik definerer du, hvem der må se og redigere sager, dokumenter og kontakter. På AU bruges indbliksfeltet: Læseadgang.
Læseadgangen giver dig rettigheder til at se og redigere en sag, et dokument eller en kontakt.

Dokumenter på en sag arver som standard sagens indblik. Dette kan ændres på det enkelte dokument, ved at redigere dokumentets indblik.

Du kan arbejde med tre typer indblik i Workzone; organisatoriske indblik, funktions-/emneindblik og personlige indblik. Hver type indblik har hver sin type fordele og ulemper.  Læs mere om de forskellige indblik her.

For at vide hvilke indblik der skal på din sag, kan du kontakte din lokale superbruger. Du finder din lokale superbruger her.

Del link til boks

Du kan se hvilke indblik, du har adgang til, ved at klikke på din AUID nederst i højre hjørne i Workzone Client. Dine indblik vil blive listet i fanen Indblik.

Del link til boks

Dokumenter nedarver som standard indblikket fra sagen, mens hvis du ønsker at give flere brugere adgang til et specifikt dokument, skal du redigere indblikket på det enkelte dokument.

Dette gøres ved, at du på det specifikke dokument under Læseadgang fjerner fluebenet i ”Begrænset af sag”:

Under ”Indblik” tilføjes sagens indblik samt de ekstra indblik , du ønsker at give adgang til.

Afslut med Anvend.

Del link til boks

Dokumentklassifikation er et nyt krævet felt i Workzone. 

Dokumentklassifikation er ikke det samme som indblik. Klassifikation siger alene noget om hvilken type data, der er indeholdt i dokumentet. 

På Aarhus Universitet klassificeres data som hhv. offentlig data, interne data, følsomme data eller fortrolige data. Disse fire klassifikationer kan du finde i Workzones klassifikationsfelt.

Dokumenter arver klassifikation fra sagen, men kan også klassificeres selvstændigt efter behov.

Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/informationssikkerhed/klassifikation-af-data/

Del link til boks

Hvis du gemmer dine filer i Onedrive, skal du åbne dit dokument fra Onedrive i din Stifinder, hvorefter du kan journalisere, som du plejer.

Hvis du åbner dit dokument i web-udgaven af Onedrive skal du vælge ’Åbn i skrivebordsapp’, hvorefter du kan journalisere som du plejer. 

Husk at slette dit dokument på Onedrive, når det er journaliseret.

Del link til boks

Du kan ikke selv flytte akterede dokumenter - du skal henvende dig til din superbruger og bede vedkommende om at gøre det.

Find din superbruger her: Din superbruger

Del link til boks

Som udgangspunkt må intet slettes i Workzone før EFTER et periodeskift.

En fil må max være 180 MB, hvis du bruger Workzone for Office. Har du behov for at gemme en større fil, kan du importere den via Workzone webklient.

Del link til boks

For at kunne langtidsbevare dokumenter i Rigsarkivet, er kun følgende filtyper tilladte og understøttet i ESDH-systemet

• Word (doc, docm, docx, dot, dotm, dotx)
• Excel (xls, xlsb, xlsm, xlsx, xla, xlam, xlc, xlf, xlm, xlx, xlt, xltm, xltx, xlw)
• Power point (ppam, ppd, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx)
• Mail (MSG, EML)
• RTF
• PDF
• TXT
• TIFF
• JPG
• JPEG
• PNG
• MP3
• MP4

Øvrige dokumenter skal gemmes i pdf.

Følgende filtyper er ikke tilladte i systemet:

• Krypterede filer
• Passwordbeskyttede filer
• Zippede filer
• Databasefiler f.eks. Access eller MSProject
• .exe filer

Se også journalinstruksen her.

Del link til boks

Når et Office-dokument (Word-, Excel-, Powerpoint-dokumenter) åbnes i Microsoft Office, vil dokumenterne automatisk være låst for redigering (skrivebeskyttet) for andre WorkZonebrugere, og det er kun, den der har oprettet dokumentet, der kan redigere det.  

Med opgradering til WorkZone 2021.1 kommet mulighed for at se, hvem der har låst dokumentet.

Kolonnen 'Låst af' i dokumentoversigten på sagen viser, hvem der arbejder på dokumentet.

Kolonnen 'Låsen udløber' i dokumentoversigten på sagen viser, hvornår dokumentet bliver ledigt.

For at få adgang til at gemme eller aktere dokumentet, kan du kontakte vedkommende, der har låst dokumentet og bede ham/hende om, at lukke det.

Del link til boks