Medarbejderservice på AU  »  HR

Elevadministration i mitHR

Håndtering af elever i mitHR

Denne side indeholder alle vejledninger, der er relevante i forbindelse med administrering af elever i mitHR.

Læs mere om den generelle administration af elever på AU: Elevadministration for HR elevkoordinatorer

Registrering af elevdata

HR kan registrere yderligere understøttende data på en elev/lærlings ansættelsesforhold i mitHR. 
Eleven/lærlingen kan selv tilgå den registrerede information i mitHR. 

Registrering af yderligere elevdata håndteres af HR-medarbejdere og kan ske på to måder: 

  1. Data tilføjes ved at rette første historiklinje - Følg vejledningen "Nyt ansættelsesforhold > 
  2. Gennem handlingen "Yderligere info om ansættelsesforhold" (denne vejledning)

Denne vejledning beskriver registreringen gennem handlingen "Yderligere info om ansættelsesforhold".

Arbejdsgangen er kort beskrevet: 

  1. Tilgå handlingen "Yderligere info om ansættelseforhold"
  2. Registrer elevdata 

13 STEPS

1. Tilgå mitHR og fanen Mine klientgrupper.

Step 1 image

2. Vælg Vis flere under Hurtige handlinger

Step 2 image

3. Vælg Yderligere info om ansættelsesforhold.

Step 3 image

4. Fremsøg medarbejder på navn eller AU-ID.

Step 4 image

5. Tryk Tilføj for at registrere yderligere elevdata på ansættelsesforholdet.

Step 5 image

6. Sæt elevtidens slutdato ved enten at vælge dato fra kalenderen eller skrive dato i feltet.

Step 6 image

7. Notér elevens tilknyttede uddannelsesinstitution i feltet Skole.

Step 7 image

8. Vælg Elevansvarlig.

Step 8 image

9. Vælg Søg... for at fremsøge den AU-medarbejder der har ansvaret for elevens uddannelse.

Step 9 image

10. Angiv navn og Søg.

Step 10 image

11. Markér fremsøgte og tryk OK.

Step 11 image

12. Tryk Gem for at færdiggøre registreringen.

Step 12 image

13. Registreringen kan redigeres eller slettes ved at trykke på Rediger/blyanten.

OBS - Der kommer ingen advarsel inden en registrering slettes.

Step 13 image

Here's an interactive tutorial

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2092011/S-dan-registrerer-du-elevdata-i-mitHR--HR-medarbejder-

Tildeling af elevferie

Denne vejledning beskriver tildeling af ferie til elever i forbindelse med ansættelse af eleven.

Tildelingen foregår manuelt på fraværsplanen "Ferie (elever)" og håndteres af den elevansvarlige HR-medarbejder. 

Planen "Ferie (Elever)" tildeles automatisk til eleven, men har en saldo på 0 dage indtil tildelingen af dage er sket manuelt.  

Godt at vide: 

  • Det er først muligt at tildele dagene på planen når elevens ansættelse er aktiv (dvs. når startdato er indtruffet). 
  • Feriedagene bortfalder ikke automatisk fra planen, hvis eleven overgår til anden ansættelse. 
  • Elever optjener Særlige feriedage på samme vilkår som andre medarbejdere. 

Arbejdsgangen kort beskrevet: 

  1. Tilgå handlingen "Fraværsrecords"
  2. Tildel (opreguler) relevante antal dage på planen "Ferie (Elever)".

26 STEPS

1.

Step 1 image

2. Klik på Tilmeldinger og reguleringer

Step 2 image

3. Klik på Reguler saldo

Step 3 image

4. Vælg årsag: Tildeling af ferie til elever

Step 4 image

5. Skriv antal feriedage i Reguleringsbeløb.
I dette eksempel var det 15 feriedage

Step 5 image

6. Vælg den dato feriedagene skal være tilgængelig fra ved enten at skrive datoen eller via kalender.
Her vil det være ansættelsesdatoen den 15-01-2023

Step 6 image

7. Klik på Afsend

Step 7 image

8. For at se dagene på saldoen på fraværsplanen: Ferie (elever) skal du enten vente en dag eller lave en manuel kørsel. Vi kan lave en manuel kørsel her, fordi dagene er tildelt tilbage i tiden.
Klik videre for at se den manuelle kørsel.

Step 8 image

9. Klik på Optjeninger

Step 9 image

10. Klik på Kør optjeninger til valgt plan

Step 10 image

11. Vælg den sidste dag i indeværende måned

Step 11 image

12. Klik på Afsend

Step 12 image

13. Du er nu færdig og kan se, at saldoen står med 15 dage.

Step 13 image

14.

Step 14 image

15. Klik på Tilmeldinger og reguleringer

Step 15 image

16. Klik på Reguler saldo

Step 16 image

17. Vælg årsag: Tildeling af ferie til elever

Step 17 image

18. I Reguleringsbeløb tastes antal feriedage dvs. 25

Step 18 image

19. Vælg den 1. september 2023

Step 19 image

20. Klik Afsend

Step 20 image

21. For at se at dagene bliver tilgængelige fra den 1. september 2023, skal du vælge en fremtidig dato på fraværsplanen. Klik på Ferie (elever)

Step 21 image

22. Her kan du se, at den 31.01.2023 har eleven en saldo på 15 Dage

Step 22 image

23. Sæt datoen til den 1. september 2023 enten ved at skrive eller via kalenderen for at se feriedagene tildeles

Step 23 image

24. Klik på Start/pilen

Step 24 image

25. Nu kan du se, at saldoen står med 40 dage (15 + 25).
OBS! De tidligere tildelte feriedage bortfalder ikke automatisk fra planen.

Step 25 image

26. Du er nu færdig og kommer tilbage på overbliksbilledet ved at klikke på OK

Step 26 image

Here's an interactive tutorial

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2132556/Tildeling-af-ferie-til-elever

Medbragt elevferie

Har eleven medbragt ferie fra tidligere arbejdsgiver, skal dette håndteres udenom mitHR. 

Informationen skal sendes til løn, der herefter sørger for at regulerer eleven indtil den medbragte ferie er opbrugt. 

Har HR-afdelingen allerede en lokal aftale med løn om håndteringen af elevens medbragte ferie, er det også tilladt at fortsætte med den lokale aftale. 

Arbejdsgangen kort beskrevet:

  1. HR modtager informationen via oplysningsskema eller kommunikaton med eleven
  2. Den elevansvarlige HR-medarbejder sender en mail til Løn med informationen om hvor mange penge eleven har med for feriedage
  3. Løn sørger for at trække eleven i løn, når der afholdes feriedage indtil deres medbragt ferie er opbrugt

Relevante vejledninger ifm. ansættelse af elever

Følgende vejledninger kan være relevante i forbindelse med administrering af elever: 

  • Nyt ansættelsesforhold (eleveransættelser i mitHR håndteres på samme måde som en almindelig ny ansættelse)  

Vejledning

Videovejledningen ligger nedenfor.

Få vejledningen som pdf, ved at vælge Print it/Print via pilen ned i vejledningen og tryk Start.

Der kan vælges mellem flere forskellige formater. Læs mere om brug af vejledninger her

Klik på firkanten i øverste højre hjørne i videoen for at maksimere videoen til fuld skærm.

Support

Fik du ikke svar på dine spørgsmål på denne side?

Se de forskellige muligheder for support på vores Supportoversigt.

Revideret 24.04.2025