Feriedage
Denne side indeholder alle vejledninger, der er relevante i forbindelse med et ferieår og håndteringen heraf i mitHR.
Siden henvender sig primært til sekretær og er mere en orientering til HR-medarbejder.
Få svar på spørgsmål i FAQ'en nederst.
Aflæs feriesaldo
En guide til hvordan du, som sekretær og HR-medarbejder, aflæser feriesaldo på en medarbejder.
Vejledningen viser, hvordan du ser optjente feriedage samt feriedage til rådighed, der endnu ikke er planlagt.
> > Læs vejledning: Feriesaldo
Eksempel:
Vil du gerne vide, hvor mange feriedage, der IKKE er planlagt til udgangen er ferieåret 31-12-2025?
- Åben fraværsplanen "Feriedage"
- Ændr saldoberegningsdatoen til 01-01-2026
Registrering, ændring og sletning af ferie
Registrering af ferie
En detaljeret beskrivelse af, hvordan ferie med løn og ferie uden løn skal registreres for en medarbejder.
Med sekretær-rollen er det ikke muligt at registrere ferie på dig selv under Fraværsrecords, find derfor en kollega, der kan registrere på vegne af dig.
Ved registrering af fraværstyperne "Ferie uden løn" modtager Lønkontoret automatisk besked ift. regulering af medarbejderens løn. I de tilfælde, hvor en feriesregistrering løber hen over en helligdag, vil dagen tælle som 0 timer i registreringen.
OBS! Hvis din Tilføj-knap ikke er tilgængelig under Eksisterende fravær skal du klikke på pilene til højre >> (ved Frigør-knappen)
Kort beskrevet:
- Fanen "Mine klientgrupper" > Hurtige Handlinger "Vis flere" > "Fraværsrecords"
- Klik på "Tilføj"
- Vælg "Fraværstypen"
- Indtast "Start- og slutdato"
- Tryk "Afsend"
Ændring af en registrering
En beskrivelse af, hvordan du ændrer tidligere registreret ferie for en medarbejder, hvis nu medarbejderen ønsker at ændre registreringen, eller der skulle være sket en tastefejl.
Du kan kun ændre i datoer på selve registreringen, idet feriedage kun holdes i hele dage.
Hvis der skal ændres andre ting såsom fraværstype, skal registreringen trækkes tilbage og registreres på ny.
OBS! Hvis din Tilføj-knap ikke er tilgængelig under Eksisterende fravær skal du klikke på pilene til højre >> (ved Frigør-knappen)
Vejledning viser:
- Klik på datoerne for den registrering, som skal ændres
- Ændr datoerne
- Klik på "Afsend"
Sletning af en registrering
En guide til hvordan du sletter registrerede ferie og fravær i mitHR.
En sletning af fravær, sker af to omgange i mitHR:
- Først tilbagetrækker man en registrering, og kan stoppe her, hvis man gerne vil beholde historikken af registreringen på medarbejderen
- Herefter kan tilbagetrækningen slettes helt
OBS: Det anbefales IKKE at slette registreringen helt
Tilbagetrukket fravær vil ikke tælle med i saldoen, og der vil kunne registreres nyt fravær oveni samme periode, som det tilbagetrukket fravær.
Vejledning viser:
- Klik på den gule handling på den registrering, som skal slettes
- Klik på "Tilbagetræk"
- Klik "Ok" til advarslen
Here's an interactive tutorial
** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **
Flere ansættelsesforhold på én gang
Når der skal registreres fravær på medarbejdere med flere ansættelsesforhold, kan det være en fordel at få overblik over hvilke ansættelsesforhold, der hører til hvilke enheder i tilfælde af forskellige fraværsadministratorer.
Ved registreringen af fravær, er der et par ting, man skal være opmærksom på:
- Alt fravær (inkl. ferie) skal registreres på alle ansættelsesforholdene, der er fraværsberettiget
- Processen for registreringen skal derved gentages på alle ansættelsesforholdene, der er fraværsberettiget
Det er muligt i fraværsmodulet at få et overblik over hvilke registreringer, der hører til hvilke ansættelsesforhold.
I tilfælde af forskellige fraværsadministratorer, registreres der kun på det ansættelsesforhold, som hører til din enhed.
OBS! Hvis din Tilføj-knap ikke er tilgængelig under Eksisterende fravær skal du klikke på pilene til højre >> (ved Frigør-knappen)
Here's an interactive tutorial
** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **
Overførsel af feriedage
En årsafslutning af feriedage handler om at få nedbragt restsaldo til nul. Det kan enten gøres ved at afholde, overføre eller udbetale feriedagene.
En beskrivelse af, hvordan du som sekretær overflytter feriedage fra ferieår til ferieår.
Vær opmærksom på at:
- Ordinære feriedag overflyttes som en del af ferieårsafslutningen i december
- Særlige feriedage overflyttes i april
VIGTIGT - Overførsel af Feriedage:
- Nedreguleringen skal være pr. 01-09 (fx 01-09-2023)
(ellers begynder planen at blande den nye optjening af ferie med ind i det)- Ved ansættelsesskift i perioden 1/9 - 31/12, sæt nedreguleringsdatoen til startdato for det nye ansættelsesforhold (fx. 01-10-2023)
- Opregulering skal være pr. 01-01 (fx 01-01-2024)
Here's an interactive tutorial
** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **Udbetaling af feriedage
En årsafslutning af feriedage handler om at få nedbragt restsaldo til nul. Det kan enten gøres ved at afholde, overføre eller udbetale feriedagene.
Hvis restsaldoen ikke håndteres vil 5. ferieuge blive udbetalt til medarbejderen og resten vil blive overført til feriefonden.
En beskrivelse af, hvordan du som sekretær registrer udbetaling af feriedage i forbindelse med ferieårsafslutning.
Vær opmærksom på at:
- Ordinære feriedag reguleres pr. 1. september
- Udbetales som en del af ferieårsafslutningen i januar
- Læs, hvordan Særlige feriedage skal håndtes, her: Særlige feriedage i mitHR
OBS: Huske at skrive en mail til LØN om at foretage udbetalingen efter dagene er håndteret i mitHR.
Here's an interactive tutorial
** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **Opdatering af ferie og fravær
Når en medarbejder skifter timenorm, ændres timetallet i MSK af stamkortredaktøren, hvorefter det automatisk bliver opdateret i mitHR. Gør man brug af masseregistrering, skal man være opmærksom på, at opdaterer ferien og fraværet, som ligger EFTER ændringen.
Tidligere var det HR-afdelingerne, som skulle opdatere timeændringen i mitHR, men denne arbejdsgang er nu automatiseret.
Rapporten Afvigende fraværsregistreringer giver et overblik over medarbejdere, hvis fravær, der muligvis skal opdateres.
> > Læs vejledning: Rapport: Afvigende fraværsregistreringer
Arbejdsgang kort beskrevet - Opdatere fravær:
- Klik på fraværsregistreringen, der tæller forkert
- Ryk startdatoen frem og tilbage
- Se hvordan startvarighed opdateret automatisk
- Ryk Slutdato frem og tilbage
- Se hvordan slutvarighed opdateret automatisk
- Gentag alle 5 steps på hver registrering, der tæller forkert
En timetalsændring, hvor ferie og fraværet ikke bliver opdateret, har følgende konsekvenser:
- Der kommer en fejlbesked, når man forsøger at registrere en fraværsdag (behøver ikke være ferie, kan sagtens være en sygdom)
- Timetallet er højere eller lavere end normalt
- Saldoen tæller muligvis ikke korrekt
Ændr eller annullere en regulering
Det er muligt at rette eller annulere en foretaget regulering i mitHR samt se hvornår og hvem, der har lavet reguleringen.
Du kan se følgende:
- AUID på hvem der har foretaget reguleringen
- Dato for hvornår den er oprettet
- Dato for hvornår den sidst er opdateret
Du kan rette følgende:
- Reguleringsårsag
- Antal dage i reguleringen
- Fortegn for dagene (skal de trækkes fra eller lægges til)
- Annullere en regulering (dvs. slette reguleringen)
Du kan IKKE rette i datoen på regulering. Hvis du har skrevet forkert dato, skal du annullere den eksisterende regulering og oprette en ny på korrekt dato.
> > Læs vejledning: Ændr eller annullere en regulering
Masseregistrering
Nedenfor findes vejledningen til masseregistrering / forhåndsregistrering af ferie i mitHR.
Vejledningen omfatter følgende:
- Installering af Plugin til Excel
- Tilgå Excel-værktøj
- Masseregistrering af feriedage
- Masseregistrering af særlige feriedage
- Ændringer i masseregistreringen
- Oversigt over forskellige fejl
> > Læs vejledning: Sådan masseregistrerer du ferie
> > Tilgå Excel-værktøjet til masseregistrering
Forskudsferie
Det er muligt at få tildelt op til 2 dages ferie på forskud ved særlige lejligheder. Når forskudsferien er godkendt, skal feriedagene tildeles i mitHR.
Dagene skal tildeles på en fraværsplan, så dagene bliver tilgængelige at bruge af.
På samme måde skal dagene også fratrækkes fraværsplanen, så man undgår at medarbejderen både får de 2 dage på forskud samt den automatiske optjening hver måned.
Arbejdsgangen kort beskrevet:
- Klik på fraværsplanen "Feriedage", så den markeres blå
- Klik "Tilmeldinger og reguleringer"
- Vælg "reguler saldo"
- Vælg reguleringsårsag "Forskudsferie"
- Angiv antal dage (Husk op til 2)
- Angiv dato for tildelingen
- Foretag præcis samme steps, men med "-" foran antal dage i reguleringen (f.eks. -2 dage)
Here's an interactive tutorial
** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **
FAQ
Årsafslutning af ferie
Restsaldo
Hvordan ser jeg, den feriesaldo, medarbejderen skal have brugt inden 31.12? | Du skal gøre følgende:
OBS: Linjen 'Ferie, der går tabt efter 31-12' er en opgørelse pr. 31.08 og er konstant. Den justeres derfor ikke, som der registreres dage. Derfor brug ovenstående metode til at se, hvad der skal bruges inden 31.12 |
Medarbejder har mindre end 1 dag på sin saldo. Hvad gør jeg med den? | Der sker en automatisk overførsel af rest under 1 dag, så du behøver ikke gøre noget. Du er velkommen til at overføre den lille rest, hvis du alligevel skal overføre nogle dage. F.eks. Der skal overføres 5 dage, og medarbejderen har derefter en rest på 0,64. Så kan du med fordel overføre 5,64 dage. |
Hvad sker der, hvis restsaldoen ikke håndteres med overførsel eller udbetaling af feriedagene? | Hvis medarbejder ikke får dagene brugt eller aftalt overførsel eller udbetaling, vil 5. ferieuge blive udbetalt til medarbejderen og resten vil blive overført til feriefonden. |
Overførsel
Hvornår er deadline for overførsel af feriedage? | 2024: 10-01-2025 |
Hvornår skal jeg nedregulere og opregulere ved overførsel af feriedage? | Eksempel på ferieåret 2023/2024:
|
Udbetaling
Hvornår skal nedreguleringen være? | Nedregulering ifm. aftalt udbetaling skal laves pr. 30-09 - på planen "feriedage" Der skal IKKE laves en opregulering. |
Ferieregistreringer
Hvor langt tilbage kan jeg som sekretær rette medarbejders ferie og fravær? | Du må kun rette en medarbejders registreret fravær inden for det indeværende ferieår. |
| Hvad sker der, hvis en medarbejder ændre en registrering, og denne ændring bliver afvist? | Hvis en medarbejder ændre i en registrering, og denne anmodning bliver afvist, vil hele registreringen stå som afvist. Den oprindelige registrering vil derved gå tabt. For at få registreringen tilbage til udgangspunktet, skal sekretæren eller medarbejderen ændre i registreringen til de oprindelige datoer. |
| Hvordan rettes en ferieregistrering i tilfælde af fejl | Ferieregistreringer kan ændres, hvis medarbejderen ønsker at ændre registreringen, eller der skulle være sket en tastefejl. Du kan kun ændre i datoerne på selve registreringen, idet feriedage afholdes i hele dage. Hvis der skal ændres andre ting såsom fraværstype, skal registreringen trækkes tilbage og registreres på ny. |
| Oplever du, at der pludselig er fravær, som er tilbagetrukket, og det står som lavet af HR? | Når HR taster en faktisk slutdato på en medarbejder i mitHR f.eks. en opsigelse, vil systemet automatisk tilbagetrække alt fravær efter den nye slutdato. Dette fravær vil stå som tilbagetrukket af HR, selvom det reelt er systemet, der har gjort det. |
| Jeg har en sekretær-rolle, men kan ikke få lov til at registrere ferie på mig selv under Fraværsrecords. Hvorfor? | Systemet tillader ikke, at man under Fraværsrecords registrerer ferie og fravær på sig selv. Find en kollega, som kan registrere det på vegne af dig eller opret en Cherwell-sag, så hjælper vi i HR Data og Digitalisering. |
Ansættelsesskift og ferie
Skal jeg, som sekretær, gøre noget, når der sker et ansættelsesskifte internt på AU? | Nej, mitHR sørger automatisk for at flytte den optjente saldo på det afsluttede ansættelsesforhold til det nye. Læs mere om ansættelsesskifte og ferie |
Reguleringer
| Hvordan ser jeg en regulering? | Når du har lavet reguleringen og trykket "Afsend", kommer der ingen bekræftelse på selve reguleringen. Du kan se reguleringen ved at tilgå den pågældende plan og ændre "saldoberegningsdatoen" til den dag reguleringen er sat til. Eksempel i forbindelse med overførsel af feriedage: Du har nedreguleret saldoen pr. 30.09 og tilføjet dagene pr. 1.1.XX Du skal derfor på planen angive den 1.1.XX i "Saldoberegningsdato" og trykke på "pilen/start". Herefter vises den fulde saldo pr. 1.1.XX inklusiv reguleringen. |
Fratrædelse
Hvordan kan man se, om HR har tastet en fratrædelse på en medarbejder inde på fraværsrecords? | Når HR taster en fratrædelse i mitHR på medarbejdere, som skal fratræde fra AU, kommer der automatisk en slutdato på alle medarbejderens planer på det ansættelsesforhold, som er fratrådt - også selvom fratrædelsen ligger ude i fremtiden. Denne slutdato medfører også at saldoberegningsdatoen trækkes frem til fratrædelsesdatoen, hvorfor saldoen vises pr. fratrædelsesdato. Derfor er det vigtigt at man klikker planen åben og ændrer saldoberegningsdatoen for at få et overblik over, hvad saldi faktisk er. Eksempel på hvordan det ser ud på planerne:
|
Masseregistrering
Kan der masseregistreres for særlige feriedage også? | Ja, det kan der. Der er dog kun lavet en skabelon for masseregistrering af ferie med løn. Se afsnit ovenfor med: Masseregistrering Dvs. hvis man skal masseregistrere særlige feriedage, skal man sørge for at ændre fraværstypen i den rapport, man trækker ud af mitHR, inden data kopieres over i Excel-værktøjet. |
Hvordan tilgår man Excel værktøjet? | Excel-værktøjet ligger under afsnittet med masseregistrering |
Hvis en medarbejder ikke har optjent dage nok til hele perioden, vil registreringen så fejle? | Ja, hvis en medarbejder ikke har optjent nok ferie til hele ferieperioden, vil perioden fejle helt. Her vil man skulle tjekke, hvor mange dage medarbejderen har optjent til og ændre i den enkelte periode i Excel-værktøjet. Hvorefter kan man uploade dataen på ny til mitHR. Excel-værktøjet vil selv kunne finde ud af, at indlæse nye ændringer, således at den kun indlæser den ændrede linje i arket. |
Er det muligt at masseregistrer flere ferieperioder? | Ja, det er muligt at uploade flere ferieperioder i det samme Excel-værktøj. Det er én linje pr. periode pr. medarbejder. |
Hvis der masseregistreres fra instituttets side, kan jeg så, som fraværsadministrator af-registrere? | Ja, som sekretær i mitHR kan du flytte, ændre og slette registreringer lige meget, hvordan de er lagt ind i første omgang. |
Er det en god ide at rette direkte i Excel-værktøjet? | Nej, anbefalingen er, at man retter data til i den Excel-fil, man trækker rapporten ud i, og kopiere data over i Excel-værktøjet. Hvis man retter i en kolonne direkte i Excel-værktøjet, skal man sørge for at stave eller taste dataen præcis, som det ser ud i mitHR. Der er derfor en stor risiko på at indlæsningen vil fejle, hvis man retter direkte i værktøjet. |
| Kan man gemme Excel-værktøjet ned til opfølgning på indlæst data? | Det anbefales, at man kopiere data over i et nyt Excel-ark, hvor der kan laves kommentarer osv. i arket. Således undgår man at ved en ny masseregistrering at indlæsningen ikke fejler, idet der står kommentarer, som værktøjet ikke tillader. |
Er det muligt at rapporten tager underenheder med i fremsøgningen? | Rapporten kan medtage underenheder ud fra det ansvarsområde, du har i mitHR, Det betyder, at hvis du har adgang til flere afdelinger end der skal masseregistreres på, vil alle afdelinger komme frem i rapporten. > > Se vejledning om Masseregistrering ovenfor. |
Vejledning
Videovejledningen ligger nedenfor.
Få vejledningen som pdf, ved at vælge Print it/Print via pilen ned i vejledningen og tryk Start.
Der kan vælges mellem flere forskellige formater. Læs mere om brug af vejledninger her
Klik på firkanten i øverste højre hjørne i videoen for at maksimere videoen til fuld skærm.
Support
Fik du ikke svar på dine spørgsmål på denne side?
Se de forskellige muligheder for support på vores Supportoversigt.