Vi bruger energi på at aflæse og afkode hinandens budskaber (både ord, mimik og kropssprog) – og som leder er dine budskaber særligt vigtige for medarbejderne. Tolkningsrummet er større, når I sidder på afstand, og det kan give misforståelser. Her får du gode råd til, hvad du bør have opmærksomhed på.
Kommunikér om, hvordan du vil kommunikere med dine medarbejdere. Som leder på distancen vil du kunne bruge forskellige kommunikationsformer og teknologier – men det væsentlige er, at dine medarbejdere ikke skal gætte sig til, hvorfor du bruger netop den form, du bruger.
Det handler altså om at reflektere over, hvornår du skal mødes med dine medarbejdere fysisk, hvornår du kan sende en e-mail, hvornår du bør ringe, eller hvornår et virtuelt møde er tilpas. Den bevidste refleksion over, hvordan du bruger teknologien bedst muligt til at understøtte din ledelse på afstand, bør være en vigtig del af dit virtuelle mindset.
Mailkorrespondance er et vigtigt virkemiddel i din ledelseskommunikation. Du bør gøre dig umage med en god tone, høflighed og ikke mindst sikre dig, at budskabet er klart og tydeligt. Dette styrker relationen. En vigtig del af medarbejdernes samlede syn på dig som leder på afstand er dine e-mails: Hvor hurtigt svarer du? Hvordan svarer du? osv.
Også her bør du skrue op for din metakommunikation – og være tydelig og eksplicit. F.eks. ”Jeg forstår din e-mail sådan og sådan. Er det korrekt forstået? Jeg spørger fordi, jeg vil være sikker på, at vi er enige.”
Sidder dine medarbejdere på afstand, skal du gøre dig umage med at kommunikere "mellemregninger" op til beslutninger. Det skal give mening for medarbejderne – og komplekse sammenhænge er ofte sværere at gennemskue på afstand.
Det er derfor vigtigt, at du arbejder med et tydeligt ”Hvorfor”, når du kommunikerer: Hvorfor skal vi det her? Hvad er baggrunden for det? osv.
Du behøver ikke være til stede for at være tilgængelig: den succesfulde leder på afstand opleves af sine medarbejdere som tilgængelig på trods af den geografiske afstand. Dette sikrer du primært ved, at medarbejderne kan ringe eller skrive til dig og få en hurtig tilbagemelding, når de har brug for afklaring omkring spørgsmål, dilemmaer eller sparringsbehov.
En vigtig del af tillidsopbygningen mellem dig og dine medarbejdere i det virtuelle samarbejde handler om at skabe rum for mere uformel kommunikation. Når vi mødes virtuelt eller over e-mail, er vi ofte mere effektive og formelle – og kommer tit til kun at række ud efter hinanden, når der er en problemstilling, eller når noget meget konkret skal håndteres.
Som virtuel leder på distancen må du tage den uformelle dimension ind i dit lederskab.
De gode råd kommer fra artiklen "Den virtuelle leders kommunikation" af Mads Schramm.
Det kalder på noget særligt at lede på distancen. Videoen præsenterer ledelsesdilemmaer i forhold til effektivitet, work-life balance og grænseløshed i arbejdet. Du bliver opmærksom på dine egne bias som leder, vigtigheden af psykologisk tryghed i enheden og risikoen for en følelse af eksklusion hos medarbejdere på distancen.
For at se videoen, skal du logge på med AUID@uni.au.dk: