Råd til gode virtuelle møder

Når vi er på afstand af hinanden, har vi brug for hyppigt at ”tjekke ind”. Lange møder egner sig dog ikke til det virtuelle format, hvor vi anstrenger os mere i mødeformen. Korte, hyppige møder er med til at fastholde et kollegialt tilhørsforhold, motivation (for opgaverne og samarbejdet), sætte retning, skabe mening og koordinere.

Når vi ikke mødes på gangen eller ved kaffemaskinen, er der behov for at ”mødes uformelt” på anden vis i tillæg til de mere formelle faglige og opgaveorienterede møder. Kaffemøder skal ikke nødvendigvis initieres af dig som leder, men du skal være tydelig om, at du inviterer til, at de afvikles. Du kan sætte rammen – og kollegaerne kan være med til at fylde dem ud.

Det er vigtigt, at der på forhånd er udsendt en dagsorden, så alle kender formålet og derfor kan spille nyttigt ind i denne. Hvis det er en dagsorden med flere punkter, må denne gerne indeholde formål, forberedelse og form til hvert punkt.

Det kan desuden være nyttigt at aftale et virtuelt kodeks:

• Hvordan er man en god og bidragydende mødedeltager i det virtuelle format?
• Hvordan skruer man op for sit kropssprog, så de andre i mødet kan ”læse en” på skærmen?
• Hvilke regler er der, hvis man vil sige noget?
• Skal man deltage med kameraet tændt, eller er det OK at deltage kun med lyd?
• Skal mikrofoner være slukket, når man ikke har ordet?
• Må hhv. skal man skrive i chatfunktionen? osv.

Når du som mødeleder og -deltager vælger det virtuelle mødeformat, kan du finde støtte på AUs hjemmesider:

• AU’s møderedskaber
• Brugen af Teams
• Brugen af Zoom
• Afvikling af virtuelle konferencer
• Overblik over, hvad du skal være opmærksom på, når du deler data i det virtuelle mødeformat.
   

Sådan forbereder du dig praktisk til mødet

• Du bør om muligt sidde i et rum med et godt varmt lys. Hvis ikke det er muligt, så sørg i al fald for nok lys. Undgå modlys og larm i baggrunden.
• Sørg for at have et godt kamera og god lyd.
• Brug eventuelt to skærme, så du på den ene skærm kan se de andre deltagere og på den anden kan se de oplæg, dokumenter eller videoer, du måtte dele under mødet.

Er du mødeleder, kan du evt. have en med-mødeleder på mødet, som kan tage sig af det tekniske under mødet, eller som (ved hybridmøder) kan hjælpe som mødeleder for de fysiske grupper ved gruppearbejde i ”breakout rooms”. Så kan du som mødevært have bedre fokus på selve mødet og dagsordenen.
 

Særligt ved hybridmøder

Sådan forbereder gruppen, der er fysisk sammen, sig

• Alle i gruppen bør deltage med deres egen computer
• Gruppen kan have en fælles højtaler og lyd – for eksempel en trådløs bordhøjtaler med mikrofon
• Gruppen kan koble en computer til en større skærm, så de sammen kan se eventuelle præsentationer under mødet
• ”Breakout room”- øvelser og tale i plenum foregår fra egen computer ved at slå lyden til, mens andre i samme fysiske rum har slået deres lyd fra

Sådan forbereder de virtuelle deltagere sig

• De virtuelle deltagere skal deltage med deres egen computer
• Anbefal eventuelt de virtuelle deltagere at bruge hovedtelefoner: det giver den bedste lydoplevelse

Den non-verbale kommunikation skal være tydeligere og stærkere på virtuelle møder. Man kan ikke på samme måde som på fysiske møder aflæse mimik, tonefald eller kropssprog. Det er derfor god ”mødedeltagelse/”medledelse”, at mødedeltager tydeligt tilkendegiver, at man ”er med”, ”er enig” eller gerne vil have ordet. Det bør du som leder sætte rammen for.

På virtuelle møder skal indlæg være korte og præcise. Vi taber lettere ”lytte-lysten” end på fysiske møder – og virtuelle møder har brug for flere ”sceneskift” (forskellige taler, deling af materiale på skærmen, break out-sessions mv.)

• Hold dine oplæg korte og med tydelige budskaber
• Involvér deltagerne ved at opfordre til kommentarer, lave gruppedrøftelser i break out-sessioner eller lade deltagerne være mødeledere på skift
• Involvér evt. medarbejderne i at være medudviklere af elementer, der kan skabe aktive møder

Det er altid en god idé at evaluere møder – fysiske såvel som virtuelle. Eksperimenter med forskellige metoder og ideer.

Hold fokus på: Giver møderne det udbytte, vi håbede på, eller bør vi justere på noget?