Ideelt bør du altid overveje, om møder skal indkaldes som fysiske møder, rent virtuelle møder eller hybridmøder. Nogle gange gør omstændighederne, at det ikke er muligt at vælge – men kan det lade sig gøre, er her en simpel guideline.
Det virtuelle møde giver fleksibilitet og sparer kørselstid og -omkostninger. Til gengæld er den store del af vores kommunikation, der er mimik, kropssprog og øjenkontakt, sværere at afkode i det virtuelle format.
Virtuelle møder er mest velvalgte, når der skal gives korte informationer eller status, fremlægges beregninger og tegninger eller deles andre konkrete emner. Mødeformen kan også bruges til udviklingsmøder – men fungerer bedst, når deltagerne kender hinanden og har etableret en samarbejdsrelation.
Her er et par fif til, hvordan du som mødeleder kan hjælpe engagementet på vej i det virtuelle møde:
Du skal på kort tid få mødedeltagerne til at forstå, hvad mødet skal.
En trussel for det engagerede og produktive virtuelle møde er, hvis deltagerne indtager rollen som observatører. Mange definerer allerede deres rolle på den måde, når de modtager mødeindkaldelsen.
For at modvirke denne ubevidste beslutning skal du skabe en oplevelse af fælles ansvar meget tidligt i mødet. Det gør du ikke ved f.eks. at sige: ”Ok - jeg vil have, at dette er en samtale, og jeg har brug for, at I alle er involveret.” Det fungerer sjældent. I stedet skal du skabe muligheder for, at deltagerne kan tage et - for dem - meningsfuldt ansvar.
Undersøgelser viser, at sandsynligheden for, at vi hjælper en person, der har brug for hjælp, er mindre, jo flere mennesker vi er samlet. Socialpsykologer refererer til dette som "diffusion of responsibility" – at vi er mindre tilbøjelige til at tage ansvar for handling, når andre også er til stede. Hvis alle er ansvarlige, føler ingen sig ansvarlige.
Dette kan du undgå ved at give deltagerne opgaver, som de aktivt kan og skal engagere sig i:
Både Zoom og Teams giver mulighed for at lave små grupper i et møde – så brug det til at engagere deltagerne i det forpligtende fællesskab.
Der er ikke noget mere demotiverende end at blive præsenteret for den ene slide efter den anden fyldt med tekst og tunge grafer. Hvis dit mål er at engagere deltagerne, må du tynde godt ud i dine slides. Kig dem igennem og udvælg nøjagtigt det indhold, du har brug for. Billeder og videoer virker bedre end tekst.
Forsøg at dele ny information, lave et skifte eller sætte deltagerne i gang med noget nyt cirka hvert femte minut. Mødedeltagerne sidder i forskellige lokaler og er omringet af distraktioner, så hvis ikke du tydeligt forventer involvering, vil deltagerne ofte – også uden at ville det - trække sig tilbage til den besnærende observatørrolle. Den rolle er det benhårdt arbejde at bringe dem ud af igen.
Disse fif kommer fra artiklen "How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings" af Justin Hale og Joseph Grenny. Læs også Råd til gode virtuelle møder.
Mange af de samme opmærksomheder gælder ved hybridmøder som ved virtuelle møder: god mødeledelse, involverende mødeafvikling og menneskeligt engagement.
Der er dog et par ekstra ting, du bør have opmærksomhed på som mødeleder:
Hvis du selv er på distancen, kan du også vælge at udpege en ”medleder” på mødet. En, der er fysisk til stede og kan hjælpe mødet godt på vej.
Det fysiske møde er velvalgt, når vi skal udvikle noget sammen – enten noget fagligt eller noget relationelt. I det fysiske rum har vi øjenkontakt og kan se hinandens kropssprog og mimik. Det minimerer risikoen for misforståelser og skaber derved en lettere vej til samarbejde og udvikling.
Så snart vi berører emner, som kan tolkes og forstås – og dermed også kan misforstås – er fysiske møder langt at foretrække. Både for den indbyrdes tillid, det psykiske trivsel og for det gode og effektive samarbejde.