I forbindelse med overgangen til Statens Digitale Indkøb (SDI) er adgangen til IndFak lukket pr. 31. december 2025.

Der er blevet lavet en arkiv-løsning, hvor følgende materialer kan rekvireres:

·        Originalfakturaer – kan også findes i Navision af brugere med rettigheder dertil

·        Manuelt vedhæftede bilag på fakturaen

·        Kommentarer påført bilagsnummeret

·        Workflow på fakturaen (oversigt over varemodtagelse, godkendelse osv.)

Derudover vil oplysninger om ordrer blive opbevaret.

Sådan gør du

·        Udfyld formularen på dette link:🔗  Rekvirér materialer fra IndFak-arkivet

·        Når formularen er indsendt, vil AU Økonomi, Regnskab behandle din forespørgsel og fremsende det efterspurgte materiale snarest muligt.

Har du spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte AU Økonomi, Regnskab på kopibilag@au.dk.

På nuværende tidspunkt er det desværre ikke muligt at se fakturaer, der er autogodkendt, i arkivet.
Vi har en igangværende sag hos Økonomistyrelsen og leverandøren, og vi forventer, at funktionen bliver tilgængelig i det nye år.

Dokumentmanager (Regnskab) knytter en kontering til hver faktura. Nogle gange skal fakturaen opdeles i flere linjer, f.eks. hvis der er forskellige momssatser eller konti på varelinjerne. I sådanne tilfælde skal hver linje konteres manuelt.
Hvis funktionen "Kontér valgte" bruges, overskrives den eksisterende kontering, hvilket medfører fejl i bogføringen.

For at undgå fejl i bogføringen, skal du fremover:

• Ikke bruge funktionen “Kontér valgte”
• I stedet angive sag og sagsopgave på hver enkelt linje manuelt

Det er vigtigt, at denne fremgangsmåde følges, så vi sikrer korrekt kontering.

Indkøber i SDI
Som indkøber har du mulighed for at e-handle direkte i systemet. Det betyder, at du kan vælge varer fra kataloger og lægge dem i indkøbskurven. Du har adgang til både bestillingsmodulet og fakturamodulet, hvilket giver dig fuld kontrol over hele indkøbsprocessen – fra bestilling til fakturahåndtering.

Rekvirent i SDI
Som rekvirent har du adgang til fakturamodulet, hvor du kan acceptere fakturaer. Du deltager dermed i den afsluttende del af indkøbsprocessen, men har ikke adgang til at oprette bestillinger.

Når du har sat sag- og sagsopgave på, skal du huske at klikke på den lille diskette for at gemme linjen.

Hvis du ikke gemmer, kommer sag og sagsopgaven ikke på og fakturaen havner hos godkender uden kontering.

Du får denne advarsel, fordi betalingsoplysningerne på fakturaen ikke helt matcher dem, vi har registreret for leverandøren i Navision.

Dette er blot en opmærksomhed – og når det er den samme leverandør, som står på fakturaen, kan du behandle den som du plejer.

Vores dokumentmanager tjekker selvfølgelig også, at den rette leverandør er angivet på fakturaen, så du behøver ikke gøre noget ekstra.

Det er desværre ikke muligt på nuværende tidspunkt at få adgang til andre brugeres eller inst. fakturaer. Vi har dog indsendt et ønske om denne funktionalitet og håber, at det bliver muligt i fremtiden.

Workaround:
Hvis du er oprettet som stedfortræder for en bruger, kan du tilgå og se vedkommendes fakturaer.

SDI er bygget op omkring automatiske notifikationer, som sikrer, at opgaver bliver håndteret rettidigt. Det betyder, at du ikke kan fravælge at modtage notifikationer i systemet.

• Daglig notifikation vedr. bestilling/ordre og fakturabilag til behandling
• Notifikation når faktura er tre dage fra forfaldsdato

Sådan håndterer du notifikationerne smartere

Hvis du ønsker at undgå, at SDI-notifikationer fylder i din primære indbakke, kan du oprette en regel i Outlook, som automatisk flytter disse mails til en specifik mappe. På den måde bevarer du overblikket og undgår unødvendig forstyrrelse.

ejledning: Opret en regel i Outlook til SDI-notifikationer

• Åbn Outlook

  • Gå til din indbakke.

• Find en SDI-notifikation

  • Åbn en mail fra SDI, som du vil bruge som grundlag for reglen.

• Opret en regel

  • Højreklik på mailen.
  • Vælg "Regler" > "Opret regel..."

• Vælg kriterier

  • Marker fx:
    • Fra: [SDI afsenderadresse]
    • Eller Emne indeholder: "SDI" eller anden relevant tekst.

• Vælg handling

  • Marker: Flyt elementet til mappen:
  • Vælg eller opret en ny mappe, fx “SDI-notifikationer”.

• Gem reglen

  • Klik på "OK" og derefter "Anvend".

• Test reglen

  • Send dig selv en testmail eller vent på næste SDI-notifikation for at sikre, at reglen fungerer.

I SDI skal alle ordrer godkendes af to personer typisk en indkøber og en godkender. Dette kaldes også "fire øjne-princippet", og det er et krav fra Økonomistyrelsen for at sikre:

• Øget kontrol og gennemsigtighed i indkøbsprocessen
• Forebyggelse af fejl og misbrug
• Overholdelse af statens regler for økonomistyring

Princippet betyder, at én person ikke alene kan bestille varer eller ydelser uden, at en anden har godkendt det. Det gælder både ved oprettelse af ordrer og ved behandling af fakturaer, hvor der også kan være krav om godkendelse fra flere led.

På Aarhus Universitet er det besluttet, at økonomicentrene varetager godkendelsen af ordrer i SDI. Indkøberen opretter ordren og tilføjer de nødvendige oplysninger som sags- og sagsopgavenummer, hvorefter økonomicentret gennemgår, godkender og sender ordren videre til leverandøren.

Økonomicentrene godkender ordrer minimum én gang dagligt, men det er vigtigt at være opmærksom på, at dette stiller større krav til, at ordrer oprettes og sendes i god tid, især hvis der er en deadline for levering eller fakturering.

Hvis du har sat sag- og sagopgave direkte på varelinjen skal du huske at klikke på den lille diskette for at gemme linjen.

Hvis du ikke gemmer, kommer sag og sagsopgaven ikke på og rekvisitionen havner hos godkender uden kontering.

Hvis alle varelinjer skal have samme kontering anbefaler vi, at du anvender ”Konter valgte” ved at markere det lille felt til venstre for linjen

Hvis du ønsker at skifte sprog i SDI, så skal der oprettes en sag via support.au.dk. Husk at notere dit AUiD. 

Når man logger på med SSO skal ens profil være ændret til engelsk. 

Du kan vælge at kontakte den gruppeleder, forsker eller anden relevant person, som har bedt dig om at foretage indkøbet.
Alternativt kan du sende ordren på følgende måde: Se vejledning her

Når Indkøberne sender ordrerne til Økonomi-centrene godkendes af projektcontrollerne. 

Hvis du ikke ved, hvem din projektcontroller er, kan du med fordel bruge følgende links:

Hovedområderne:

https://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oekonomi-paa-fakulteterne

FA

https://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oekonomi-paa-faellesomraadet

Indkøbere skal ikke længere have fuldmagt for at købe ind i SDI. Godkendelsen af rekvisitioner er placeret i Økonomi-centrene. 

Allerede eksisterende indkøbs/prokura-fuldmagt er blevet annulleret. 

Varemodtagelse i SDI er en vigtig del af den digitale arbejdsgang og har flere formål:

• Dokumentation for modtagelse: Når du registrerer, at en vare eller ydelse er modtaget, bekræfter du, at leverancen er sket som aftalt.
• Grundlag for betaling: Fakturaer kan først godkendes og betales, når der er registreret en varemodtagelse. Det sikrer, at AU kun betaler for det, der faktisk er leveret.
• Sporbarhed og kontrol: Varemodtagelsen skaber transparens i indkøbsprocessen og gør det muligt at følge op på leverancer og reklamationer.
• Automatisering: SDI bruger varemodtagelsen til at matche fakturaen med ordren, hvilket effektiviserer godkendelsesflowet. Hvis du ikke varemodtager ordren, bliver den ikke autogodkendt, hvilket medfører ekstra arbejde for Økonomicentrene.

Automatch er en funktion i SDI, der automatisk sammenligner oplysningerne i en faktura med den tilhørende ordre og varemodtagelse. Hvis alle oplysninger stemmer overens, kan fakturaen automatisk godkendes og sendes til betaling uden manuel behandling.

For at sikre en effektiv og smidig fakturahåndtering har vi indført en tolerancegrænse på 250 kr. mellem ordrebeløb og fakturabeløb, dog maksimalt 10%. Det betyder, at fakturaer med en difference på op til 250 kr. automatisk godkendes uden yderligere afklaring.

Hvorfor netop 250 kr.?

Denne grænse er valgt ud fra en vurdering af administrative omkostninger og ressourceforbrug. Når differencen er lille, overstiger den tid og indsats, det kræver at kontakte leverandøren, ofte værdien af selve differencen. Ved at acceptere mindre afvigelser undgår vi:

• Unødvendig korrespondance med leverandører om små beløb
• Forsinkelser i betalinger, som kan påvirke samarbejdet negativt
• Intern tidsspild på sagsbehandling, der ikke skaber reel værdi

Fordelene ved denne tilgang

• ✅ Effektivitet: Hurtigere behandling af fakturaer og færre flaskehalse
• ✅ Bedre samarbejde: Leverandører oplever færre forespørgsler og hurtigere betaling
• ✅ Fokus på det væsentlige: Vi frigør tid til at håndtere større afvigelser og strategiske opgaver
• ✅ Omkostningsbesparelser: Mindre administration betyder lavere interne omkostninger

Vi stoler på, at denne praksis vil bidrage til en mere strømlinet og professionel fakturahåndtering – til gavn for både os og vores leverandører.