WISEflow bredes ud på hele AU i 2023

Aarhus Universitets to eksisterende systemer til digital eksamen – WISEflow og Digital Eksamen – har været i lovpligtigt udbud. Målet har været at finde ét fælles system, der bedst muligt understøtter AU’s eksamener digitalt. Det er nu afgjort, at det bliver WISEflow, der fra efteråret 2023 skal anvendes på alle fem fakulteter. Systemet bruges allerede på Aarhus BSS og lever op til de fleste af de ønsker, AU har haft til et fælles eksamenssystem.

Prodekan på Technical Sciences, Finn Borchsenius, er formand for den styregruppe, der har stået i spidsen for udbudsprocessen med inddragelse af AU Uddannelse, AU IT og fakulteternes administrative centre. Han er glad for, at der nu er sat navn på det nye fælles system:

”Vi har haft en god udbudsproces, hvor flere kvalificerede leverandører bød ind på opgaven. Det var dog WISEflow, der samlet set bedst matchede vores krav om pris, kvalitet og funktionalitet. Nogle af vores væsentligste kriterier var blandt andet, at systemet understøtter flest mulige af AU’s eksamensformer og også er gearet til forebyggelsen af eksamenssnyd,” siger han.

Frem mod ét fælles system

Valget af WISEflow betyder, at fire fakulteter nu skal skifte fra ét system til et andet. Det vil kræve en indsats at lære et nyt system at kende, men fordelene med en fælles løsning er mange, fortæller vicedirektør for uddannelse Anna Bak Maigaard:

”Alle uddannelser er forskellige med hvert sit faglige fokus og brug af forskellige prøveformer. Det vil og skal der altid være plads til. Samtidig giver det god mening, at vi har en fælles tilgang og et fælles system til at understøtte eksamen. Det er med til at forenkle og robustgøre de administrative processer på tværs af AU, og det sikrer øget sammenhæng i det digitale landskab.”

Hun understreger desuden, at der naturligvis vil være en række økonomisk fordele ved ét fælles system. F.eks. er én licens billigere end to, og det er mindre omkostningstungt kun at skulle vedligeholde ét system.

Der vil i den kommende tid blive lagt en plan for overgangen til WISEflow, så undervisere, studerende og studieadministrative medarbejdere kan blive fortrolige med det nye system, inden det tages brug i efteråret 2023. Projektets styregruppe står i spidsen for implementeringen i tæt samarbejde med relevante aktører på tværs af AU. Der er bl.a. nedsat en referencegruppe med repræsentanter fra de lokale studieadministrationer.

Foreløbig tidsplan for implementering af WISEflow

• Frem mod sommer 2023: Teknisk og organisatorisk implementering
• Efterår 2023: Systemet tages i brug

Hvad er et lovpligtigt udbud?

• Ifølge Udbudsloven skal alle offentlige institutioner gennemføre udbud på kontrakter over 1,6 mio. kr.
• Formålet er at sikre, at der er konkurrence om de offentlige opgaver, og at institutionerne opnår det bedste forhold mellem pris og kvalitet i de valgte løsninger.

Læs mere på projektsitet (kræver VPN)