I det følgende beskrives rammerne for skemaplanlægning på uddannelser ved Faculty of Arts. Rammerne er beskrevet i en række grundlæggende præmisser, som er udfoldet i en række understøttende retningslinjer. Retningslinjerne beskriver fakultetets rammer omkring udarbejdelse af plan for tilrettelæggelse af undervisning, prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen. Retningslinjerne udgør således rammen for studienævn og studielederes plan for undervisning.
Præmisser og retningslinjer er formuleret af styregruppen for undervisningsplanlægning med afsæt i anbefalingerne fra Implement-processen og er vedtaget af fakultetsledelsen d. 22/06. 2023.
Målet for alle, der er involveret i samarbejdet omkring skemalægning, er at skabe skemaer, der understøtter undervisningen bedst muligt og dermed giver de bedste betingelser for en høj kvalitet i undervisningen og de studerendes læringsprocesser.
For at skabe gode rammer om undervisning skal flere forhold og hensyn afvejes. I særdeleshed er pædagogisk-didaktisk tilrettelæggelse, studerendes læringsprocesser og underviseres arbejdsforhold af central betydning. Samtidig skal det sikres, at fakultetet anvender ressourcerne (lokaler, VIP-tid og TAP-tid) mest hensigtsmæssigt og indgår konstruktivt i AU’s samlede undervisningsplanlægning.
Det er ligeledes helt centralt, at alle involverede parter fortsat har fokus på at fastholde og videreudvikle gode samarbejdskulturer, kommunikation og videreudvikle koblingspunkter mellem afdelingsledelse og administrativ understøttelse.
Planlægning af skemaer rummer en balancering af behovet for harmonisering for at løse en stor og kompleks opgave og fastholdelse af fleksibilitet i forhold til den enkelte afdelings planlægning og bemanding mv.
For at få de mange hensyn afvejet er det afgørende, at der er fælles forståelse af rammerne på tværs af fakultetet, og at de præmisser, der ligger til grund for skema og eksamensplanlægning er bredt accepteret. Den fælles forståelse og accept af de overordnede præmisser er samtidig en forudsætning for, at der kan skabes tilstrækkeligt rum, til at specifikke, lokale behov kan imødekommes. Det gælder i særdeleshed følgende:
3.1. Anvendelsen af lokaler og skemaer planlægges med henblik på de studerende, der som fuldtidsstuderende følger normalstudieplanen. For at sikre en ensartet behandling på tværs af fakultetets enheder gælder retningslinjerne for alle undervisere, fagmiljøer, lokationer og studerende.
3.2. De studerende har af hensyn til studiemiljøet mest mulig undervisning i nærheden af deres uddannelses ”hjemsted”.
3.3. For at få plads til alle undervisningsforløb på fakultetet planlægges undervisning i perioden kl. 8-18 fra mandag til torsdag og 8-16 fredag. Ved særlige behov kan tidsrummet 16-18 om fredagen inddrages efter aftale med den relevante afdelingsleder. For den enkelte underviser kan der således forekomme undervisningsseancer inden for alle de 50 undervisningstimer pr. uge.
3.4. Skemaer planlægges under hensyntagen til trivsel, studiemiljø og ikke mindst didaktisk tilrettelæggelse samt underviserens personlige forhold og aftalte begrænsninger. Særlige hensyn afklares i en dialog mellem afdelingsleder og studieadministration.
3.5. Alle timer er i udgangspunktet ligestillede, og der sondres således ikke mellem midtertimer og ydertimer, idet alle timer er nødvendige for at få den samlede skemalægning til at gå op.
3.6. Da overbookinger kan give problemer for anden undervisning og resultere i underudnyttelse af lokaler, skal alle bookinger afspejle det reelle behov i henhold til undervisningsplanen. Der bookes kun lokaler til det antal timer, der fremgår af kursusbeskrivelsen. Afdelingsleder er ansvarlig for, at fagets timetal fremgår af kursus-/fagbeskrivelsen, og at det således er dette tal, der meldes ind i forbindelse med lokalebooking.
3.7. Alle lokaler er principielt ligestillede og kan alle bringes i anvendelse til al undervisning, idet der dog skal tages særlig højde for, at der er match mellem undervisningsaktivitet på den ene side og indretning og udstyr samt antal studerende og lokalestørrelse på den anden side. Lokaler med særligt udstyr bookes særskilt.
3.8. Planlægningshjulet for skemalægning og lokale-bookning på Arts kobler sig til AU’s retningslinjer for planlægning af undervisning. Udgangspunktet er derfor, at et fastlagt og kvalitetssikret skema ikke ændres, og at planlagte undervisningsaktiviteter har forrang til undervisningslokaler frem for møder, konferencedeltagelse, osv.
De følgende retningslinjer gælder for den grundlæggende planlægning, der foregår inden semesterstart. ”Ad hoc”-justeringer, der fx vedrører ændring af enkelt-lektioner som følge af planlagt fravær, sygdom, deltagelse i konferencer godkendt af nærmeste leder o.l., foretages i dialog mellem studieadministrationen og de enkelte undervisere.
4.1 Som underviser må man påregne at kunne påtage sig undervisning inden for det angivne tidsrum mellem 8 og 18 på alle ugens undervisningsdage. Ligeledes må studerende påregne at kunne modtage undervisning i det angivne tidsrum. Tidsrummet 16-18 om fredagen anvendes så lidt som muligt.
Undervisere står til rådighed for undervisning i dette tidsrum, og særlige forhold, som baggrund for undtagelser hertil skal til enhver tid og for det konkrete semester godkendes af den enkelte undervisers afdelingsleder.
4.2. Ved rejse mellem flere campus anvendes tidsrummet 8.00-10.00 og 16.00- 18.00 ikke, medmindre der er indgået konkrete aftaler mellem afdelingsleder og underviserne.
Undervisere med børn, der skal hentes i daginstitution, har ret til at blive friholdt fra undervisning efter kl. 16 efter aftale med afdelingslederen. Ved undervisning på anden campus er det dog ikke muligt at afvikle undervisning, så det er muligt at være hjemme inden afhentningstid. Skemaer planlægges under hensyntagen til skiftende lokationer for undervisning.
4.3. Afdelingslederen kan over for studieadministrationen angive, at der, under særlig omstændigheder, skal tages konkrete hensyn til undervisere med særlige behov og/eller udfordringer, eksempelvis sygdom eller familiemæssige forhold, der kræver særlig opmærksomhed.
4.4. Det tilstræbes, at der tages særligt hensyn til eksterne lektorer og undervisningsassistenter, hvis ansættelse(r) andetsteds kan nødvendiggøre, at bestemte placeringer af undervisningen undgås. Eventuelle hindringer ift. fremmøde skal i videst muligt omfang søges imødekommet, dog således at undervisningen afvikles under hensyntagen til retningslinjer og rammer for undervisningens placering. Det er den relevante afdelingsleders opgave at sikre koordineringen med studieadministrationen og undervisere i forbindelse med indgåede aftaler med eksterne undervisere.
4.5. Det tilstræbes, at hverken undervisere eller studerende har undervisning i mere end 6 timer på en enkelt dag. Dog kan praksisinvolverende undervisning strække sig ud over 6 timer. Det tilstræbes, at hverken studerende eller undervisere har undervisning, der starter kl. 8.15 og slutter kl. 18 samme dag. Af hensyn til undervisere lægges den enkeltes timer ikke – medmindre det er et decideret ønske – umiddelbart i forlængelse af hinanden, og der sigtes så vidt muligt efter at opnå en fordeling. hvor den samme underviser ikke får undervisning fra kl. 8 og til kl. 18 flere gange om ugen hen over semestret.
4.6. Det tilstræbes, at alle fastansatte undervisere med forskningsforpligtelse, har en ugentlig undervisningsfri dag.
4.7. Kurser med samme ugentlige timeantal placeres som udgangspunkt i samme lokale på samme tidspunkt hver uge.
4.8. Det tilstræbes, at skemalagt undervisning på det enkelte studietrin og det enkelte hold i videst muligt omfang spredes over flere dage således, at de studerende sikres tilstrækkelig tid til forberedelse.
4.9. Det er afdelingsleders ansvar at sikre en samlet indmelding vedr. eventuelle rettelser til skemaudkastet til studieadministrationen. Når fristen for rettelser er udløbet, anses skemaet (efter tilretning på baggrund af indmeldingerne) for endeligt. Overskridelser af frister for rettelser skal undgås af hensyn til den samlede planlægning af skemaer.
4.10. Den enkelte underviser har ansvar for at gennemgå sit eget undervisningsforløb i forhold til det skema, der sendes af studieadministrationen, dvs. at den enkelte underviser skal kontrollere, at skemaet stemmer overens med de begrænsninger, som er aftalt med afdelingsleder. Afdelingsleder har ansvar for at sikre, at det samlede skema ser rimeligt ud ift. en balancering af didaktiske hensyn og hensigtsmæssig arbejdsfordeling for både studerende og VIP.
4.11. De studerende har af hensyn til studiemiljøet mest mulig undervisning i nærheden af deres uddannelses ”hjemsted”, dvs. i nærheden af fagmiljøet, instituttet, studenterorganisationerne, beslægtede fagmiljøer o.l. Ud fra et trivselsperspektiv skal der i videst muligt omfang tages hensyn til førsteårsstuderende i forhold til lokalenærhed.
4.12. Der kan forekomme undervisning efter 18 og i weekender i forbindelse med undervisning på masteruddannelser og andre aktiviteter inden for efter- og videreuddannelsesområdet.
5.1. Det tilstræbes, at ønsker om bestemte forhold mellem forelæsninger og dertil knyttede hold- eller instruktorundervisning og lignende strukturelle forhold (som fx behov for mellemtimer) imødekommes. Sådanne ønsker meldes specifikt ind af afdelingsleder i forbindelse med den indledende planlægning. Det kan dog ikke garanteres, at det er muligt at imødekomme ønsker om bestemte ugedage eller helt præcise intervaller.
5.2. I ugen før undervisningens start er der studievelkomst for alle bachelorer på Arts. Her bookes der som udgangspunkt 3-4 dage med lokaler til bachelorernes studievelkomst. Studievelkomsten for kandidatuddannelser på DPU forgår ligeledes i ugen, før undervisningen starter, hvor der bookes lokaler til 2 dages introduktion i hhv. Aarhus og Emdrup.
5.3. Studievelkomsten for kandidatuddannelser og tilvalg på IKK og IKS placeres som udgangspunkt i den første undervisningsuge, da lokalerne i ugen før er reserveret til studievelkomsten for bacheloruddannelserne. Dog kan de kandidatuddannelser, der ønsker det, booke frie lokaler til introduktion i ugen før undervisning.
5.4. Faste møder, hvor den pågældende underviser repræsenterer instituttet i universitets interne råd og nævn (f.eks. Akademisk Råd, studienævn o.l.) og/eller instituttet/universitetet i universitetseksterne aktiviteter (f.eks. deltagelse i forskningsråd).
5.5. Behov for skemaændringer kan forekomme i løbet af semesteret, enten for enkelte undervisningsgange eller – og da kun i helt særlige tilfælde – hele eller større dele af et undervisningsforløb. Det tilstræbes, at ønsker om justeringer i tilrettelæggelsen af hele kurser ønsket af UN og SN i videst muligt omfang imødekommes. Strukturelle forandringer af de enkelte kursers tilrettelæggelse vil som oftest få konsekvenser for den samlede skemalægning på fakultetet. Opstår der helt særlige tilfælde, hvor et helt eller en meget stor del af et undervisningsforløb må aflyses eller flyttes, skal underviseren henvende sig til sin afdelingsleder, som i samråd med studieleder vurderer begrundelsen og ved imødekommelse henvender sig til studieadministrationen og procesejer, med anmodning om omlægning.
Det kan ikke garanteres, at større ønsker om omlægninger kan imødekommes inden for igangværende semester. Disse vil først kunne imødekommes ved den næstkommende skemaplanlægning.
5.6. Ved pludseligt opståede behov for aflysning/flytning af undervisning sender underviseren besked til studieadministrationen med begrundelse for aflysningen/flytningen. Afdelingsleder kan efter eget ønske inddrages i henvendelser af denne art. Den pågældende underviser er ansvarlig for at notificere de berørte studerende om omlægningen i Brightspace.
6.1. Undervisningsperioden, dvs. rammer for undervisningsstart og -slutning, fastsættes af fakultetsledelsen for en periode på to år ad gangen på baggrund af indstilling fra fakultetets uddannelsesforum. Dog drøftes den to-årlige plan for semesterstart og -slut årligt mhp. at gennemføre eventuelle justeringer, hvis sådanne har vist sig nødvendige i løbet af det forrige år.
6.2. Helligdagene (Skærtorsdag, Langfredag, 2. Påskedag, Kr. Himmelfartsdag, 2. Pinsedag og Grundlovsdag) samt de tre dage op til påske, dagen efter Kristi Himmelfartsdag og kapsejladsen er undervisningsfri, kapsejladsen dog kun på campus Århus. Uge 42 er ligeledes undervisningsfri.
6.3. Afviklingen af U-days og studiepraktik prioriteres særligt ift. bookning af lokaler.
7.1. IV-fag afvikles om mandagen bortset fra enkelte fag, der er forbeholdt udvekslingsstuderende. De sidstnævnte afvikles på ugens øvrige dage.
7.2. BA-projektundervisning afvikles om fredagen. Undtaget herfra er dog bachelorprojekter, der afvikles i forårssemestre.
7.3. Undervisning, der involverer tilstedeværelse andre steder end på campus (udgravninger, ekskursioner mv.), skal, ligesom aktiviteter på campus, der ikke foregår i undervisningslokaler, bookes i såkaldte virtuelle undervisningslokaler for at sikre, at de studerendes skemaer er retvisende.