Når du har fået en bevilling, skal projektet oprettes i AU's økonomisystem. Før dette er sket, kan midlerne ikke benyttes. Du skal derfor via mail sende en kopi af bevillingsbrevet og ansøgningsbudgettet til din projektcontroller ved Arts og Aarhus BSS Økonomi, som vil sørge for den videre administrative proces.

Når du skal bruge midler fra det eksterne projekt, skal du altid oplyse projektnummer og aktivitetsnummer.

Din projektcontroller vil løbende sørge for opfølgning i forhold til budgettet og kontakte dig, hvis der er uregelmæssigheder eller spørgsmål. Du er naturligvis også altid meget velkommen til at kontakte din projektcontroller, hvis du har spørgsmål.

Du bedes som minimum altid kontakte din projektcontroller, hvis du får kendskab til forhold, der kan betyde en budgetændring. Dette kunne være ændringer i ansættelser på projektet, ændringer i bevillingsbeløb, ændret bevillingsperiode m.m.

Din projektcontroller sørger for den løbende hjemskrivning af midler og evt. årlige regnskab. Ligeledes sørger projektcontrolleren også for den regnskabsmæssige afslutning og projektets lukning, herunder indsendelse af slutregnskab, hvis påkrævet. Bemærk, at du selv har ansvaret for evt. faglig rapportering (se bevillingsskrivelse ved tvivl).