Hovedvejlederen skal sikre, at de individuelle ph.d.-forløb indeholder et længerevarende ophold (miljøskifte) ved en anden forskningsinstitution af høj international standard - fortrinsvis i udlandet. Det er Aarhus BSS Graduate Schools holdning, at et ophold ved en anden forskningsinstitution (fortrinsvist udenlandsk) er gavnligt for kvaliteten af ph.d.-uddannelsen og internationaliseringen af denne - også for erhvervs-ph.d.-studerende.
Jf. ph.d.-skolens regler og retningslinjer skal miljøskiftet være ét sammenhængende ophold i udlandet af mindst tre måneders varighed. I henhold til ansættelsesbevisloven (lov nr. 501 om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår § 4 stk. 1) skal ansatte ph.d.-studerende have et tillæg til deres indskrivnings- og ansættelsesbrev så snart de skal til udlandet i fire eller flere sammenhængende uger. For at BSS HR og ph.d. kan udfærdige dette tillæg, skal den ph.d.-studerende udfylde skemaet vedrørende miljøskifte i udlandet med en varighed på fire uger eller mere. Dette skema findes på siden "Formularer og skabeloner" under "Miljøskifte i udlandet". Skemaet skal være indsendt senest en uge før miljøskiftet starter.
Hvis den ph.d.-studerende ikke har mulighed for et længerevarende forskningsophold i udlandet, skal der aftales en relevant alternativ løsning og anmodes om en dispensation, dette gøres således:
I forbindelse med erhvervs-ph.d.-forløb, kan ph.d.-skolelederen aftale et alternativ med den relevante ph.d.-programleder og den involverede samarbejdspartner på baggrund af en indstilling fra hovedvejlederen og den ph.d.-studerende.
Der kan være særlige skatteforhold, som man skal tage højde for ved udlandsophold. Aarhus Universitet yder ikke skattemæssig rådgivning, men du kan få råd og vejledning hos dit lokale skattekontor.