Vejledning om tavshedspligt og GDPR til ansættelses-, bedømmelses- og rådgivningsudvalg

Som deltager i rekrutteringsprocessen får du adgang til alle ansøgeres ansøgningsmateriale, som er fortroligt.

Formålet med denne vejledning er at orientere dig om, hvordan du korrekt behandler disse oplysninger i overensstemmelse med reglerne i forvaltningsloven, straffeloven og persondataretten.

Tavshedspligt

Du har tavshedspligt (jf. forvaltningsloven og straffeloven) med hensyn til de fortrolige oplysninger, du som et led i rekrutteringsprocessen har adgang til. Du må derfor ikke udtale dig om ansøgeres oplysninger til personer, der ikke er en del af rekrutteringsprocessen. Ifølge forvaltningsloven er oplysninger om enkeltpersoners private forhold fortrolige. En oplysning om at en bestemt person har søgt en stilling er en fortrolig oplysning.

Tavshedspligten ophører ikke, når din ansættelse på Aarhus Universitet eller bedømmelsesopgave for Aarhus Universitet ophører, jvf. straffelovens bestemmelser.

Anvendelse af IT-systemerne

Alle data skal tilgås og må kun behandles i Aarhus Universitets e-rekrutteringssystem Emply Hire.

Du skal ud over tavshedspligten være opmærksom på overholdelse af AU’s informationssikkerhedspolitik. Når du arbejder i Emply Hire, skal du være opmærksom på at:

  • aktivere kodeordsbeskyttet skærmlås på din computer, når du forlader din arbejdsstation, og når den er uden for din synsvidde
  • sørge for at din computer og mobile enheder automatisk aktiverer skærmlås efter 5-10 min. inaktivitet
  • aldrig at overdrage dine kodeord til andre personer, heller ikke til kolleger.