Særligt til kommunikationsmedarbejdere

Hvis du arbejder med kommunikation på Aarhus Universitet, er der en række ting, du skal være opmærksom på ift. databeskyttelsesreglerne og -forordningen (GDPR). 


Brug af billeder og video med personer

Hvis du offentliggør billeder af personer, skal du være opmærksom på, at Datatilsynet normalt anser det for en behandling af personoplysninger, og du skal derfor leve op til databeskyttelsesreglerne.

Datatilsynet sondrer ikke længere mellem situationsbilleder og portrætbilleder. Desuden har Datatilsynet ikke nedskrevne regler for video, men her bør du følge reglerne for billeder.

Inden offentliggørelse af et billede, skal du have styr på følgende:


A. Samtykke eller hjemmel?

Du skal have et grundlag for at offentliggøre et billede med personer på, fx samtykke eller lovhjemmel, fordi offentliggørelsen udgør et naturligt led i de opgaver, som universitetet skal varetage iflg. lovgivningen.
Vurder nøje, om du har brug for et samtykke fra personen på billedet.

Det afgørende for, om du må bruge et billede uden tilladelse er, at personerne på billedet ikke føler sig udstillede eller udnyttede. Dette er en vurderingssag, og er du blot en smule i tvivl, bør du få en tilladelse fra personerne på billeder, før du offentliggør det.

B. Orienter om offentliggørelse

Hvis du vil offentliggøre et billede uden først at have indhentet samtykke, skal du stadig sikre dig, at den eller de personer, der er på billedet, er vidende om, at du har tænkt dig at offentliggøre billedet på internettet, så de har mulighed for at reagere, fx gøre indsigelse imod det.

Som eksempel kan du til konferencer og arrangementer orientere om, at der bliver taget billeder, og at en række af disse billeder vil blive anvendt til at fortælle om arrangementet eller et lignende arrangement. Du kan orientere ved at skrive informationen ind i programmet, lægge en flyer frem, hvor det står på, skrive det på en storskærm eller lignende. Du bør indsætte link til AU’s privatlivspolitik (https://www.au.dk/privatlivspolitik), så deltagerne kan læse om deres rettigheder. 

C. Korrekt sammenhæng

Du skal nøje vurdere, om billedet bliver brugt i den sammenhæng, som det er tænkt ind i. Det betyder også, at billedet ikke må være for gammelt.

Har du spørgsmål til brug af billeder og samtykke ift. GDPR?

Eksempler på forkert brug af billeder

Når du vælger at offentliggøre et billede med personer på, skal du nøje vurdere, hvorvidt billedet bliver brugt i den sammenhæng, som det er tænkt ind i, og hvorvidt du har brug for et samtykke fra personen på billedet. Herunder kan du læse 3 eksempler på billeder, der bliver brugt i en forkert sammenhæng.

  • Et billede med en laborant med tørklæde, der skal bruges til at fortælle en historie om en laborant/laboratorium. Senere bliver billedet brug til at fortælle en historie om, at der nu er mere end X-antal kvinder med tørklæde på Aarhus Universitet. Det må man ikke uden samtykke fra personen på billedet.
  • Et billede af tre studerende, der læser medievidenskab, der skal bruges til at fortælle en historie om medievidenskab. Senere bliver billedet brugt til at fortælle en historie om nogle studerende, der læser statskundskab. Det må man ikke uden samtykke fra personerne på billedet.
  • Et billede af en studerende med en T-shirt med palmer på, der skal bruges til at fortælle en historie om den studerende. Senere bliver billedet brugt til at markedsføre en konference om palme-forskning. Det må man ikke uden samtykke til netop denne type markedsføring.

Har du spørgsmål til brug af billeder og samtykke ift. GDPR?

Om ophavsret

Vær desuden opmærksom på, at alle billeder på nettet som udgangspunkt er beskyttet af ophavsretten, så du må ikke downloade og bruge billeder, du finder på nettet, uden at du har fået tilladelse. Læs om ophavsret ift. billeder.

Der findes dog en række steder, hvor man har samlet billeder, der frit kan benyttes, men husk at nærlæse betingelserne. Læs mere.

Billeder i Cumulus

I Cumulus finder du et stort udvalg af billeder med personer på.

Læs om Cumulus og hvilke vilkår der gælder for brug af billeder.

Portrætbilleder i PURE

Portrætbilleder i PURE må bruges uden samtykke, når de vises som en del af et PURE-plugin, men skal man fx bruge et billede af en forsker til en nyhed, skal man først bede om lov, før man må bruge vedkommendes PURE billede.

Hvis forskerens portrætbillede findes i Cumulus, må det gerne bruges uden samtykke. 

Brug af billeder og video til markedsføring

Hvis du bruger billeder og/eller video med personer til markedsføring, skal du altid have skriftligt samtykke fra personerne.

Samtykket skal informere præcist om hvad billeder/video skal bruges til, hvornår det skal bruges, og hvor længe du opbevarer materialet. Du må kun opbevare personoplysninger, så længe der er et legitimt formål (markedsføring er et legitimt formål). Find information om opbevaring af personoplysninger. 

  • Skabelon til samtykke til markedsføring

YouTube-videoer

YouTube-kanalejere har rettighederne til det indhold, der vises på websitet. YouTube opfordrer til, at du kontakter dem direkte, hvis du finder en video, du gerne vil vise eller henvise til. Når du viser en YouTube-video som udsendelse eller webcast, skal du kreditere den relevante indholdsejer både mundtligt og på skærmen ved at vise vedkommendes brugernavn eller virkelige navn.

Sådan kontakter du en YouTube-kanalejer

Hvis du klikker på et YouTube-brugernavn, kommer du til hovedsiden for den pågældende brugers kanal. Herfra kan du bruge YouTubes integrerede meddelelsessystem til at kontakte kanalejeren, når blot du er logget ind på din egen Google-konto. Klik på fanen "Om", vælg "Send meddelelse", og udfyld den elektroniske formular.

Opbevaring af billeder og video

Der gælder de samme regler for opbevaring af billeder og video med personer, som for andre former for personoplysninger. Læs om behandling og opbevaring af personoplysninger. 


Arbejder du med presse?

Pressetjenesten Ritzau

Som bruger af Ritzau er det vigtigt, at du er opmærksom på, hvordan du behandler og opbevarer personoplysninger, fx kontaktoplysninger på journalister.

Undgå så vidt muligt at eksportere personoplysninger fra Ritzau. Har du et legitimt formål med at eksportere personoplysninger fra Ritzau, skal du sørge for, at du behandler og opbevarer oplysningerne korrekt og sletter dem, når formålet med opbevaringen ophører. Læs mere om behandling og opbevaring af personoplysninger. 

AU har en databehandleraftale med pressetjenesten Ritzau.

Pressekontakter generelt

Opbevarer du en eller flere oversigter med kontaktoplysninger på journalister i papirform eller digitalt, skal du være opmærksom på, hvor og hvor længe du må opbevare dem. Læs om behandling og opbevaring af personoplysninger.    

Er du nyhedsbrevsredaktør? 

Find information om brugen af Campaign Monitor.  

Sociale medier

Find retningslinjerne for Aarhus Universitets brug af sociale medier ift. GDPR. Retningslinjerne gælder for alle AU-ansatte, der kommunikerer i professionelt sammenhæng via en side eller en åben/lukket gruppe, som administreres/ejes af en enhed på AU.