For stillinger, der besættes efter opslag, indebærer dette bl.a. at – udover administrative sagsbehandlere – er det kun medlemmer af ansættelsesudvalget og eventuelt bedømmelsesudvalget, der må få kendskab til ansøgningerne.
Ansøgninger, bilag og bedømmelser må kun tilgås i AU´s rekrutteringssystem.
Når stillingen er blevet besat og tiltrådt og der er sendt afslag ud til øvrige ansøgere, skal eventuelle personoplysninger på fravalgte ansøgere destrueres/slettes, f.eks. egne notater og mailkorrespondance med ansøgere om samtale m.v.
For at sikre at persondata håndteres korrekt, anbefaler HR, at uopfordrede ansøgninger ikke videresendes til andre ledere på AU. Hvis du modtager en uopfordret ansøgning, som du mener kan være relevant for en anden AU-leder, er det nemmest, hvis du opfordrer den, der har sendt ansøgningen til selv at sende ansøgningen til den eller de relevante ledere. Dermed fastholdes, at den, der sender ansøgningen selv er ansvarlig for egne oplysninger og du behøver ikke forholde dig til indhentelse af samtykke til eller orientering om videresendelse.
Vejledningen omfatter også CV´er, der fremsendes ”som ansøgninger”.
Forslag til svartekst, der sendes med det samme, ansøgningen er modtaget og læst:
”Kære [navn]. Tak for din fremsendte ansøgning. Vi har desværre ikke mulighed for at tilbyde dig ansættelse. Du er meget velkommen til at følge med i ledige stillinger på AU´ s hjemmeside. Din uopfordrede ansøgning er ikke og vil ikke blive videresendt og slettes med det samme. Aarhus Universitet er dataansvarlig for behandlingen. Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes pr. mail: dpo@au.dk. Du har ret til at klage over sletningen af dine oplysninger til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk ”
Forslag til svartekst, der sendes med det samme, ansøgningen er modtaget og læst:
”Kære [navn]. Tak for din fremsendte ansøgning. Vi har ikke for nuværende brug for dine kompetencer, men vi vil gerne beholde din ansøgning i op til 6 måneder i tilfælde af, at der opstår en jobmulighed. Hvis ikke du hører fra os, vil din ansøgning med bilag blive slettet senest efter 6 måneder fra dags dato, medmindre du anmoder om sletning på et tidligere tidspunkt. Din ansøgning bliver ikke videresendt fra mig til andre dele af AU. [Indsæt eventuelt kontaktinfo til anden leder på AU, hvis du mener, at det vil kunne være relevant for ansøgeren at sende ansøgningen dertil]. Aarhus Universitet er dataansvarlig for behandlingen. Behandlingen af dine oplysninger sker med hjemmel i Databeskyttelsesforordningen artikel 6.stk.1 litra e, eventuelt artikel. Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes pr. mail: dpo@au.dk. Du har ret til indsigt i oplysningerne, ret til at få rettet eller slettet urigtige oplysninger, samt ret til at klage over databehandlingen til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk ”
Når du gemmer ansøgningen, bør du gemme den på et sikkert drev med logning. Du bør også lave en ”huskeprocedure”, så du sikrer dig, at du får ansøgningen slettet senest efter 6 måneder.
Forslag til svartekst, der sendes med det samme, ansøgningen er modtaget og læst:
”Kære [navn]. Tak for din fremsendte ansøgning. [Skriv hvad du gerne vil i forhold til at initiere en dialog med ansøger]. Hvis vi ikke kan tilbyde dig ansættelse i øjeblikket, vil vi gerne beholde din ansøgning i op til 6 måneder i tilfælde af, at der opstår en jobmulighed. Hvis ikke du hører fra os, vil din ansøgning med bilag blive slettet senest efter 6 måneder fra dags dato, medmindre du anmoder om sletning på et tidligere tidspunkt. Din ansøgning bliver ikke videresendt fra mig til andre dele af AU. [Indsæt eventuelt kontaktinfo til anden leder på AU, hvis du mener, at det vil kunne være relevant for ansøgeren at sende ansøgningen dertil]. Din ansøgning bliver ikke videresendt fra mig til andre dele af AU. Aarhus Universitet er dataansvarlig for behandlingen. Behandlingen af dine oplysninger sker med hjemmel i Databeskyttelsesforordningen artikel 6.stk.1, litra e. Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes pr. mail: dpo@au.dk. Du har ret til indsigt i oplysningerne, ret til at få rettet eller slettet urigtige oplysninger, samt ret til at klage over databehandlingen til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk ”
Når du gemmer ansøgningen, bør du gemme den på et sikkert drev med logning. Du bør også lave en ”huskeprocedure”, så du sikrer dig, at du får ansøgningen slettet senest efter 6 måneder.