Til undervisere og vejledere

• Som underviser er det dit ansvar, at du overholder reglerne vedrørende håndtering af personoplysninger.
• Vær opmærksom på, at der kan hånderes og udveksles personoplysninger i en række undervisningsrelaterede aktiviteter, fx forelæsninger, mailkorrespondance med studerende og opbevaring af eksamensbesvarelser. Du skal overholde persondatareglerne i alle undervisningsrelaterede aktiviteter.
  • Din kommunikation med de studerende skal foregå via de studerendes AU mail (post.au.dk) eller de godkendte IT-systemer, BlackBoard, Digital Eksamen, WiseFlow, Syllabus og STADS, som AU stiller til rådighed. Herunder kan du finde et forslag til en mailtekst, som du kan sende til den studerende, som ikke benytter sin AU mail som afsender-mail. 
  • Vær opmærksom på, at slides og andet undervisningsmateriale ikke må indeholde CPR numre eller følsomme personoplysninger
  • Læs mere om behandling og opbevaring af personoplysninger
  • Læs mere om håndtering af mail med personoplysninger
  • 5 gode råd til oprydning i personoplysninger

Du kan bruge denne mailtekst, når studerende skriver til dig fra deres private mailadresser:

"Jeg beder dig gensende din mail til mig fra din AU mail (xxxx@post.au.dk). For at jeg kan identificere dig og sikre, at jeg sender svaret til den rette modtager, skal du bruge din AU mail, når du kommunikerer med Aarhus Universitet."

"Vi beder dig gensende din mail til os fra din AU mail (xxxx@post.au.dk). For at vi kan identificere dig og sikre, at vi sender svaret til den rette modtager, skal du bruge din AU mail, når du kommunikerer med Aarhus Universitet."

• Aarhus Universitet har databehandleraftaler med BlackBoard, Digital Eksamen, Wiseflow, Syllabus, SurveyXact, BLUE og STADS. Det betyder, at du er på sikker grund, når du arbejder med personoplysninger inden for disse systemer.
• Hvis du vælger at tage personoplysninger ud af systemerne, det kan fx være at du printer en holdoversigt med navne eller sender nogle personoplysninger fra systemerne via mail, skal du være opmærksom på, at det er dit ansvar at behandle personoplysningerne efter gældende regler. Læs om behandling og opbevaring af personoplysninger.
• Benytter du andre IT-systemer end ovenstående, hvor der bliver udvekslet personoplysninger med 3. part, skal du sikre dig, at der er lavet en databehandleraftale. Læs mere om databehandleraftaler.

• Du skal overholde persondatareglerne i alle undervisningsrelaterede aktiviteter, herunder bedømmelse af eksamensopgaver.
• Noter ifm. bedømmelse af eksamensopgaver skal opbevares sikkert i mindst 1 år eller længere, indtil en eventuel klagesag er afsluttet.

Behandling af personoplysninger i opgaver/speciale

Det er den studerendes eget ansvar at overholde persondatareglerne fx i forbindelse med udarbejdelse af projekt- og specialeopgaver med personoplysninger. 

Find information til studerende om behandling af personoplysninger i opgaver og speciale. 

Kommunikation med de studerende

Din kommunikation med de studerende skal foregå via de studerendes AU mail eller de godkendte IT-systemer, BlackBoard, Digital Eksamen, WiseFlow, Syllabus og STADS, som AU stiller til rådighed.  Herunder kan du finde et forslag til en mailtekst, som du kan sende til den studerende, som ikke benytter sin AU mail som afsender-mail.

Du kan bruge denne mailtekst, når studerende skriver til dig fra deres private mailadresser:

"Jeg beder dig gensende din mail til mig fra din AU mail (xxxx@post.au.dk). For at jeg kan identificere dig og sikre, at jeg sender svaret til den rette modtager, skal du bruge din AU mail, når du kommunikerer med Aarhus Universitet."

Nyttige links

• Læs mere om behandling og opbevaring af personoplysninger
• Læs mere om håndtering af mail med personoplysninger
• 5 gode råd til oprydning i personoplysninger

Hvis du benytter tredjeparts læringsteknologier i din undervisning, og der bliver udvekslet personoplysninger med den pågældende tjeneste, skal du sikre dig, at der er en databehandleraftale på plads mellem leverandøren og AU.

På denne side kan du snart finde en oversigt over tredjeparts læringsteknologier, hvor der er indgået en databehandleraftale.  

Hvis du har spørgsmål til tredjeparts læringsteknologier, kan du kontakte Leder af Edu-IT Anders Hyldig på ahyldig@au.dk.

Mails fra Studieadministrationen skal behandles på samme måde som alle andre mails. Studieadministrationen sørger for at journalisere det nødvendige.  

Eksamensopgaver er omfattet af ophavsretten og tilhører den studerende. Fx kan disse opgaver ikke som udgangspunkt benyttes frit af undervisere til undervisning. 

Undervisere har ikke pligt til at opbevare disse opgaver, og opgaverne bør ikke gemmes i AU's mail- og kalendersystem. Det vil være Studieadministrationen, der står for opbevaring af eksamensopgaver.  

Eksamensopgaver, som er indleveret elektronisk i et af AU's systemer fx Digital Eksamen, er omfattet af en databehandleraftale.  

Holdlister mv. med personoplysninger kan opbevares på et AU netværksdrev, fx O-drevet, så længe der er et behov. Læs mere om opbevaring af personoplysninger.