Her beskrives delegeringsbestemmelser og ledelsesansvar for fakultetssekretariatsledere, og hvad fakultetssekretariatsledere som leder må delegere af beslutningskompetence (Hvis funktionen som fakultetssekretariatsleder indgår i den lokale organisering. Fakultetets interne organisering afgør, om fakultetssekretariatslederen får sit mandat fra dekan eller administrationschef, og om fakultetssekretariatslederen er indplaceret på niveau 3 eller 4. Hvis stillingen er indplaceret på niveau 4, har denne samme mandat som institut- og centersekretariatsledere).
Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.
Delegeringsbestemmelserne fastlægger mandat og tegningsret for ledere på alle niveauer på Aarhus Universitet (AU).
Delegeringsbestemmelserne er udarbejdet inden for rammerne af universitetsloven og AU’s vedtægt.
Delegeringsbestemmelser består både af en række skal-bestemmelser og en række kan-bestemmelser. Kan-bestemmelserne beskriver en valgfrihed for enhederne i forbindelse med delegering fra et niveau til et andet.
Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.
Det økonomiske beslutningsmandat forudsætter, at der er delegeret et budget, og at udgiften kan afholdes indenfor det godkendte budget. Mandatet udtrykkes i form af beløbsgrænser for det enkelte niveau. Beslutningsmandatet gælder beslutninger om anskaffelser, bestående af et bindende køb eller bindende aftale om flere køb fra en leverandør.
Økonomiske dispositioner uden for godkendt budget kan kun foretages efter forudgående godkendelse på nærmeste, overordnede ledelsesniveau. Mandatet gælder for alle økonomiske dispositioner, hvad enten der er tale om ordinære AU-midler eller midler vedrørende en ekstern bevilling.
Ledere på niveau 3 kan beslutte en bagatelgrænse for enkeltstående dispositioner på op til 2.000 kr. for alle medarbejdere eller en gruppe af udvalgte medarbejdere på eget institut/område.
Personaleledelse omfatter mandatet til at lede, ansætte, afskedige og sanktionere det ansatte personale, herunder mandatet til at aftale nærmere vilkår for ansættelsen samt til at pålægge medarbejdere at løse bestemte opgaver.
Uansøgt afskedigelse af medarbejdere med særlig beskyttelse (tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og medlemmer af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen samt medarbejdervalgte medlemmer af bestyrelsen) sker efter aftale med rektor.
I delegeringsbestemmelserne skelnes der mellem samlet personaleledelse og daglig personaleledelse. Den samlede og den daglige personaleledelse skal til enhver tid udøves i overensstemmelse med de lokalt og centralt fastsatte retningslinjer og regler, herunder reglerne i samarbejdsaftalen, overenskomstmæssige rammer samt øvrig relevant lovgivning på området.
Fakultetssekretariatsledere varetager den samlede personaleledelse af det ved sekretariatet ansatte personale. Fakultetets interne organisering afgør, om fakultetssekretariatslederen får sit mandat fra dekan eller administrationschef og om fakultetssekretariatslederen er indplaceret på niveau 3 eller 4. Hvis stillingen er indplaceret på niveau 4, har denne samme mandat som institut- og centersekretariatsledere.
Fakultetssekretariatsledere kan til sekretariatets ledere på niveau 4 delegere den samlede eller daglige personaleledelse af det ved deres enhed ansatte personale.
Når du som leder skal delegere, skal du udfylde en delegeringsskrivelse til din delegationsmodtager. Det er vigtigt, at den rette skabelon bruges, da der i skabelonen er en kode, der skal registreres i mit HR, så den kan bruges i den administrative understøttelse af bestemmelserne.
Mangler du en skrivelse eller har spørgsmål til udfyldelse, så skriv til Tove Bæk Jensen, Universitetsledelsens Stab, på legal@au.dk.
Vælg den skabelon der beskriver, hvad lederen har fået delegeret.
Standarddelegering uden tilvalgte kan-bestemmelser
Hent skabelonen her: Skabelon Fakultetssekretariatsleder TAP3_STD
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger samt ordinære midler og kan træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger
Hent skabelonen her: Skabelon Fakultetssekretariatsleder TAP3_ØEOM