Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.
Delegeringsbestemmelserne for Aarhus Universitet (AU) beskriver, hvilke dele af ledelsesopgaven, der kan delegeres (kan-bestemmelser), og hvilke der ikke kan for de enkelte ledelsesniveauer.
Delegationsgiver fritages ikke for sit ansvar som følge af delegationen, men er fortsat ansvarlig for, at de opgaver, der er delegeret, varetages på ansvarlig vis af delegationsmodtager. Delegationsgiver har således en tilsynspligt over for delegationsmodtager og kan og skal derfor uopfordret gribe ind over for afgørelser og beslutninger, der ikke er i overensstemmelse med gældende lovgivning eller universitetets interne regler, herunder delegeringsbestemmelser og vedtægt mv.
Når intet andet fremgår af delegeringsskrivelsen, eller der er modsætning mellem skrivelsen og delegeringsbestemmelserne, gælder delegeringsbestemmelserne.
Inden valg af skabelon for delegeringsskrivelse er det vigtigt at forholde sig til, hvad der er forudsat delegeret, og hvad der kan delegeres. Dette er beskrevet i bilag 1-5.
Delegeringsbestemmelserne indeholder et antal kan-bestemmelser vedr. mandat og tegningsret, som kan delegeres. Der skal tages stilling til disse kan-bestemmelser, dvs., at delegationsgiveren aktivt tager stilling til, om mandatet/tegningsretten ønskes delegeret.
Hvor delegeringsbestemmelserne ikke indeholder kan-bestemmelser, er der tale om mandat/tegningsret, som i delegeringsbestemmelserne er forudsat delegeret.
Ved ’enhed’ menes der, den del i organisationen man er ansvarlig for. For en institutleder vil det være instituttet, for en sektionsleder, sektionen, for en forskningsgruppeleder den relevante forskningsgruppe. I delegeringsskrivelsen påføres kun enhedsnummer, hvis der er et enhedsnummer tilknyttet den pågældende enhed. Hvis ikke, udelades dette, og der skrives med prosa, hvilken enhed det drejer sig om for eksempel ’Sektion xx på institut yy’.
Der er udarbejdet et antal skabeloner, hvor kan-bestemmelserne er indarbejdet. Hvis der er brug for andre end de på forhånd udarbejdede skabeloner, fås disse ved henvendelse til Juragruppen i Universitetsledelsens Stab.
Sidst i hver skabelon er der mulighed for at tilføje vilkår i delegeringen. Et vilkår i forbindelse med personaleledelse kan fx være, at man som niveau 4-leder skal orientere sin leder på niveau 3, før man tildeler en påtale til en medarbejder.
Delegationsgiver kan også bruge feltet til at tilføje de aftaler, der er truffet med delegationsmodtager om, hvordan tilsynsforpligtelsen skal udmøntes. Det kan også være aftaler ved forudgående eller efterfølgende orientering om afgørelser, ved aftaler om behandling af særlige sager m.v.
Vær opmærksom på, at dette afsnit er til internt brug i enheden og mellem delegationsgiver og -modtager. Dvs., viden om aftaler i dette felt ikke tilgår administrative medarbejdere, der supporterer de enkelte lederes mandat.
Delegationsgiver kan til enhver tid tilbagekalde et delegeret mandat eller tegningsret, såvel generelt som i forhold til en konkret sag.
Et mandat eller en tegningsret, som i delegeringsbestemmelserne er forudsat delegeret til et andet niveau, kan også tilbagekaldes af lederen på det overliggende niveau.
Personaleledelse omfatter, jf. delegeringsbestemmelsernes bilag 3, mandatet til at lede, ansætte, afskedige og sanktionere det ansatte personale, herunder mandatet til at aftale nærmere vilkår for ansættelsen samt til at pålægge medarbejdere at løse bestemte opgaver.
I delegeringsbestemmelserne skelnes der mellem samlet personaleledelse og daglig personaleledelse.
Særligt om lønforhandling
På Aarhus Universitet ligger forhandlingsmandatet ift. lønforhandling typisk hos niveau 1-3. Dog skal engangsvederlag på 100.000 kr. eller derover godkendes af universitetsdirektøren, jf. retningslinjer for udbetaling af engangsvederlag over 100.000 kr. Når der i det følgende angives ”samlet personaleledelse”, vil det således for ledere under niveau 3 udelukkende omfatte mandat til lønforhandling, hvis mandat og budget til dette er delegeret, og der er enighed herom mellem enhedens ledere og medarbejderrepræsentanter.
Særligt om MUS
MUS kan kun delegeres til såkaldte MUS-ansvarlige uden personaleledelse i de tilfælde, hvor det fagligt og organisatorisk giver mening for begge parter og skaber en mere nærværende MUS.
Mandat og tegningsret for samarbejdsaftaler på forskningsområdet er, jf. delegeringsbestemmelsernes punkt 5 betinget af, at aftaler, nævnt i bestemmelsernes punkt 5.2 og 5.3, også er godkendt af den juridisk ansvarlige enhed.
Mandatet til at træffe beslutning om økonomiske forhold reguleres derudover af delegeringsbestemmelsernes punkt 2, herunder beløbsgrænserne i delegeringsbestemmelsernes bilag 1.
Der er mulighed for at fastsætte en tidsbegrænsning for delegeringsskrivelsens gyldighed. Ved at fastsætte en tidsbegrænsning i delegeringsskrivelsen og i mitHR sikres det, at der ved udløbet af delegeringsskrivelsen på ny tages stilling til behovet for delegeringen. En tidsbegrænset delegeringsskrivelse er fx relevant, hvis der er behov for at delegere mandat og/eller tegningsret i en kortere periode.
Delegeringsskrivelsen skal journaliseres på den relevante ansættelses- eller udpegningssag og sendes til lederens digitale postkasse. Desuden registreres det i mitHR, hvad den enkelte leder har fået delegeret. Der skal registreres en delegeringskode i mitHR jf. vejledningen. Koden for delegering findes i den valgte delegeringsskabelon (angivet i øverste højre hjørne af skabelonen).
Det fastlægges lokalt (for hvert fakultet og administrationen), hvordan opgaven omkring arkivering fordeles mellem HR og sekretariater. Se yderligere beskrivelse af rammer for delegeringsskrivelse her.
For yderligere hjælp til forståelse af de enkelte elementer og begreber i delegerings-bestemmelserne se også FAQ på hjemmesiden.