Her beskrives delegeringsbestemmelser og ledelsesansvar for prodekan, og hvad prodekan som leder må delegere af beslutningskompetence.
Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.
Delegeringsbestemmelserne fastlægger mandat og tegningsret for ledere på alle niveauer på Aarhus Universitet (AU).
Delegeringsbestemmelserne er udarbejdet inden for rammerne af universitetsloven og AU’s vedtægt.
Delegeringsbestemmelser består både af en række skal-bestemmelser og en række kan-bestemmelser. Kan-bestemmelserne beskriver en valgfrihed for enhederne i forbindelse med delegering fra et niveau til et andet.
Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.
Det økonomiske beslutningsmandat forudsætter, at der er delegeret et budget, og at udgiften kan afholdes indenfor det godkendte budget. Mandatet udtrykkes i form af beløbsgrænser for det enkelte niveau. Beslutningsmandatet gælder beslutninger om anskaffelser, bestående af et bindende køb eller bindende aftale om flere køb fra en leverandør.
Økonomiske dispositioner uden for godkendt budget kan kun foretages efter forudgående godkendelse på nærmeste, overordnede ledelsesniveau. Mandatet gælder for alle økonomiske dispositioner, hvad enten der er tale om ordinære AU-midler eller midler vedrørende en ekstern bevilling.
Ledere på niveau 3 kan beslutte en bagatelgrænse for enkeltstående dispositioner på op til 2.000 kr. for alle medarbejdere eller en gruppe af udvalgte medarbejdere på eget institut/område.
Personaleledelse omfatter mandatet til at lede, ansætte, afskedige og sanktionere det ansatte personale, herunder mandatet til at aftale nærmere vilkår for ansættelsen samt til at pålægge medarbejdere at løse bestemte opgaver.
Uansøgt afskedigelse af medarbejdere med særlig beskyttelse (tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og medlemmer af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen samt medarbejdervalgte medlemmer af bestyrelsen) sker efter aftale med rektor.
I delegeringsbestemmelserne skelnes der mellem samlet personaleledelse og daglig personaleledelse. Den samlede og den daglige personaleledelse skal til enhver tid udøves i overensstemmelse med de lokalt og centralt fastsatte retningslinjer og regler, herunder reglerne i samarbejdsaftalen, overenskomstmæssige rammer samt øvrig relevant lovgivning på området.
Prodekanen kan få delegeret mandat fra dekanen til at varetage den samlede personaleledelse af personalet i særlige enheder på fakultetet.
AU Forskning gennemgår og godkender derudover samarbejdsaftaler på forskningsområdet, med særligt fokus på aftaler hvor der rådes over resultatet af forskningen og/eller disponeres persondata, dog ikke de af AU Forskning udarbejdede fast track-aftaler (standardaftaler).
For kommercialiseringsaftaler (licensaftaler, patentering, overdragelse af rettigheder) ligger godkendelse og tegningsret altid ved Erhverv og Innovation.
Juridisk ansvarlig enhed:
På følgende særlige områder ligger det juridiske ansvar for godkendelse og tegningsret altid hos AU Forskning:
Prodekaner, institutledere, centerdirektører, administrationschefer, stabschefer og vicedirektører har mandat og tegningsret til at forhandle og godkende samarbejdsaftaler om forskning, som vedrører deres enheder.
Ledere på niveau 3 kan delegere til lederne på niveau 4 mandat og tegningsret til at forhandle og godkende samarbejdsaftaler om forskning, som alene vedrører deres enheder.
Mandat og tegningsret vedr. samarbejdsaftalerne er dog betinget af, at aftaler, nævnt i indledningen, også er godkendt af den juridisk ansvarlige enhed.
Der er tale om samarbejdsaftaler vedr. eksisterende uddannelser, idet godkendelse af nye uddannelser følger egen proces. Der kan for eksempel være tale om aftaler med andre organisatoriske enheder i Danmark (uddannelsessamarbejde, rekvireret undervisning, mv.) og med udenlandske universiteter (udvekslingsaftaler, Erasmus+ projekter mv.).
Det forudsættes,
Prodekaner og institutledere har mandat og tegningsret til at forhandle og godkende samarbejdsaftaler om eksisterende uddannelser, som vedrører deres enheder.
Ledere på niveau 3 kan i nærmere bestemt omfang til viceinstitutledere og særligt betroede medarbejdere delegere mandat og tegningsret til at godkende samarbejdsaftaler om eksisterende uddannelser.
Når du som leder skal delegere, skal du udfylde en delegeringsskrivelse til din delegationsmodtager. Det er vigtigt, at den rette skabelon bruges, da der i skabelonen er en kode, der skal registreres i mit HR, så den kan bruges i den administrative understøttelse af bestemmelserne.
Mangler du en skrivelse eller har spørgsmål til udfyldelse, så skriv til Tove Bæk Jensen, Universitetsledelsens Stab, på legal@au.dk.
Vælg den skabelon der beskriver, hvad lederen har fået delegeret.
Standarddelegering uden tilvalgte kan-bestemmelser
Hent skabelonen her: Skabelon_Prodekan_TAP3_STD
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og kan træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger. Har samlet personaleledelse.
Hent skabelonen her: Skabelon Prodekan TAP_3_ØOM_SP
Har samlet personaleledelse.
Hent skabelonen her: Skabelon Prodekan TAP3_SP
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger samt ordinære midler og kan træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger
Hent skabelonen her: Skabelon Prodekan TAP3_ØOEM