Organisation og ledelse på AU

English

Du er her: AU  Medarbejdere  Organisation og ledelse Vedtægter og regler for AU Delegeringsbestemmelser på AU Øvrigt niv.: Særligt betroede medarbejdere, bevillingshavere

Delegeringsbestemmelser for særligt betroede medarbejdere og bevillingshavere

Her beskrives delegeringsbestemmelser og ansvar for særligt betroede medarbejdere og bevillingshavere, og hvad særligt betroede medarbejdere og bevillingshavere  må delegere af beslutningskompetence.

Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.

Hvad er delegering?

Delegeringsbestemmelserne fastlægger mandat og tegningsret for ledere på alle niveauer på Aarhus Universitet (AU).

  • Ved mandat forstås ret til at godkende dispositioner og træffe afgørelser.
  • Ved tegningsret forstås retten til ved sin underskrift eller sit (mundtlige eller skriftlige) tilsagn at forpligte universitetet over for eksterne parter eller på anden måde repræsentere universitetet udadtil.

Delegeringsbestemmelserne er udarbejdet inden for rammerne af universitetsloven og AU’s vedtægt.

  • Ved delegering forstås, at ledere kan delegere mandat og tegningsret til ledere på underliggende niveauer samt til særligt betroede medarbejdere. Ved delegering overlader den, der har mandat eller tegningsret, dette til en anden.

Delegeringsbestemmelser består både af en række skal-bestemmelser og en række kan-bestemmelser. Kan-bestemmelserne beskriver en valgfrihed for enhederne i forbindelse med delegering fra et niveau til et andet.

Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.

Økonomi

Det økonomiske beslutningsmandat forudsætter, at der er delegeret et budget, og at udgiften kan afholdes indenfor det godkendte budget. Mandatet udtrykkes i form af beløbsgrænser for det enkelte niveau. Beslutningsmandatet gælder beslutninger om anskaffelser, bestående af et bindende køb eller bindende aftale om flere køb fra en leverandør.

Økonomiske dispositioner uden for godkendt budget kan kun foretages efter forudgående godkendelse på nærmeste, overordnede ledelsesniveau. Mandatet gælder for alle økonomiske dispositioner, hvad enten der er tale om ordinære AU-midler eller midler vedrørende en ekstern bevilling.

Bagatelgrænse

Ledere på niveau 3 kan beslutte en bagatelgrænse for enkeltstående dispositioner på op til 2.000 kr. for alle medarbejdere eller en gruppe af udvalgte medarbejdere på eget institut/område.

Beløb er her angivet i danske kr. excl. moms

Gældende for bevillingshavere af eksternt finansierede projekter

Disponeringer der påvirker omkostningerne i ét regnskabsår

  • Enkeltstående dispositioner (inklusive dispositioner forbundet med bygningsdrift, herunder vedligehold, indretning samt forandringer).
    • Enkeltindkøb, der ikke er omfattet af kategorierne anlægsinvesteringer, kontakter og medfinansiering: Under 300.000

Årlige disponeringer der påvirker omkostningerne over flere regnskabsår

  • Anlægsinvesteringer
    • ​​​​​​Eksterne bevillinger: Under 500.000 kan delegeres hertil af nærmeste niveau 3-leder
  • Kontrakter
    • ​​​​​​​Løbende kontrakter om service, licenser, tjenester og operationel leasing med uopsigelighed over 12 mdr.: Udelukkende ved eksterne bevillinger: under 300.000

Gældende for medarbejdere, der af ledere på niveau 1-5, tildeles dispositionskompetence til specifikke opgaver, f.eks. indkøb af kontorartikler eller dispositioner i forbindelse med gennemførelse af projekter (fx forskningsprojekter, IT-projekter, byggeprojekter).

Disponeringer der påvirker omkostningerne i ét regnskabsår

  • Enkeltstående dispositioner (inklusive dispositioner forbundet med bygningsdrift, herunder vedligehold, indretning samt forandringer).
    • Enkeltindkøb, der ikke er omfattet af kategorierne anlægsinvesteringer, kontakter og medfinansiering: 

      • Projektledere, IT: Under 300.000

      • Projektledere, byggeprojekter: Under 300.000

      • Andre særligt betroede medarbejdere: Under 50.000

Samarbejdsaftaler på uddannelsesområdet

Der er tale om samarbejdsaftaler vedr. eksisterende uddannelser, idet godkendelse af nye uddannelser følger egen proces. Der kan for eksempel være tale om aftaler med andre organisatoriske enheder i Danmark (uddannelsessamarbejde, rekvireret undervisning, mv.) og med udenlandske universiteter (udvekslingsaftaler, Erasmus+ projekter mv.).

Det forudsættes,

  • at de enkelte ledere/medarbejdere har ansvaret for at sikre samarbejdsaftalerne juridisk.
  • at delegeringsbestemmelserne vedr. økonomi også er gældende, når der skal underskrives delaftaler omkring økonomi ved samarbejdsaftaler.

Mandat - gældende for medarbejdere, der af ledere på niveau 1-3 tildeles mandat og tegningsret til specifikke opgaver, fx udvekslingsaftaler

Mandat og tegningsret til i nærmere bestemt omfang at forhandle og godkende samarbejdsaftaler om eksisterende uddannelser, som kan være delegeret fra ledere på niveau 1-3.

Revideret 03.12.2024
-
Webredaktionen, Universitetsledelsens Stab