Her beskrives delegeringsbestemmelser og ledelsesansvar for vicedirektører i fællesadministrationen / administrationschefer i fakulteternes administrationscentre, og hvad vicedirektører i fællesadministrationen / administrationschefer i fakulteternes administrationscentre som leder må delegere af beslutningskompetence.
Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.
Delegeringsbestemmelserne fastlægger mandat og tegningsret for ledere på alle niveauer på Aarhus Universitet (AU).
Delegeringsbestemmelserne er udarbejdet inden for rammerne af universitetsloven og AU’s vedtægt.
Delegeringsbestemmelser består både af en række skal-bestemmelser og en række kan-bestemmelser. Kan-bestemmelserne beskriver en valgfrihed for enhederne i forbindelse med delegering fra et niveau til et andet.
Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.
Det økonomiske beslutningsmandat forudsætter, at der er delegeret et budget, og at udgiften kan afholdes indenfor det godkendte budget. Mandatet udtrykkes i form af beløbsgrænser for det enkelte niveau. Beslutningsmandatet gælder beslutninger om anskaffelser, bestående af et bindende køb eller bindende aftale om flere køb fra en leverandør.
Økonomiske dispositioner uden for godkendt budget kan kun foretages efter forudgående godkendelse på nærmeste, overordnede ledelsesniveau. Mandatet gælder for alle økonomiske dispositioner, hvad enten der er tale om ordinære AU-midler eller midler vedrørende en ekstern bevilling.
Ledere på niveau 3 kan beslutte en bagatelgrænse for enkeltstående dispositioner på op til 2.000 kr. for alle medarbejdere eller en gruppe af udvalgte medarbejdere på eget institut/område.
Nedenstående omhandler indgåelse og opsigelse af lejemål. Med mandat menes bemyndigelsen til at træffe afgørelse om og godkende dispositioner. Med tegningsret forstås retten til med sin underskrift eller sit (mundtlige eller skriftlige) tilsagn at forpligte universitetet over for eksterne parter.
Al tegningsret vedr. indgåelse af lejemål og fremleje og opsigelse af disse er af koordineringshensyn delegeret til vicedirektøren for AU Bygninger (undtagen gæsteboliger, som håndteres af fakulteterne), og er betinget af, at AU Bygninger inddrages, når processen initieres med henblik på kvalitetssikring af kontrakterne.
Det er en forudsætning for delegeringen, at disponering sker inden for rammen af den af bestyrelsens besluttede campusplan.
Mandat, men ikke tegningsret, til at træffe beslutning om indgåelse af lejemål og fremleje med uopsigelighed på op til 1 år og/eller en samlet lejeforpligtelse for universitetet på under 1 mio. kr. i faste priser på indgåelsestidspunktet.
Mandat, men ikke tegningsret, til at træffe beslutning om indgåelse af lejemål og fremleje med uopsigelighed på op til 1 år og/eller en samlet lejeforpligtelse for universitetet på under 500.000 kr. i faste priser på indgåelsestidspunktet kan delegeres til de tekniske chefer/bygningschefer.
Mandat, men ikke tegningsret, til at opsige lejemål og fremleje kan delegeres til teknisk chef/bygningschef.
Tegningsret til at indgå lejemål og fremleje med uopsigelighed på op til 10 år og/eller en samlet lejeforpligtelse for universitetet på under 70 mio. kr. i faste priser på indgåelsestidspunktet.
Tegningsret til at opsige lejemål og fremleje.
Personaleledelse omfatter mandatet til at lede, ansætte, afskedige og sanktionere det ansatte personale, herunder mandatet til at aftale nærmere vilkår for ansættelsen samt til at pålægge medarbejdere at løse bestemte opgaver.
Uansøgt afskedigelse af medarbejdere med særlig beskyttelse (tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og medlemmer af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen samt medarbejdervalgte medlemmer af bestyrelsen) sker efter aftale med rektor.
I delegeringsbestemmelserne skelnes der mellem samlet personaleledelse og daglig personaleledelse. Den samlede og den daglige personaleledelse skal til enhver tid udøves i overensstemmelse med de lokalt og centralt fastsatte retningslinjer og regler, herunder reglerne i samarbejdsaftalen, overenskomstmæssige rammer samt øvrig relevant lovgivning på området.
Vicedirektørerne og Administrationscheferne varetager den samlede personaleledelsen af det ved deres enheder ansatte personale.
Administrationscheferne har dobbeltreference til hhv. de respektive dekaner og universitetsdirektøren, hvorfor de får delegeret den samlede personaleledelse af begge.
Vicedirektøren og Administrationschefen kan delegere til de på området ansatte ledere på niveau 4 den samlede personaleledelse af det ved deres enhed ansatte personale.
Administrationschefen delegerer til fakultetssekretariatslederen den samlede personaleledelse af det ved fakultetssekretariatet ansatte personale (hvis funktionen som fakultetssekretariatsleder indgår i den lokale organisering).
AU Forskning gennemgår og godkender derudover samarbejdsaftaler på forskningsområdet, med særligt fokus på aftaler hvor der rådes over resultatet af forskningen og/eller disponeres persondata, dog ikke de af AU Forskning udarbejdede fast track-aftaler (standardaftaler).
For kommercialiseringsaftaler (licensaftaler, patentering, overdragelse af rettigheder) ligger godkendelse og tegningsret altid ved Erhverv og Innovation.
Juridisk ansvarlig enhed:
På følgende særlige områder ligger det juridiske ansvar for godkendelse og tegningsret altid hos AU Forskning:
Prodekaner, institutledere, centerdirektører, administrationschefer, stabschefer og vicedirektører har mandat og tegningsret til at forhandle og godkende samarbejdsaftaler om forskning, som vedrører deres enheder.
Ledere på niveau 3 kan delegere til lederne på niveau 4 mandat og tegningsret til at forhandle og godkende samarbejdsaftaler om forskning, som alene vedrører deres enheder.
Mandat og tegningsret vedr. samarbejdsaftalerne er dog betinget af, at aftaler, nævnt i indledningen, også er godkendt af den juridisk ansvarlige enhed.
Når du som leder skal delegere, skal du udfylde en delegeringsskrivelse til din delegationsmodtager. Det er vigtigt, at den rette skabelon bruges, da der i skabelonen er en kode, der skal registreres i mit HR, så den kan bruges i den administrative understøttelse af bestemmelserne.
Mangler du en skrivelse eller har spørgsmål til udfyldelse, så skriv til Tove Bæk Jensen, Universitetsledelsens Stab, på legal@au.dk.
Vælg den skabelon der beskriver, hvad lederen har fået delegeret.
Standarddelegering uden tilvalgte kan-bestemmelser.
Hent skabelonen her: Skabelon Administrationschef TAP3_STD
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og for ordinære midler.
Hent skabelonen her: Skabelon Administrationschef TAP3_ØEO
Vælg den skabelon der beskriver, hvad lederen har fået delegeret.
Standarddelegering uden tilvalgte kan-bestemmelser
Hent skabelonen her: Skabelon Vicedirektør TAP3_STD
Kan disponere anlægsinvesteringer for ordinære midler.
Hent skabelonen her: Skabelon Vicedirektør TAP3_ØO
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og for ordinære midler.
Hent skabelonen her: Skabelon Vicedirektør Bygninger TAP3_ØEO