Her beskrives delegeringsbestemmelser og ledelsesansvar for viceinstitutleder / sektionsleder / funktionschefer i administrationscentre på fakulteter og i fællesadministrationen / fakultetssekretariatsledere / bygningschefer / afdelingsleder / institut- og centersekretariatsleder og hvad de nævnte som leder må delegere af beslutningskompetence.
Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.
Delegeringsbestemmelserne fastlægger mandat og tegningsret for ledere på alle niveauer på Aarhus Universitet (AU).
Delegeringsbestemmelserne er udarbejdet inden for rammerne af universitetsloven og AU’s vedtægt.
Delegeringsbestemmelser består både af en række skal-bestemmelser og en række kan-bestemmelser. Kan-bestemmelserne beskriver en valgfrihed for enhederne i forbindelse med delegering fra et niveau til et andet.
Det er en forudsætning for delegering, at der løbende orienteres, koordineres og kommunikeres mellem den, der delegerer mandat eller tegningsret, kaldet delegationsgiver, og den der modtager mandat eller tegningsret, kaldet delegationsmodtager.
Det økonomiske beslutningsmandat forudsætter, at der er delegeret et budget, og at udgiften kan afholdes indenfor det godkendte budget. Mandatet udtrykkes i form af beløbsgrænser for det enkelte niveau. Beslutningsmandatet gælder beslutninger om anskaffelser, bestående af et bindende køb eller bindende aftale om flere køb fra en leverandør.
Økonomiske dispositioner uden for godkendt budget kan kun foretages efter forudgående godkendelse på nærmeste, overordnede ledelsesniveau. Mandatet gælder for alle økonomiske dispositioner, hvad enten der er tale om ordinære AU-midler eller midler vedrørende en ekstern bevilling.
Ledere på niveau 3 kan beslutte en bagatelgrænse for enkeltstående dispositioner på op til 2.000 kr. for alle medarbejdere eller en gruppe af udvalgte medarbejdere på eget institut/område.
NB! Ift. funktionschefer: Indkøbschefen er undtaget, da vedkommende kan underskrive bindende indkøbsaftaler på op til 10 mio. kr. forudsat, at berørte budgetejere forudgående har accepteret. Hvis aftalen har særlig strategisk karakter, skal universitetsdirektøren inddrages i godkendelsesprocessen.
Beløb er her angivet i danske kr. excl. moms
Under 750.000 kan delegeres hertil af nærmeste leder
Nedenstående omhandler indgåelse og opsigelse af lejemål. Med mandat menes bemyndigelsen til at træffe afgørelse om og godkende dispositioner. Med tegningsret forstås retten til med sin underskrift eller sit (mundtlige eller skriftlige) tilsagn at forpligte universitetet over for eksterne parter.
Al tegningsret vedr. indgåelse af lejemål og fremleje og opsigelse af disse er af koordineringshensyn delegeret til vicedirektøren for AU Bygninger (undtagen gæsteboliger, som håndteres af fakulteterne), og er betinget af, at AU Bygninger inddrages, når processen initieres med henblik på kvalitetssikring af kontrakterne.
Det er en forudsætning for delegeringen, at disponering sker inden for rammen af den af bestyrelsens besluttede campusplan.
Kan få delegeret mandat, men ikke tegningsret, til at træffe beslutning om indgåelse af lejemål og fremleje med uopsigelighed på op til 1 år og/eller en samlet lejeforpligtelse for universitetet på under 500.000 kr. i faste priser på indgåelsestidspunktet.
Kan få delegeret mandat, men ikke tegningsret, til at opsige lejemål og fremleje.
Personaleledelse omfatter mandatet til at lede, ansætte, afskedige og sanktionere det ansatte personale, herunder mandatet til at aftale nærmere vilkår for ansættelsen samt til at pålægge medarbejdere at løse bestemte opgaver.
Uansøgt afskedigelse af medarbejdere med særlig beskyttelse (tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og medlemmer af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen samt medarbejdervalgte medlemmer af bestyrelsen) sker efter aftale med rektor.
I delegeringsbestemmelserne skelnes der mellem samlet personaleledelse og daglig personaleledelse. Den samlede og den daglige personaleledelse skal til enhver tid udøves i overensstemmelse med de lokalt og centralt fastsatte retningslinjer og regler, herunder reglerne i samarbejdsaftalen, overenskomstmæssige rammer samt øvrig relevant lovgivning på området.
Mandat til at varetage den daglige personaleledelse af det ved deres enhed ansatte personale med eller uden mandat til ansættelse af postdocs og videnskabelige assistenter og lignende funktioner samt mandatet til samlet personaleledelse af postdocs og videnskabelige assistenter og lignende funktioner kan delegeres fra institutledere, ledere af institutlignende centre samt direktøren for AIAS.
Mandat til at varetage den samlede eller daglige personaleledelse af det ved deres enhed ansatte personale kan delegeres fra institutledere, ledere af institutlignende centre, administrationschefer samt direktøren for AIAS.
Ledere på niveau 4 kan til enhedens VIP-ledere delegere den daglige personaleledelse af det ved deres enhed ansatte personale. Det kan gøres:
Ledere på niveau 4 kan til enhedens TAP-ledere på niveau 5 delegere den samlede eller den daglige personaleledelse af det ved deres enhed ansatte personale.
AU Forskning gennemgår og godkender derudover samarbejdsaftaler på forskningsområdet, med særligt fokus på aftaler hvor der rådes over resultatet af forskningen og/eller disponeres persondata, dog ikke de af AU Forskning udarbejdede fast track-aftaler (standardaftaler).
For kommercialiseringsaftaler (licensaftaler, patentering, overdragelse af rettigheder) ligger godkendelse og tegningsret altid ved Erhverv og Innovation.
Juridisk ansvarlig enhed:
På følgende særlige områder ligger det juridiske ansvar for godkendelse og tegningsret altid hos AU Forskning:
Mandat og tegningsret til at forhandle og godkende samarbejdsaftaler om forskning, som vedrører deres enheder kan være delegeret fra ledere på niveau 3.
Der er tale om samarbejdsaftaler vedr. eksisterende uddannelser, idet godkendelse af nye uddannelser følger egen proces. Der kan for eksempel være tale om aftaler med andre organisatoriske enheder i Danmark (uddannelsessamarbejde, rekvireret undervisning, mv.) og med udenlandske universiteter (udvekslingsaftaler, Erasmus+ projekter mv.).
Det forudsættes,
Mandat og tegningsret til i nærmere bestemt omfang at forhandle og godkende samarbejdsaftaler om eksisterende uddannelser, som kan være delegeret fra ledere på niveau 1-3.
Når du som leder skal delegere, skal du udfylde en delegeringsskrivelse til din delegationsmodtager. Det er vigtigt, at den rette skabelon bruges, da der i skabelonen er en kode, der skal registreres i mit HR, så den kan bruges i den administrative understøttelse af bestemmelserne.
Mangler du en skrivelse eller har spørgsmål til udfyldelse, så skriv til Tove Bæk Jensen, Universitetsledelsens Stab, på legal@au.dk.
Vælg den skabelon der beskriver, hvad lederen har fået delegeret.
Standarddelegering uden tilvalgte kan-bestemmelser
Hent skabelonen her: Skabelon Viceinstitutleder VIP4_STD
Har mandat og tegningsret vedrørende samarbejdsaftaler om forskning
Hent skabelonen her: Skabelon Viceinstitutleder VIP4_SF
Har mandat og tegningsret vedrørende samarbejdsaftaler om uddannelse
Hent skabelonen her: Skabelon_Viceinstitutleder_VIP4_SU
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og kan træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger. Har daglig personaleledelse og samlet personaleledelse af post docs, videnskabelig assistent og lignende funktioner. Har mandat og tegningsret vedrørende samarbejdsaftaler om forskning.
Hent skabelonen her: Skabelon_Viceinstitutleder_VIP4_ØEM_DPSP_SF
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og kan træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger. Har daglig personaleledelse og samlet personaleledelse af post docs, videnskabelig assistent og lignende funktioner. Har mandat og tegningsret vedrørende samarbejdsaftaler om uddannelse.
Hent skabelonen her: Skabelon_Viceinstitutleder_VIP4_ØEM_DPSP_SU
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger. Har mandat og tegningsret vedrørende samarbejdsaftaler om forskning
Hent skabelonen her: Skabelon_Viceinstitutleder_VIP4_ØEM_SF
Vælg den skabelon der beskriver, hvad lederen har fået delegeret.
Standarddelegering uden tilvalgte kan-bestemmelser
Hent skabelonen her: Skabelon Sektions/afdelingsleder VIP4_STD
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger. Har daglig personaleledelse med ansættelse af post docs, videnskabelig assistent og lignende funktioner.
Hent skabelonen her: Skabelon Sektions/afdelingsleder VIP4_ØEM_DPA
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger. Har daglig personaleledelse. Har mandat og tegningsret vedrørende samarbejdsaftaler om forskning.
Hent skabelonen her: Skabelon Sektions/afdelingsleder VIP4_ØEM_DP_SF
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger. Har daglig personaleledelse med ansættelse af post docs, videnskabelig assistent og lignende funktioner. Har mandat og tegningsret vedrørende samarbejdsaftaler om forskning.
Hent skabelonen her: Skabelon_Sektions/afdelingsleder_VIP4_ØE_DPA_SF
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og kan træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger. Har daglig personaleledelse og samlet personaleledelse af post docs, videnskabelig assistent og lignende funktioner. Har mandat og tegningsret vedrørende samarbejdsaftaler om forskning.
Hent skabelonen her: Skabelon_Sektions/afdelingsleder_VIP4_ØEM_DPSP_SF
Har daglig personaleledelse
Hent skabelonen her: Skabelon Leder TAP4_DP
Har samlet personaleledelse.
Hent skabelonen her: Skabelon Leder TAP4_SP
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger. Har daglig personaleledelse.
Hent skabelonen her: Skabelon Leder TAP4_ØEM_DP
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger. Har samlet personaleledelse. Har mandat og tegningsret vedrørende samarbejdsaftaler om forskning.
Hent skabelonen her: Skabelon Leder TAP4_ØE_SP_SF
Kan disponere anlægsinvesteringer for eksterne bevillinger og træffe beslutning om medfinansiering ved eksterne bevillinger. Har samlet personaleledelse.
Hent skabelonen her: Skabelon Indkøbschef TAP4_ØEM_SP
Har samlet personaleledelse. Har mandat og tegningsret vedrørende indgåelse af lejemål og fremleje.
Hent skabelonen her: Skabelon Bygnings/teknisk chef TAP4_SP_BYG