AU kan vælge selv at sørge for passende indkvartering. I så fald anviser AU overnatningsfaciliteter og sørger for afregning for disse. Der kan både være tale om AU’s egne lokaliteter og om lokaliteter, som AU lejer (hotel, pensionat, kursuscenter, (ferie)lejlighed mv.). I denne situation har AU ansatte ingen merudgifter til overnatning og kan derfor hverken få refunderet overnatningsudgifter eller udbetalt udokumenteret nattillæg.
Hvis det overlades til AU ansatte selv at sørge for indkvartering, kan det ske på to måder:
Ved passende indkvartering forstås værelse af hotellignende standard med toilet og bad i umiddelbar nærhed og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad.
Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering, der er godkendt af AU, refunderes inden for de anførte maksimumbeløb pr. overnatning (hoteldispositionsbeløb), der fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære.
Når du skal booke en overnatning i Danmark, kan du nemt og hurtigt anvende AU's hotelaftaler. Hotelaftalerne må ikke gøres offentligt tilgængeligt.
Vær opmærksom på at hotelprisen holder sig inden for de vejledende hoteldispositionsbeløb. De vejledende dispositionsbeløb finder du i det altid gældende satsreguleringscirkulære i menuen til højre.
Når du skal booke en eller flere overnatninger i udlandet, kan du bestille direkte hos hotellet eller gennem AU's rejsebureau CWT. CWT viser alle de priser og muligheder, de har inden for deres aftaler med hoteller i udlandet. Dog opkræver CWT et gebyr for bestillingen.
Find kontakt oplysninger til CWT's rejsekonsulenter her.
Hoteldispositionsbeløbet i udlandet varierer afhængigt af, hvilket land man skal overnatte i. De maksimale hotelpriser finder du i det altid gældende satsreguleringscirkulære i menuen til højre.
Airbnb kan ikke benyttes i Danmark af ansatte på AU, da vi har hotelaftaler på området.
Airbnb kan benyttes i udlandet af ansatte på AU så længe fakturakrav, hoteldispositionsbeløb osv. er overholdt.
Gæster/ikke ansatte kan benytte Airbnb i Danmark.
Hvis perioden for overnatning overstiger 28 dage, er der tale om husleje og man skal derfor udarbejde en huslejekontrakt.
Den ansatte kan vælge at få udbetalt udokumenteret nattillæg i stedet for at få refunderet overnatningsudgifter mod dokumentation. Det udokumenterede nattillæg vil typisk blive anvendt, hvor den ansatte har mulighed for at overnatte privat, og er beregnet til at skulle sætte den ansatte i stand til at sige "tak for ulejligheden".
Størrelsen af det udokumenterede nattillæg pr. overnatning fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære, som kan findes i menuen til højre.