Hvis du skal udføre et arbejde et andet sted end dit faste tjenestested, foreligger der en tjenesterejse.
Hvis tjenesterejser er under 28 dage, får du dækket de udgifter du har ifm. din tjenesterejse, der foretages som et nødvendigt led i dit arbejde.
På tjenesterejser skal AU´s rejseregler altid følges. Konkret betyder det, at du kun kan få udgifter dækket, der har været tjenstligt nødvendigt, og der er i overensstemmelse med AU´s rejseregler.
Vær opmærksom på, at du inden afrejse skal afklare med din institutleder eller tilsvarende (og din bevillingshaver), om de godkender dine udgifter.
Du kan læse mere omkring regelsættet om tjenesterejser i cirkluæret for tjenesterejser i højre menu.
Du kan læse mere omkring udgifter der gælder ifm. rejser, der foretages som et led i dit arbejde her.
krav til din rejseafregning
Du kan læse mere omkring krav til din afregning her 4 vigtige krav
Betalte måltider skal fratrækkes i time- og dagpenge
Ved rejser over 24 timer, hvor du modtager time- og dagpenge, skal måltider (morgenmad, frokost og aften), der er betalt af andre eller indgår i hotelregningen, skal fratrækkes din godtgørelse af time- og dagpenge. Dette skal gøres, når du efter hjemkomsten afregner dine udgifter i RejsUd.
Du kan læse mere omkring regler for time- og dagpenge i menuen til højre.
Mistet et eller flere bilag
Hvis der ikke kan fremskaffes en kvittering, kan du anvende en tro og love erklæring, mail eller kommentar i afregningen, der beskriver købet, beløb og dato. Hvis beløbet overstiger 2.500 DKK, skal en straks-godkendelse fra institutledelsen vedhæftes udgiften i RejsUd.
Booking af fly
Når du skal rejse i AU-regi, kan du med fordel overveje, hvilket transportmiddel der er mest hensigtsmæssigt for din rejseplanlægning ud fra et klimamæssigt, økonomisk og tidsmæssigt perspektiv. Eksempelvis kan du overveje, om det er nødvendigt at flyve? Kan du benytte et alternativt og mere klimavenligt transportmiddel som fx tog, langtursbus eller samkørsel med kollegaer - eller en kombination af ovenstående? Hvis en flyrejse er den bedste løsning, så opfordres du til at købe dine billetter hos CWT (Carlson Wagonlit Travel).
Du finder link til CWT portalen med mere på siden om CWT.
Booking af hotel
Når du booker et hotel, skal du være opmærksom på, at der i nogle lande er et max beløb, som man må bruge pr. overnatning. I den aktuelle udgave af cirkulæret om satsregulering for tjenesterejser, kan du finde de gældende takster (side 15). Er du i tvivl kontakt Rejsegruppen via boksen "Kontakt os"
For lande, hvor der ikke er fastsat et hoteldispositionsbeløb, refunderes rimelige udgifter til et hotelværelse med bad eller anden passende indkvartering. Med ”passende” indkvartering menes værelse af hotellignende standard med toilet og bad i umiddelbar nærhed og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad. Vær opmærksom på, at det også er muligt at bestille hotel via CWT.
Læs mere om overnatning i menuen til højre.
Vær opmærksom på, at AU´s forsikring ikke dækker, hvis du holder ferie, fri og lignende i forbindelse med din tjenesterejse. Du skal derfor kontakte dit eget forsikringsselskab eller Europæiske (AU's forsikringsselskab) for eventuelt at tilkøbe forsikringsdækning i de ekstra dage.
Læs mere om vores generelle forsikringsregler på HR's side om forsikring.
Du kan læse mere omkring rejseforsikring i menuen til højre.
Før at du kan anmelde din mistet/forsinket bagage, skal du henvende dig til det flyselskab du fløj med og sørge for, at få en skriftlig bekræftelse i form af en PIR rapport (Property Irregularity Report). Denne rapport skal du bruge, når du opretter en skadeanmeldelse hos Europæiske rejseforsikring (AU´s forsikringsselskab).
Bagageforsinkelse: Hvis din indskrevne bagage er forsinket i forhold til forventet ankomst til et bestemmelsessted uden for hjemlandet, giver forsikringen dig mulighed for at indkøbe rimelige og nødvendige toiletsager og tøj, for max 3.000 kr.
Bagage (bortkomst): Du har mulighed for at få en erstatningssum på op til 25.000 kr. (2023), dette beløb kan dog forhøjes til 40.000 kr. (2023), hvis din rejseperiode overstiger 3 måneder.
Du finder betingelser for tjenesterejseforsikringen her.
Kørsel i Danmark skal som udgangspunkt ske via samkørsel, brug af AU’s tjenestebiler eller i egen bil (mod kørselsgodtgørelse).
Kan dette ikke lade sig gøre, kan der lejes bil via AU’s indkøbsaftale. Her opfordres der til at leje en elbil.
Leje af bil i udlandet kan være nødvendigt, hvis du ikke kan komme frem (eller kun med besvær) til destinationen med offentlig transport.
Husk at udgiften til billeje skal godkendes af institutleder eller tilsvarende inden påbegyndelse af tjenesterejsen og godkendelsen skal også tilføjes i afregningen i RejsUd.
Du kan læse mere i AU´s Rejsepolitik.