Rejsepolitik på Aarhus Universitet

En ændring af vores rejsevaner er et afgørende skridt for at nå Aarhus Universitets mål om at reducere sin udledning af CO2. 

Overordnet indeholder den reviderede rejsepolitik en eksplicit opfordring til at se på egne rejsevaner og genoverveje rejseformen ved blandt andet at: 

  • vælge den mest klimavenlige rejseform i videst muligt omfang.
  • udfordre omfanget af fysiske møder i eksisterende, veletablerede netværk.
  • overveje, om rejsen kan erstattes af virtuelle møder – eller planlægges tættere på medarbejderens geografiske placering.
  • tage tog frem for fly, hvis rejsetiden med tog er under 5 timer pr. vej.

Overvejelser om rejseform sker naturligvis også med afsæt i, at det praktisk og tidsmæssigt kan hænge sammen for den enkelte.  


Særligt for tjenesterejser med bil

  • AU-medarbejdere opfordres til at anvende AU’s elbiler frem for egen diesel-/benzinbil. 
  • AU-medarbejdere, der bruger egen bil i tjenesteøjemed, opfordres til at indtænke samkørsel med andre.  
  • Ifm. billeje opfordres alle til at leje en elbil, hvis det er praktisk muligt og økonomisk forsvarligt.

Særligt for indenrigsrejser

  • For indenrigsrejser gælder, at de som udgangspunkt bør foregå via tog og/eller samkørsel. Flyrejser inden for landets grænser kan dog være en mulighed, hvis særlige faglige eller praktiske hensyn nødvendiggør dette, eller hvis den er et led i en udenrigsrejse.

Særligt for booking af flyrejser 

  • Selvom man fortsat kan købe sin flybillet direkte ved flyselskabet, opfordres alle medarbejdere kraftigt til at booke deres flyrejser via AU’s rejsebureau, Carlson Wagonlit Travel Danmark (CWT), som bl.a. kan trække data om CO2-udledninger relateret til rejsen. Denne data er vigtig for at kunne følge med i, om klima-indsatsen har den ønskede effekt. Læs mere om brugen af CWT og se vejledninger her

Om rejsepolitikken

Denne rejsepolitik indeholder en overordnet gennemgang af, hvordan du skal forholde dig til rejseformer, rejsebooking og rejseafregning. Den omfatter både statens regelsæt samt Aarhus Universitets egne regler på rejseområdet. Bemærk, at der kan være fastsat indskrænkende retningslinjer på dit fakultet/institut. Disse er ikke beskrevet her.

Politik for køb af rejser – og hermed relaterede udgifter – er gældende for enhver medarbejder ved Aarhus Universitet og vedrører alle rejser finansieret af universitetets ordinære eller eksterne midler.

Rejsepolitikken for Aarhus Universitet vedrører transport i arbejdsøjemed, og er baseret på Aarhus Universitets Retningslinjer for tjenstlig befordring og kørselsbemyndigelse.

Reduktion af universitets klimaaftryk

Vi er over 8000 medarbejdere på AU. Vi er et internationalt orienteret universitet, med mange samarbejdsflader, mange netværk og deraf meget rejseaktivitet. Med CO2-reduktionsmålene i Aarhus Universitets klimastrategi 2020-2025 har vi en forpligtelse til at nedbringe vores CO2-udledning. En ændring af vores rejsevaner er et afgørende skridt for at nå disse mål. Aarhus universitets rejsepolitik skal understøtte, at vi ændrer vaner, så vi effektivt og klimavenligt transporterer os, og dermed bidrager til at nedbringe CO2-udledningen, samtidig med at arbejds- og hjemmeliv hænger godt sammen.

Transport

På Aarhus Universitet varetages mange forskellige funktioner. Nogle funktioner kræver fysisk tilstedeværelse i møder indkaldt af eksterne aktører, på mange lokationer, både indenlandsk og udenlandsk. Andre funktioner kræver, at man dyrker og plejer netværk, i og uden for landets grænser. Med rejseaktiviteten følger, at flyrejser udgør en væsentlig del af Aarhus Universitets samlede udledning af drivhusgasser. Derfor har alle medarbejdere en forpligtelse til at se på egne rejsevaner, til at udfordre omfanget af fysiske møder i eksisterende, velkonsoliderede netværk, og til at genoverveje rejseformen. Dette udfoldes nedenfor.

Planlægger du en rejse, opfordres du altid at overveje, om rejsen kan erstattes af virtuelle møder - eller planlægges tættere på.

Hvis en rejse er nødvendig, skal du vælge den mest klimavenlige transportform (eks. tog frem for fly), så længe det kan gøres med en rimelig(1) meromkostning i udgifter, og det tidsmæssigt hænger fornuftigt sammen ift. arbejdsliv og fritid. Ved flyrejser skal direkte flyvninger prioriteres, da CO2-udledningerne er særligt store, når flyet letter og lander.


Ved deltagelse i konferencer eller lignende bør antallet af deltagere fra samme enhed nøje overvejes, under hensynstagen til at flest mulige relevante faglige behov er dækket.

Aarhus Universitet opfordrer kraftigt til, at du tager tog frem for fly, hvis rejsetiden med tog er under 5 timer pr. vej, og ikke bliver uforholdsmæssig længere. Varer rejsen over 5 timer, opfordres du til at overveje, om det er muligt at tage toget i forbindelse med enten udrejse eller hjemrejse.

Ved valg af rejseklasse skal der lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for Aarhus Universitet. Du må derudover også gerne benytte dig af nattog, da dette bl.a. potentielt kan spare en hotelovernatning.

Har du inviteret udenlandske gæster og samarbejdspartnere, kan du med fordel undersøge, om besøget kan lægges i forlængelse af andre faglige aktiviteter, de også kan deltage i.

Læs mere om CO2-udledningen fra rejser her


  1. Ifølge Kammeradvokaten må rejser til under kr. 2.500 ”rimeligvis” være op til 50 % dyrere som følge af klimahensyn. For rejser op til 10.000 kr. vil en ”rimelig” meromkostning være tættere på 30 %.

Indenrigsrejser

Indenrigsrejser bør som udgangspunkt foregå via tog og/eller samkørsel, hvor dette er muligt. Som hovedregel rejses der ikke med fly til destinationer inden for de danske grænser(2). Indenrigsflyrejser er dog tilladt, hvis særlige faglige eller praktiske hensyn nødvendiggør dette. Hvis indenrigsrejsen er led i en udenlandsrejse, må du gerne benytte indenrigsfly. Du opfordres dog til at undersøge, om det er muligt at benytte tog minimum én af vejene.


2. Bornholm, Færøerne og Grønland er undtaget fra hovedreglen

Carlson Wagonlit Travel som rejsebureau

Aarhus Universitet har indgået aftale med Carlson Wagonlit Travel (CWT) om bestilling af tjenesterejser. Det er således obligatorisk at benytte CWT, hvis du bestiller flybilletter via et rejsebureau. Med henblik på bl.a. at kunne udfærdige en valid opgørelse af CO2-regnskabet ved flyrejser for hele universitetet opfordres du til at anvende CWT, når du skal bestille flybilletter.

Billeje

Hvis du ikke kan gennemføre en tjenesterejse – eller rejsetiden vil blive urimeligt lang - ved at benytte tilgængelige transportmidler, kan din budgetansvarlige leder godkende leje af bil. Godkendelsen skal indhentes før bilen lejes. I det omfang det er muligt, bør samkørsel med andre medarbejdere fra Aarhus Universitet indtænkes. Der opfordres til at leje en elbil, hvis det praktisk muligt eks. ift. opladningsmuligheder på strækningen.

Du må gerne benytte delebilsordninger, hvis du skal leje en bil. Brug af delebilordninger skal altid afregnes efter regning for den konkrete tur.

  • Hvis bilen primært skal anvendes privat under tjenesterejsen, skal du leje bilen i eget navn og få refunderet den erhvervsmæssige andel efterfølgende.
  • Hvis bilen primært skal bruges erhvervsmæssigt, kan du leje en standardbil i AU’s navn.
  • Hvis bilen er lejet i Aarhus Universitets navn og benyttes til private formål under tjenesterejsen, skal du opgive de privat kørte kilometer i rejseafregningen. De privat kørte kilometer skal beregnes efter statens laveste kørselssats, og beløbet skal modregnes i udlægget for billejen.

I forbindelse med billeje i udlandet vil der ofte være krav om, at der skal tegnes en basis bilforsikring for føreren af bilen. Da dette er en forudsætning for at leje bilen, fraviges princippet om selvforsikring i dette tilfælde.

Transport på bestemmelsesstedet (f.eks. transport mellem opholdssted og midlertidigt tjenestested) kaldes ofte ”lokaltransport”. Lokale transportudgifter skal normalt betales med time- og dagpenge, og derfor betragtes disse udgifter i udgangspunktet som en privat udgift. Bemærk at transport til og fra banegård eller lufthavn betragtes som en del af rejseomkostningen. Det er dermed ikke lokaltransport.

Hvis udgifter til transport på bestemmelsesstedet er betragteligt større end satsen for time- og dagpenge, kan der efter forhåndsgodkendelse af din budgetansvarlige leder, i særlige tilfælde, refunderes yderligere udgifter (som ikke kan dækkes af time- og dagpengesatsen) mod dokumentation. (f.eks. billeje).

Ovenstående regler om billeje gælder også ved udstationering, da udstationering defineres som en tjenesterejse af mindst 28 dages varighed.

Brug af tjenestebil

Aarhus Universitets tjenestebiler kan anvendes på tjenesterejser, hvis din nærmeste leder godkender det. I det omfang det er muligt, bør samkørsel med andre medarbejdere fra Aarhus Universitet indtænkes.
Ved kørsel i Danmark er det statslige selvforsikringsprincip gældende. Ved kørsel i udlandet skal du altid tegne en midlertidig forsikring.
Du må kun anvende en tjenestebil til transport i forbindelse med opgaver eller rejser, der er knyttet til dit arbejde på Aarhus Universitet. Det betyder,

  • at kørsel med tjenestebiler altid starter fra en AU-lokation.
  • at tjenestebiler ikke må bruges til formål, der kan betegnes som indtægtsdækket virksomhed
  • at tjenestebilen ikke må bruges som transportmiddel til din privatadresse forud for eller efter anvendelse af bilen i tjenestemæssig øjemed.

Hvis ovenstående forekommer vil det medføre, at Aarhus Universitet skal betale registreringsafgift samt at medarbejderen kan risikere at blive pålagt beskatning af fri bil.

Brug af egen bil

Følgende regler gælder for brug af egen bil (se også AU's Retningslinjer for tjenstlig befordring og kørselsbemyndigelse)
Hvis du skal køre i bil i arbejdsregi, tilskynder Aarhus Universitet til, at du benytter universitetets tjenestebiler, når det er hensigtsmæssigt. I det omfang det er muligt, bør samkørsel med andre medarbejdere fra Aarhus Universitet indtænkes.

Du afgør selv, om du vil benytte offentlig transport eller et privat transportmiddel, når du skal rejse i forbindelse med dit arbejde. Aarhus Universitet opfordrer dog til, at du vælger den transportform, der er mest hensigtsmæssig for universitetet i forhold til klimahensyn, økonomi og et tidsmæssigt perspektiv.

Bonuspoint

Bonuspoint og andre værdier, der via loyalitetsprogrammer etc. er optjent/udløst i forbindelse med rejser på vegne af eller finansieret af Aarhus Universitets ordinære eller eksterne midler, tilfalder Aarhus Universitet. Værdierne skal altid anvendes hurtigst muligt i forbindelse med næstkommende rejse i AU-regi.

Ledelse og medarbejdere skal sikre, at muligheden for at optjene bonuspoint og andre værdier udnyttes og anvendes optimalt i forhold til universitetets retningslinjer på området.

Rejseforsikring

Aarhus Universitets rejsende er forsikret i overensstemmelse med statens aftale med Europæiske Rejseforsikring. Se mere om rejseforsikring her.

Overnatning

Aarhus Universitet er med i hotelaftalen hos Staten og Kommunernes Indkøbsservice, som omfatter en lang række hoteller i Danmark. Alle Aarhus Universitets medarbejdere skal derfor benytte hoteller inden for denne aftale, når de rejser i tjenesteøjemed. Aarhus Universitet har derudover indgået en aftale med Zleep Hotel i Billund.

Når du skal booke en eller flere overnatninger på et hotel i Danmark, skal du gøre det via AU’s hjemmeside om hotelaftaler, så du sikrer dig, at det valgte hotel er en del af hotelaftalen.
Du skal booke det billigst mulige hotel i henhold til gældende bestemmelser for hoteldispositionsbeløb fastsat af Medarbejder- og kompetencestyrelsen.

Hotelovernatninger i Danmark betales som udgangspunkt via eFaktura (”EAN”) eller via dit AU kreditkort. Når betaling er foretaget med dit AU kreditkort, skal du sørge for, at Aarhus Universitet også står på faktura/kvittering.
Hotelovernatninger i udlandet bookes direkte hos hotellet eller via CWT, som Aarhus Universitet benytter som rejsebureau. Opholdet kan betales med dit AU kreditkort.

Afvigelse fra rejsepolitikken mht. hotel- og prisniveau kræver, at du forklarer årsagen, og at din budgetansvarlige leder godkender årsagen i forbindelse med rejseafregning.

Betalinger under rejsen

Som udgangspunkt skal du bruge dit AU kreditkort, når du foretager indkøb i forbindelse med rejser (Jf. politik og regelsæt til anvendelse af kreditkort på AU). Udgifterne afregnes i RejsUd med dokumentation.

Generelt for alle tjenesterejser

De gældende time- og dagpengesatser fremgår af Takster for tjenesterejser pr. 1. januar 2022. Aarhus Universitets generelle regler for betaling af udgifter til repræsentation er også gældende i forbindelse med tjenesterejser.

Forplejning - Tjenesterejser under 24 timer

Rimelige dokumenterede udgifter kan forventes dækket op til et beløb svarende til max 75 % af time- og dagpengesatsen. Morgenmåltid udgør 15 %, frokost 30 % og middag 30 % af time- og dagpengesatsen.

Rimelige dokumenterede udgifter til måltider o.l., som går ud over time- og dagpengesatsen, kan refunderes mod årsagsforklaring og dokumentation.

Forplejning - Tjenesterejser over 24 timer

Det anbefales, at udgifter til forplejning dækkes af time- og dagpenge. Hvis du får gratis måltider i tilknytning til tjenesterejsen, reduceres time- og dagpengene. Morgenmåltid udgør 15 %, frokost 30 % og middag 30 % af dagpengesatsen.

Hvis du anmoder om det, kan rimelige dokumenterede udgifter til dagens tre hovedmåltider refunderes - i stedet for udbetaling af time- og dagpenge. Rimelige dokumenterede udgifter kan forventes dækket op til et beløb svarende til 75 % af dagpengesatsen. Derudover kan småfornødenheder og lokal transport dækkes op til de resterende 25 % af dagpengesatsen.

Forplejning - Tjenesterejser over 28 dage

Time- og dagpengesatsen nedsættes efter 28 dages tjenesterejse med 1/4 i Danmark og med 1/6 på Færøerne. Der sker ingen nedsættelse af time- og dagpengebeløbet under tjenesterejser i udlandet og i Grønland.

I stedet for udbetaling af time- og dagpenge kan tjenestestedet og den enkelte medarbejder aftale, at medarbejderen under udstationeringen får refunderet rimelige dokumenterede udgifter til måltider o.l. (jf. § 34 stk. 2 i cirkulæret).

Drikkepenge

Aarhus Universitet refunderer ikke drikkepenge, idet drikkepenge i Danmark er indregnet i restaurations- og hotelregninger.
Hvor det i udlandet ikke er muligt at fravælge betaling af drikkepenge (hvis drikkepenge er tillagt regningen før betaling), kan Aarhus Universitet undtagelsesvis refundere drikkepenge.

Ledsagerregler

Din budgetansvarlige leder kan i særlige tilfælde godkende, at Aarhus Universitet betaler rejse- og forplejningsudgifter til en ledsager, hvis det er påkrævet, at ledsageren deltager i arrangementer.
I øvrige tilfælde skal den rejsende selv betale alle merudgifter ved ledsagerens deltagelse.